Infomedics introduceert Declaratieservice Plus: ‘Kwaliteit en cashflow van de praktijk verbetert en declaratieproces wordt efficiënter’

Sander van Boxmeer is inmiddels al vijftien jaar betrokken bij de doorgaande groei van het bedrijf. ‘We bieden financiële dienstverlening via factoring en clearing in verschillende zorgmarkten. Sinds een aantal jaren zijn we, binnen de MSPS Groep, ook de aanbieder van software voor de mondzorg met Exquise (Vertimart), Simplex (GSN) en Salusys (Flexdata). Mijn devies is altijd: think global, act local. Blijf luisteren naar je klanten en blijf je dienstverlening ten behoeve van hen verbeteren. Zo maken we het verschil in de zorg.’

‘Infomedics wil maximale toegevoegde waarde leveren door zowel de verzekerde zorg als het deel dat niet verzekerd is, te declareren’, legt Van Boxmeer uit. ‘Daarvoor versturen we restfacturen per e-mail en deels nog op papier. We spreken dus eerst de aanvullende of de basisverzekering aan en daarna doen we de incasso van het niet verzekerde deel. Dat is erg afhankelijk van de markt waarin je zit, want elke markt heeft zijn eigen dynamiek.’

Maximale aansluiting bij de klant

Infomedics probeert maximaal aan te sluiten bij al die diverse klanten, schetst Van Boxmeer.  ‘In de mondzorg heb je bijvoorbeeld bijna geen contracten, met uitzondering van de bijzondere tandheelkunde. Een deel van de patiënten is verzekerd via de aanvullende verzekering, maar een groot deel is onverzekerde zorg als je naar je tandarts gaat. Bij de fysiotherapeut weet je juist dat 92% verzekerde zorg is, dus dat wordt betaald uit de basisverzekering of een groot deel uit de aanvullende verzekering. Als je vervolgens kijkt naar de hulpmiddelen zoals gehoorapparaten is het grootste deel verzekerd in de basisverzekering. Bij de opticiens gaat het vaak om de aanvullende verzekering.’

Naadloze koppelingen

Infomedics streeft er steeds naar verbeteringen aan te brengen om het innen van declaraties van de zorgverlener efficiënter te maken. ‘Binnen de MSPS Groepen hebben we in de mondzorg samengewerkt om te zorgen voor een naadloze koppeling tussen de praktijk- en de declaratiesoftware. Zo kunnen we, als je kiest voor de combinatie van Exquise met Infomedics nog efficiënter voor je werken. We willen zo zorgen dat je nog meer aandacht kunt besteden aan het leveren van zorg. Dat leidt er ook toe dat je uitval voorkomt en informatie op een efficiëntere manier kunt delen met je patiënten. Zo willen we je als zorgverlener nog beter in je kracht zetten.’

Declaratieservice Plus

Van Boxmeer betoogt dat Infomedics meer waarde wil toevoegen tegen dezelfde prijs. ‘Door de samenwerking die we zijn aangegaan binnen de MSPS Groep, wordt je leven als zorgaanbieder makkelijker en efficiënter, zowel operationeel als financieel. Dat doen wij voor allerlei praktijken, waaronder de grote mondzorgketens in Nederland. Door samen nieuwe diensten te introduceren, kunnen we zorgen dat de kwaliteit en de cashflow van de praktijken verbetert en het primaire proces efficiënter wordt. We hebben daarom samen met een van de grotere ketens een nieuw proces ontwikkeld: de Declaratieservice Plus.’

NZa-codes

Als factoringbedrijf koopt Infomedics vorderingen van klanten om die te verwerken bij de verzekeraars of patiënten. ‘De verzekeraars controleren de vorderingen. Ze kijken of het past binnen de afspraken die verzekeraars hebben gemaakt. Dat noemen ze de Nederlandse Zorgautoriteit-codering. Die NZa-codes zijn vastgelegd in een NZa-codelijst, en zorgen regelmatig voor uitval bij de verwerking. Je stuurt bijvoorbeeld een vordering naar de verzekeraar, maar die zegt: deze behandeling mag niet in combinatie met die specifieke andere behandeling. Je mag bijvoorbeeld geen pijndosering extra declareren in het kader van een endontologische behandeling, want die zit al in de prijs opgenomen. Daarom wijst de verzekeraar de vordering af.’

