Financieel management voor tandartsen in 3 stappen

woensdag 19 september 2018

timer 5 min

Financieel management gaat in eerste instantie niet over geld. De allereerste stap van financieel management is visie: welke kant wilt u op met uw praktijk? Wat zijn de doelen voor de lange en korte termijn? Heeft u daar wel eens over nagedacht?

Tandartsen zijn in de eerste plaats zorgverlener. Elke dag zet u zich in om uw patiënten de best mogelijke zorg te geven. Daardoor schiet de rol van ondernemer er soms bij in. Alshet financieel allemaal wel loopt en er voldoende geld binnenkomt, voelt menig tandarts niet de noodzaak om zich bezig te houden met financieel management. Waarom is dat niet verstandig? De wereld om ons heen verandert continu, als u daar niet alert op bent, mist u als ondernemer kansen. Als de concurrent zich wel blijft ontwikkelen, komt u op de lange duur flink op achterstand te staan. Een praktijk moet kunnen inspelen op veranderingen om ook op de lange termijn succesvol te blijven.

Een groeiende praktijk

Zeker als een praktijk groeit,is het belangrijk om grip te houden op de financiën. Stel dat het mis gaat en de nood is aan de man, dan kunt u bijna niet meer bijsturen als u geen enkel idee hebt waardoor dat komt. Als u goed inzicht heeft in de financiële situatie van de praktijk, weet u aan welke knoppen u kunt draaien. In de praktijk zien wij dat in een kleinere praktijk met één of twee stoelen de materiaalkosten kosten per kamer nog overzichtelijk zijn. Als de praktijk groeit en er meerder e kamers zijn,lopen de materiaalkosten op. Met een kostenstijging van 1 tot 3 procent van de omzet, maakt dit ongemerkt een groot verschil in het resultaat. Een ander voorbeeld zijn de personeelskosten. Hoe meer behandelkamers, hoe groter de percentuele verhouding wordt tussen de omzet en personeelskosten. Dit gaat ten koste van het resultaat. De vraag die u zich dan moet stellen, is het rendabel voor u meer kamers te hebben?

Financiële doelen

De allereerste stap van financieel management is visie: welke kant wilt u op met uw praktijk? Wat zijn uw doelen voor de lange en korte termijn? Pas in tweede instantie gaat financieel management over euro’s. Hoe vertalen uw doelen zich in geld? In extra opbrengsten of bespaarde kosten? Pas als u dat duidelijk heeft gedefinieerd, kunt u uw doelen ook bewaken en uw praktijk echt gaan sturen in de richting die u wilt.

Drie stappen

Deze drie stappen zijn essentieel om het financieel management van uw praktijk onder controle te hebben.

Stap 1: Nulmeting

De eerste stap is zorgen dat u weet wat de huidige stand van zaken is . Breng de interne situatie nauwkeurig in kaart, beantwoord vragen als:

- Hoeveel patiënten heb ik?

- Hoe vaak komende patiënten gemiddeld per jaar ?

- Neemt dit toe of af?

- Hoe hoog zijn mijn kosten en hoe zijn deze opgebouwd?

- Hoe hebben mijn kosten zich het laatste jaar ontwikkeld?

Zorg dat u zelf, en niet alleen de accountant, de belangrijkste cijfers van uw praktijk kent. Het is vooral belangrijk de voornaamste inkomsten en uitgaven scherp te hebben. De fiscale finesses kunt u met een gerust hart aan uw accountant overlaten. Wat veel praktijken vergeten, is dat het ook belangrijk is om consequent geld te reserveren om in de toekomst te kunnen investeren (bijvoorbeeld in uw pand of apparatuur). Als u dat niet doet, moet u geld lenen om te investeren en geld lenen kost natuurlijk geld. Zorg dus voor een spaarpotje.

Waar haal ik stuurinformatie vandaan?

Tips:

- Duik eens goed in uw softwarepakket. U kunt hier meer stuurinformatie uithalen dan u denkt. Kijk bijvoorbeeld een s naar de verrichtingenlijst en vergelijk de verschillende tandartsen. Wat kunnen ze van elkaar leren?

- Factoringmaatschappijen geven vaak benchmarkinformatie. Heeft u daar al eens naar gekeken?

- Kijkt u wel eens op stadsindex.nl? Hoeveel mensen wonen er in uw verzorgingsgebied en is deze groei ook zichtbaar in uw praktijk?

Doe ook extern onderzoek en beantwoord vragen als:

- Hoeveel mensen wonen er in mijn verzorgingsgebied ?

- Hoeveel daarvan zijn patiënt bij mij? Kan ik daarin verder groeien?

- Hoe positioneren mijn concurrenten zich? Kijk ook eens op hun website!

- Hoeveel reviews heb ik op Zorgkaart Nederland of andere reviewsites en hoe verhoudt zich dat tot mijn concurrenten?

Stap 2: Doelen stellen, keuzes maken.

Maak een keuze op welke 'keyperformance indicatoren’ (kpi's)u wilt sturen.

Bijvoorbeeld:

- Ik wil mijn kosten voor energie met 10 procent terugbrengen

- Ik wil het aantal actieve patiënten met 5 procent laten groeien.

Stel niet te veel doelen tegelijk, kies er een stuk of drie. Bespreek ook eens met andere ondernemers (uit de mondzorg maar zeker ook daarbuiten) welke doelen zij stellen en hoe ze dit aanpakken. Dat kan tot heel verrassende inzichten leiden!

Stap 3 : Plan van aanpak

Maak een plan wat u gaat doen om uw doelen te bereiken. Dat hoeft u niet alleen te doen, betrek bijvoorbeeld uw praktijkmanager hierbij of een van uw leveranciers. Zaken die u onvoldoende beheerst of niet leuk vindt, kunt u ook uitbesteden. In het plan van aanpak moet ook staan op welke momenten u checkt of u op koerst ligt voor het bereiken van uw doel. Bouw dus reflectiemomenten in ! Als u wacht op de volgende jaarrekening in maart/april, kunt u niet meer bijsturen.