7 tips voor het voorzitten van een vergadering

dinsdag 11 april 2017
timer 4 min
Een vergadering voorzitten is voor de ene een fluitje van een cent, de ander heeft er meer moeite mee. Bij dezen 7 tips die je helpen een vergadering (nog) beter voor te zitten.

Tip 1: Meer grip op de vergadering

Grip op de vergadering krijg je door van tevoren heel duidelijk het doel van de vergadering en het doel per apart agendapunt vast te stellen. Hoe beter je de vergadering voorbereidt, hoe meer grip je erop hebt en hoe beter je de resultaten bereikt die je wilt.

 

Tip 2: De voorzitter worden die je wilt zijn

Eerst zul je moeten bepalen hoe je nu bent als voorzitter en hoe je wilt worden. Daarna kun je  bepalen wat je moet doen om te worden zoals je wilt zijn.  Denk hier goed over na.  Wat mis je om de voorzitter te worden die je wilt zijn?  Waarom mis je dat?  Kun je dat zelf bijspijkeren?


Tip 3: Effectiever voorbereiden

Het is natuurlijk essentieel dat jij, als voorzitter, de vergadering heel goed voorbereidt.  Maak een goede agenda en een tijdsplanning. Bedenk hoe de vergadering zal gaan en speel daar vast op in.  Jij stuurt ook de voorbereiding van de overige deelnemers.  Bij de meeste vergaderingen wordt de voorbereiding verwaarloosd. Het begint pas als de  voorzitter de vergadering opent. Dat is jammer want men mist hiermee heel veel  mogelijkheden om voor de vergadering al veel te doen. 


Een tip hierbij is om, als je met een grote(re) groep vergadert, die op te splitsen in kleinere. Dat kunnen werkgroepen op thema zijn of willekeurige groepen. Als je met werkgroepen  op thema werkt, bereiden zij hun eigen thema’s voor.  Met andere groepen verdeel je de agendapunten onder de groepen.  Uit de kleine groep rapporteert een iemand het terug in de vergadering.  Voordelen hierbij zijn dat veel werk nu voor de wordt vergadering gedaan, je meer betrokkenheid creëert onder de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en de vergadering is  korter omdat maar een iemand van een groep praat en het allemaal goed voorbereid is.  Nadeel is dat er voor de eigenlijke vergadering nog een keer vergaderd moet worden.


Tip 4: Je aan de planning houden

Maak van tevoren een goed doordachte tijdsplanning voor de vergadering. Merk je tijdens de vergadering dat een agendapunt meer tijd nodig heeft? Bedenk of een andere agendapunt doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering. Kan dat niet? Plan dan de rest van de discussie in de volgende vergadering. Is het wel dringend en kun je niet schuiven met de andere agendapunten? Houd de discussie kort en wees streng.

 

Tip 5: Samenvatten van een discussie

Het samenvatten van een discussie is een van de lastigste, maar ook een van de belangrijkste  taken van een voorzitter.  Hoe doe je dat? Je schrijft tijdens iemands betoog de kernwoorden op. Daarna  maak je daar een of twee zinnen van. Je vraagt of dit de essentie is. Zo ja: goed  samengevat. Zo nee: breid je samenvatting uit met wat miste.  Als iedereen gesproken heeft, maak je van alle zinnen een verhaal. Dat is de samenvatting.  Vraag of er nog iets mist. Zo ja: vul het aan.


Tip 6: Sneller besluiten

Peil voor een besluit even hoe de meningen liggen. Formuleer je vraag duidelijk. Als je ziet dat er nauwelijks verschillende meningen zijn: ga niet uitgebreid in discussie. Men is het al met elkaar eens. Als je dan toch in discussie gaat, dan vertelt vervolgens iedereen zijn/haar argumenten voor en tegen de voorstellen aan elkaar, terwijl dat helemaal niet nodig is. Nu hoef je alleen de beslissing zo te formuleren dat iedereen erachter staat.

 

Tip 7: Sfeer maken

Het zorgen voor sfeer en een gevoel dat iedereen vrijuit kan praten, is ook een van jouw  taken.  Stel mensen op hun gemak, wees vriendelijk en ondersteunend. Geef iedereen ruimte om  te praten. Rem dus veelpraters af en geef weinigpraters de vloer. Lach af en toe en wees  zelf ontspannen. Doe moeite hiervoor. Jij bent de bepalende factor in de sfeer.


Door Carla van de Bos van Vergaderen doe je zo!

Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje 'In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep'  

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

‘Management is simpel, als je maar vooruit denkt’
flash_onNieuws

‘Management is simpel, als je maar vooruit denkt’

2 mrt 2020 timer2 min
De tandarts besteedt veel tijd tandheelkundige zorg, maar weinig aan praktijkmanagement. Daarnaast stellen…
Lees verder »
Bloom-blog: triage of ballotage?
person_outlineBlog

Bloom-blog: triage of ballotage?

25 feb 2020 timer4 min
Triage dient een volwaardig en vanzelfsprekend onderdeel van de praktijkvoering te zijn. Goede triage lijkt…
Lees verder »
Kimberley Fraaije (FysioCompany): ‘Zoek de samenwerking die past bij je eigen praktijk’
flash_onNieuws

Kimberley Fraaije (FysioCompany): ‘Zoek de samenwerking die past bij je eigen praktijk’

20 feb 2020 timer4 min
Kimberley Fraaije, organisatiemanager bij FysioCompany, gaat tijdens Fysiopraktijk Anno Nu op 7 maart in op de…
Lees verder »
'Laagdrempelig zorgstelsel maakt eind aan marktwerking in Amsterdam'
flash_onNieuws

'Laagdrempelig zorgstelsel maakt eind aan marktwerking in Amsterdam'

20 feb 2020 timer2 min
Het college van burgemeester en wethouders in Amsterdam wil weer buurtteams inzetten om de zorg dichterbij…
Lees verder »
Campagne over carrièreperspectief in de huisartsenzorg
flash_onNieuws

Campagne over carrièreperspectief in de huisartsenzorg

20 feb 2020 timer2 min
Uit recent onderzoek van het CBS blijkt dat ruim driekwart van de huisartsen en gezondheidscentra moeilijk…
Lees verder »
Ministers over flexwerkers in de zorg: ‘We hebben iedereen nodig’
flash_onNieuws

Ministers over flexwerkers in de zorg: ‘We hebben iedereen nodig’

19 feb 2020 timer2 min
Het aantal flexwerkers in de zorg neemt toe, met stijgende kosten voor zorgpersoneel als gevolg. Ministers De…
Lees verder »
KNMT presenteert ‘hot topics mondzorg 2020’
flash_onNieuws

KNMT presenteert ‘hot topics mondzorg 2020’

19 feb 2020 timer2 min
‘Het begint bij goede mondzorg’. Dat is volgens bestuurders van de KNMT de rode draad voor 2020 en het…
Lees verder »
’Mondzorg wordt efficiënter door taakherschikking en delegatie’
person_outlineBlog

’Mondzorg wordt efficiënter door taakherschikking en delegatie’

19 feb 2020 timer4 min
Nog te weinig tandartspraktijken zetten hun personeel in om een breder takenpakket uit te voeren, stelt Maaike van…
Lees verder »