Zo zijn er ongeveer 350 regels waaraan voldaan moet worden, om een declaratie correct te laten uitkeren door de verzekeraar, schetst Van Boxmeer. ‘Worden die combinaties niet goed aangeleverd, dan wordt de declaratie afgewezen. In principe leggen we die behandeling dan terug bij onze klant. Dan gaat de klant hem opnieuw indienen, met de nodige aanpassingen en dan wordt hij alsnog vergoed. Maar in dat proces hebben wij hem al twee keer verwerkingskosten berekend. Dat is een inefficiëntie in het proces.’

AGB-registratie en contractenmatrix

In de nieuwe Declaratieservice Plus zijn die 350 regels opgenomen én een aansluiting op het zogeheten AGB-register van Vektis. Zonder deze AGB-registratie mag de behandelaar niet meer declareren. Van Boxmeer legt uit: ‘De AGB-registratie laat zien dat deze specifieke behandelaar is gekoppeld aan deze praktijk en deze behandeling dus mag uitvoeren. Is een behandelaar niet gekoppeld aan de praktijk werd dat voorheen nooit gecontroleerd, maar tegenwoordig wel.’

Het derde onderdeel van de Declaratieservice Plus is de zogeheten contractenmatrix. ‘Dat zijn de codes die binnen de contracten over bijzondere tandheelkunde zoals implantologie of tandprotethiek afgesproken zijn. Daar zijn per verzekeraar aparte afspraken over gemaakt, maar die zijn niet geregistreerd in welk softwarepakket dan ook. Tandartsen moeten dus voldoen aan de voorwaarden van de verzekeraar, terwijl ze vaak niet weten hoe dat moet.’

Daarom heeft Infomedics in de Declaratieservice Plus ook een code-register ingebouwd, gebaseerd op de afspraken die gemaakt zijn op contracten met verzekeraars. ‘Nu kunnen we aan de voorkant alle vorderingen tegenhouden, waarvan we weten dat ze afgewezen worden door de verzekeraar. Hierdoor kunnen we bijna 90% van deze zogeheten retrocessies tegen houden. Een retrocessies is een transactie, of declaratie, die ik gekocht heb en terug lever omdat hij niet voldoet aan de voorwaarden van de verzekeraar.’

Efficiency aan voor- en achterkant

De Declaratieservice Plus is beschikbaar voor klanten die met Infomedics en met Vertimart, GSN en Flexdata werken. ‘Zo hoeven we aan de achterkant iets dat al vergoed is aan een medewerker van de praktijk, vaak een ZZP'er, niet alsnog te corrigeren omdat die afgewezen wordt door de verzekeraar. Aan de voorkant leidt het ook tot efficiency omdat je niet alle declaraties meer handmatig hoeft te controleren. Dat wordt vaak gedaan op een declaratieafdeling, met alle rompslomp van dien.’

Bovendien ziet de betreffende tandarts meteen of de declaratie aan alle eisen voldoet, schetst Van Boxmeer. ‘Onze doelstelling met de Declaratieservice Plus is dat we uiteindelijk 100% tegen gaan houden wat niet aan de eisen voldoet. Dat betekent ook dat we alle vorderingen die we kopen, ook gaan uitkeren. Daar zijn we dus nog niet. Bij de ketenpartners is het aantal mensen dat bezig is met de declaratie inmiddels wel met 70% gedaald.’

Onderwaterkoppeling voor minder rompslomp

De Declaratieservice Plus draait inmiddels bij 200 praktijken. ‘De meeste praktijken zijn positief. Zonder de Declaratieservice Plus is het nog zo: als je een declaratie terugkrijgt, moet je die behandeling in software crediteren om hem opnieuw op te voeren. Dat gaat handmatig en dat is een behoorlijke klus. Daarom introduceren we als extra nog een soort onderwaterkoppeling aan deze Declaratieservice Plus: als de vordering wordt tegengehouden, wordt deze financieel overgezet in je praktijksoftware, bijvoorbeeld in Exquise. Zo wordt de declaratie vooraf gecheckt. Je krijgt meteen de informatie waarom die wordt afgewezen en dan hoef je deze eigenlijk alleen nog maar aan te passen, wat tot minder rompslomp leidt. Dit onderdeel introduceren we in het vierde kwartaal.’

