Vakantieplanning maken? Deze tips maken het makkelijk(er)

donderdag 23 juni 2016
timer 3 min
De zomer is begonnen en dus komt ook de vakantieperiode in zicht, met bijbehorende vakantieplanning. Vaak is het een enorme puzzel om in deze tijd een goede bezetting te hebben. Met deze 6 tips wordt het een stuk makkelijker.

1. Stel een deadline

Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar te maken. Als dat niet gebeurt, is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je kan een vakantieplanning pas maken als alle vakantieaanvragen zijn ontvangen.

 

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

In een basisrooster voor het hoogseizoen stel je de minimale bezettingsgraad vast per functie. Je gaat na hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Daarbij is het belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in de praktijk af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Vergelijk het met andere perioden en met voorgaande jaren. 

 

3. Inventariseer knelpunten

De volgende stap is het invullen van het basisrooster aan de hand van de vakantieaanvragen. Zo zie je al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting. Er zullen ook weken zijn dat er meer mensen aanwezig zijn dan nodig is. Dat is geen probleem, mits er voldoende werk voorhanden is:: zo is er eindelijk tijd voor de klussen die eerder bleven liggen.

 

4. Zoek oplossingen voor onderbezetting

Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakanties onderling uitkomen, zoals het geval is bij  zelfroosteren. Lukt dat niet? Dan beslis jij welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij let je op verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract.  Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. Let wel, dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.


Blijven er gaten over? Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vang je al een groot deel van de onderbezetting op.

 

5. Vakantieaanvraag weigeren

Pas op met het afwijzen van een vakantieaanvraag. Doet dit alleen als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden als:

  • een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
  • speciale afspraken in de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt
  • de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering (deze problemen moet je als werkgever goed kunnen onderbouwen)
In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Het is belangrijk voor de verstandhouding dat dit in goed overleg gebeurt.

6. Maak de vakantieplanning algemeen bekend

Een helder schema biedt een hoop duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze bijvoorbeeld bij ziekte in één oogopslag wie wel of niet voor vervanging beschikbaar is. Maak daarom de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een geprinte versie op een centrale plek en/of deel hem digitaal.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Vakantieplanning maken? Deze tips maken het makkelijk(er)

Meer artikelen met dit thema

5 tips om vandaag één uur vrij te maken
flash_onNieuws

5 tips om vandaag één uur vrij te maken

7 okt 2015 timer1 min
Ruimte maken in je agenda wordt makkelijker als je jouw taken relativeert. Wat móet ik allemaal en wat brengt dat…
Lees verder »
Dental Spa: het nuttige met het aangename combineren
flash_onNieuws

Dental Spa: het nuttige met het aangename combineren

7 okt 2015 timer5 min
Direct nadat een patiënte haar gebit heeft laten controleren, wordt ze meegenomen naar de schoonheidsspecialiste…
Lees verder »
De kracht van waardering
flash_onNieuws

De kracht van waardering

6 okt 2015 timer4 min
Waardering en erkenning géven is de effectiefste manier om een negatieve spiraal te doorbreken. Mensen willen zich…
Lees verder »
Veranderen begint bij jezelf, ook in de zorg
flash_onNieuws

Veranderen begint bij jezelf, ook in de zorg

6 okt 2015 timer3 min
Veranderen begint bij jezelf. Daar waren alle sprekers op het congres Grensverleggende Zorg over eens. Dat bleek…
Lees verder »
'600 zij-instromers voor eerstelijnszorg'
flash_onNieuws

'600 zij-instromers voor eerstelijnszorg'

6 okt 2015 timer2 min
Het aantal taken voor de huisarts is de laatste jaren fors gegroeid en die groei zet door. De vraag naar…
Lees verder »
AOW'ers worden aantrekkelijker voor werkgever
flash_onNieuws

AOW'ers worden aantrekkelijker voor werkgever

1 okt 2015 timer2 min
Vanaf 1 januari 2016 krijgen werkende AOW'ers bij ziekte hun loon maar 13 weken doorbetaald, in plaats van 2 jaar.
Lees verder »
Zo blijf je kalm tijdens een conflict
flash_onNieuws

Zo blijf je kalm tijdens een conflict

29 sep 2015 timer4 min
Iedereen raakt wel eens in een conflict verzeild. Dit hoeft op zich geen negatieve gevolgen te hebben en kan zelfs…
Lees verder »
Groot hart
flash_onNieuws

Groot hart

29 sep 2015 timer2 min
Afgelopen week had ik het geluk veel praktijkmanagers te mogen ontmoeten. Dat was een heerlijk begin na mijn…
Lees verder »