Jasper ter Bogt (VvAA): Welke prestatie-indicatoren zijn belangrijk voor uw tandartspraktijk?

Ter Bogt presenteert de workshop in de vorm van een online quiz, waarbij deelnemers kunnen aangeven hoe er bij de indicatoren in werkelijkheid is gescoord. ‘Veel praktijkhouders hebben onvoldoende zicht op welke indicatoren iets zeggen over hoe ze het als praktijk doen’, stelt Jasper ter Bogt, die zelf als manager tien jaar bij een organisatie van tandartspraktijken werkte.

In de quiz passeren indicatoren de revue als:

•             Waar zijn teamleden het minst tevreden over?

Teamleden blijken bij de onderzochte praktijken het minst tevreden over beoordelingsgesprekken.

•             Hoeveel mensen staan ingeschreven die nooit zijn geweest?

Per praktijk blijken er meer dan 250 mensen te zijn , die nooit verschenen na hun inschrijving. Veel praktijken weten niet hoeveel mensen dit betreft.

•             Wat levert een nieuwe patiënt een praktijk per jaar aan winst op?

Over een periode van vijf jaar levert een patiënt zo'n € 1000 aan omzet op, bij een gemiddelde van zo’n € 200 per jaar.

•             Hoeveel van de actieve patiënten komen daadwerkelijk twee keer per jaar voor controle?

Slechts 50 procent komt consequent twee keer per jaar, zo blijkt uit cijfers van de onderzochte praktijken. De controletrouw van patiënten valt dus  vaaktegen. ‘Dit is een prestatie-indicator om in de gaten te houden’, aldus Ter Bogt.

•             Hoeveel berekent een praktijk voor ‘no show’?

De meeste praktijken rekenen minder dan € 10 als iemand niet komt opdagen, zo blijkt. Als een behandeling € 50 kost, gaat het kortom om flinke verliezen, gezien het grote aantal ‘no shows’ per jaar. Ter Bogt pleit er daarom voor duidelijk te communiceren met de patiënt welke kosten aan ‘no show’ verbonden zijn, en die ook persoonlijk met de patiënt te bespreken.

•             Hoe vaak wordt de instructiecode gedeclareerd voor preventie en voorlichting in vergelijking van de codes voor controles?

Bij slechts drie op de tien controles wordt de instructiecode gedeclareerd. Ter Bogt: ‘Dit kun je wel duidelijk communiceren aan nieuwe patiënten. Bij 5000 controles betekent dat je veel omzet misloopt.’

Welke prestatie-indicatoren zijn belangrijk voor uw tandartspraktijk? Jasper ter Bogt geeft 5 tips

1. Bepaal samen met het team 3 tot 5 SMART teamdoelen en meet en bespreek deze per kwartaal.
2. Stem met collega’s individueel af op welke (max 5) criteria zijn/haar persoonlijke prestaties gemeten worden. Vraag hoe je een collega kunt helpen in deze presaties en bespreek per kwartaal de voortgang.
3. Analyseer hoe je de conversie van gewenste nieuwe patiënten kunt verbeteren door te meten waarom mensen voor jou kiezen en hoe je de patiënten die passen bij jouw aanbod het beste kunt bereiken.
4. Werk aan een patiëntenbestand dat voor meer dan 90% uit patiënten bestaat die < 12 maanden geleden de praktijk bezocht hebben en gemiddeld in die periode 1,5 keer op periodieke controle geweest zijn.
5. Doe onderzoek naar hoe (uniform) er gewerkt wordt en ontdek wat deze inzichten kunnen betekenen voor het verbeteren van de kwaliteit zorgverlening en het financieel rendement van de tandartspraktijk.

Foto: Martin Hols