Daarmee is de Declaratieservice Plus dus compleet?

‘Het is wel belangrijk om te weten waarom we dat ook samen doen met de softwareleveranciers van Salusys, Simplex en Exquise. Verzekeraars hebben afspraken gemaakt over gecontracteerde, bijzondere tandzorg zoals tandprothetiek of kaakchirurgie. Als je een tandprothetisch werkstuk hebt afgenomen, dan heb je daar vier maanden garantie op. Maar doe je binnen vier maanden nog een declaratie, dan zal die door de verzekeraar afgewezen worden, omdat hij onder de garantievoorwaarden ligt. Zo mag je ook maar één keer in de vijf jaar een kunstgebit declareren. Toch komt het heel vaak het voor dat ik in maand 58 of 59 declaraties ontvang van een kunstgebit, die gewoon door het systeem gaan. Vaak zijn dat hogere declaraties, waarbij ook betaald wordt voor de processing. Vervolgens wordt die afgewezen door die verzekeraar, omdat die binnen die zestig maanden is gedeclareerd. ‘

‘Je hebt dus software nodig om zulke tijdgebonden declaraties te checken, bijvoorbeeld bij garanties of een bepaalde periode waarbinnen je mag herdeclareren. We hebben nu een vaste lijn tussen Infomedics en Vertimart en GSN, waardoor we kunnen zeggen: dit is een regel van de verzekeraar en dit is een regel van de NZa. Die kunnen wij niet inrichten in onze Declaratieservice Plus, maar dat kan wel ingebouwd worden in de informatiesoftware. Ook zo zorgen we ervoor dat het declaratieproces efficiënter wordt voor de klanten.’

Welke kosten zitten daar aan voor praktijken?

‘Geen. Niemand hoeft daarvoor te betalen. Sterker nog, de verbeterde procedure kost ons omzet. Want als je bij ons fout aanlevert, dan berekenen we nu over de eerste aanlevering je factoringkosten en over de tweede aanlevering opnieuw. Door de Declaratieservice Plus houden we nu aan de voorkant zulke onjuiste declaraties tegen, die zorgen ervoor dat we uiteindelijk de juiste aanlevering krijgen. Die inefficiëntie brengen we niet meer in rekening. Maar het zorgt er ook voor dat we betere declaraties aangeboden krijgen en er minder afwijzingen zijn. Daardoor hebben we minder mensen nodig voor het analyseren van die afwijzingen. Dus het leidt bij ons intern ook tot efficiëntie.’

Wat zeggen zorgverleners hierover?

‘Tandartsen zijn er hartstikke blij mee. Er is een verschil tussen de praktijkeigenaar, dus de ondernemer, en de tandarts. In grotere praktijken zie je steeds vaker dat de tandarts afhankelijk geworden is van zzp'ers, die bij hem in de praktijk een bepaald percentage van de omzet ontvangen. Het belang van de kwaliteit is niet meer het grootste belang van die tandartsen, want ze krijgen toch wel hun omzet.’

‘Alleen als een declaratie afgewezen wordt door de verzekeraar en door Infomedics, dan is de omzet al wel uitgekeerd. Door het op een andere manier te beoordelen, kun je zeggen: zolang de vordering niet wordt geaccepteerd door Infomedics, kun je ook geen declaratie bijdragen. De vordering is nog niet goedgekeurd, dus je kunt ook niet jouw eigen declaratie indienen bij mij, want het is nog geen gerealiseerde omzet. Dat leidt ertoe dat je een kwaliteitsimpuls krijgt aan de kant van de invoerder. Daar zijn praktijkeigenaren blij mee.’

Meer weten?

Maak kennis met Declaratieservice Plus