Zo houd je protocollen levend in de tandartspraktijk

donderdag 19 oktober 2017
timer 6 min
In veel te veel praktijken liggen de protocollen vooral in de kast en zitten ze niet in de hoofden van de medewerkers. Wat kunt u doen om te zorgen dat de medewerkers de protocollen ook kennen en ernaar handelen?

Protocollen leggen vast wat medewerkers in een gegeven situatie doen en met welke middelen ze dat moeten doen. Een protocol geeft duidelijkheid wat er moet klaarliggen en hoe je iets uitvoert, maar kan ook vertellen welke informatie je de patiënt geeft.

 

Aandacht geven 

Het is ingewikkeld om protocollen in de praktijk goed in te voeren, onder de aandacht te houden en te vernieuwen. Dat weten praktijkmanagers als geen ander. Het is als een tuin. Je kunt de mooiste plantjes planten, maar zonder aandacht staat er na verloop van tijd veel onkruid in de tuin.

 

Om protocollen in je praktijk leven te houden, is het essentieel :

  • dat iedereen weet waarom protocollen belangrijk zijn
  • dat je weet wie welke inhoudelijke kennis heeft.
  • om te weten welke kennis het hele team moet hebben
  • om te testen welke kennis het team op dit moment heeft.


Het belang van protocollen

Protocollen zijn het middel bij uitstek om vast te leggen hoe je dingen precies doet en vandaaruit te ontdekken hoe verschillend je van je collega kan zijn. Van die verschillen kun je leren en ontdekken wat de beste aanpak is. Je hoeft niet alles precies hetzelfde te doen. Protocollen kunnen ook ruimte laten voor verschillende routes. Er leiden meerdere wegen naar Rome. Maar hoe minder variatie, hoe makkelijker en beter het wordt.

 

En ja, protocollen zijn ook verplicht. De IGZ (IGJ sinds 01-10-2017) controleert of je aan bijvoorbeeld de WIP-richtlijnen of de radiologierichtlijnen voldoet. Die zijn dus van bovenaf opgelegd. Dat maakt het niet leuker, of makkelijker. Dat maakt het wel belangrijker om ervoor te zorgen dat het team weet hoe het zit en die richtlijnen en protocollen in de praktijk ook daadwerkelijk naleeft.

 

Het hele team betrokken maken

Maar hoe zorg je nu dat het team de protocollen kent en ter harte neemt? Dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Vaak is één van de praktijkmedewerkers erg begaan met het naleven van bijvoorbeeld de WIP-richtlijn. Als je niet oppast, blijft hij of zij hangen tussen een 'roepende in de woestijn' en een politieagent.

 

Om ervoor te zorgen dat protocollen levend blijven, moet je ervoor zorgen dat het team als geheel ook betrokken is bij het opschrijven van het protocol en het checken ervan, of het nog steeds klopt wat er staat. Dit kan door een paar protocollen per maand uit te printen en te checken. Klopt het allemaal nog? Maak iemand bijvoorbeeld eigenaar van een protocol. Deze medewerker checkt 2 keer per jaar of de inhoud nog klopt en geeft dit aan bij de praktijkmanager. Neem de eventuele wijzigingen door in het werkoverleg of de nieuwsbrief. Bij het levend houden van een protocol is dit onderhoud ervan erg belangrijk.

 

Een protocol opstellen

Je start dus met een basisset van protocollen. Op de site van de KNMT staat welke je nodig hebt, met een aantal voorbeelden. Ook staan er richtlijnen die voor de tandheelkunde gelden. De eerste stap is om te kijken wat er wettelijk al geregeld is en hoe je dat in je eigen praktijk zou moeten toepassen. Als er niets wettelijk geregeld is, dan kan je zelf beginnen met het standaard format van een protocol in te vullen (zo'n standaard vind je op www.dentiva.nl ).

 

Maak je bijvoorbeeld een protocol voor het leggen van een composiet vulling? Dan begin je met het beschrijven van de instrumenten die klaar moeten liggen en wat tandarts en assistent achtereenvolgens moeten doen.

 

Om het levendiger te maken, is het belangrijk om dit door drie verschillende medewerkers te laten doen. Zeker over het onderwerp restauraties kunnen grote verschillen ontstaan. Wie gaat de verschillen analyseren? En, wie hakt de knoop door? De praktijkmanager kan de neiging hebben dit naar zich te toe te trekken. De ervaring leert dat dit niet handig is.

 

Het is beter om de drie behandelaars bij elkaar zetten. Je laat ze allemaal zelf de analyse doen en een besluit nemen over wat nu de beste benadering is. Ook kun je de drie medewerkers na elkaar het formulier laten invullen. Medewerker twee ziet dan wat nummer één heeft ingevuld en vult aan. De derde vult dat weer aan en daarna bespreken zij wat het definitieve protocol moet zijn. Natuurlijk kost dit tijd, maar na de eerste slag is het een kwestie van bijhouden. Als je alle protocollen verdeelt over het team, dan is iedereen er meer bij betrokken en zijn de protocollen sneller geüpdatet.

 

Ook spelenderwijs ku n je de kennis toetsen.  We komen regelmatig praktijken tegen die iedere maand bijvoorbeeld 3 patiënten laten toetsen door een collega tandarts. De praktijkmanager pikt willekeurig een aantal patiënten uit de agenda en wijst die toe aan een andere behandelaar. Ook zijn er praktijken die iedere maand een losse vraag uitdelen aan de medewerkers om die dag uit te zoeken of extra aandacht aan te geven. Hiervoor is zelfs een kaart spel ontwikkeld.

 

Iedereen op de hoogte

Door deze werkwijze zijn er in ieder geval drie medewerkers goed op de hoogte van het betreffende protocol. Ook met een groter team moet je ervoor zorgen dat iedereen daadwerkelijk op de hoogte is. Dat kan je bijvoorbeeld doen door de protocollen periodiek rond te sturen, casussen te bespreken bij een overleg of aandacht te vragen bij een dagstart. De inspectie vereist zelfs dat de kennis van de protocollen toetsbaar is, middels een paraaf van de medewerker op ieder protocol.

 

Tips:

             Zorg dat de protocollen worden opgesteld door verschillende medewerkers samen

             Zorg dat iedereen op de hoogte is van het protocol en dat iedere medewerker het protocol   parafeert

             Kwaliteitenspel tandheelkunde (http://www.kwaliteitinmensen.nl/index.php/kwaliteitenspel/kwaliteitenspel-tandheelkunde)

 

Klaar voor de inspectie?

Tijdens de training ‘Protocollen op orde, klaar voor inspectiebezoek’ op donderdag 16 november aanstaande hoor je welke protocollen er echt moeten zijn, hoe je deze opstelt en levend houdt bij je collega’s. Ook laten je we je zien hoe een inspectiebezoek eruit ziet. Na afloop krijg je de checklist ‘Is mijn tandartspraktijk klaar voor een bezoek van de inspectie?’ mee naar huis.

Door: Margreet Wielinga, praktijkconsultant bij Dentiva.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Zo houd je protocollen levend in de tandartspraktijk

Protocollen geven de kwaliteit van tandartspraktijken een boost.

Meer artikelen met dit thema

Huisarts Toosje Valkenburg (Foto: Gezondheidscentra De Bilt)
mic_external_onInterview

Huisarts Toosje Valkenburg: ‘Pak de commerciële huisartsenketens aan’

12 sep 2023 timer3 min
Welke beslissingen moet het kabinet bij Prinsjesdag nemen over de eerste lijn en mondzorg, bijvoorbeeld bij de Wet…
Lees verder »
'Zeven instanties, acht met de patiënt erbij, kijken of we als zorgverlener niet iets te veel doen of declareren’ - Shutterstock
all_inclusiveAchtergrondartikel

Zeven instanties controleren de declaraties van zorgverleners

7 sep 2023 timer5 min
Het wordt steeds makkelijker om fouten te maken met declaraties in de mondzorg. Niet zo gek want het aantal regels…
Lees verder »
flash_onNieuws

Kabinet wil meer tandartsen, huisartsen en psychologen opleiden

14 jun 2023 timer3 min
Het kabinet gaat het aantal opleidingsplekken voor onder meer huisartsen, tandartsen en gezondheidszorgpsychologen…
Lees verder »
flash_onNieuws

KNMT bezorgd over flexibele schil van zzp’ers in de zorg

9 jun 2023 timer3 min
De KNMT maakt zich zorgen over het voorbestaan van een flexibele schil van zelfstandig werkende (mond)…
Lees verder »
flash_onNieuws

Grote wijziging in zzp-regime op komst?

9 mrt 2023 timer3 min
Veel zzp-modelovereenkomsten, een gevolg van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (Wet DBA) uit 2016,…
Lees verder »

Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza): Nog nauwelijks bekend bij praktijkhouders

19 jan 2023 timer5 min
Een jaar geleden trad de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) in werking. Tijd om de balans op te maken. In…
Lees verder »

De impact van de Wet Toetreding Zorgaanbieders: Regel de Wtza op tijd

9 jan 2023 timer4 min
Sinds 1 januari 2022 is de Wet Toetreding Zorgaanbieders (Wtza) van kracht. Hierdoor wil de Inspectie…
Lees verder »
flash_onNieuws

VvAA en accountants willen ‘structurele oplossing’ jaarverantwoording Wmg

15 nov 2022 timer3 min
Zorgaanbieders die over het boekjaar 2022 voor het eerst een openbare jaarverantwoording volgens de Wet…
Lees verder »