Zo houd je protocollen levend in de tandartspraktijk

Protocollen leggen vast wat medewerkers in een gegeven situatie doen en met welke middelen ze dat moeten doen. Een protocol geeft duidelijkheid wat er moet klaarliggen en hoe je iets uitvoert, maar kan ook vertellen welke informatie je de patiënt geeft.

Aandacht geven 

Het is ingewikkeld om protocollen in de praktijk goed in te voeren, onder de aandacht te houden en te vernieuwen. Dat weten praktijkmanagers als geen ander. Het is als een tuin. Je kunt de mooiste plantjes planten, maar zonder aandacht staat er na verloop van tijd veel onkruid in de tuin.

Om protocollen in je praktijk leven te houden, is het essentieel :

• dat iedereen weet waarom protocollen belangrijk zijn
• dat je weet wie welke inhoudelijke kennis heeft.
• om te weten welke kennis het hele team moet hebben
• om te testen welke kennis het team op dit moment heeft.

Het belang van protocollen

Protocollen zijn het middel bij uitstek om vast te leggen hoe je dingen precies doet en vandaaruit te ontdekken hoe verschillend je van je collega kan zijn. Van die verschillen kun je leren en ontdekken wat de beste aanpak is. Je hoeft niet alles precies hetzelfde te doen. Protocollen kunnen ook ruimte laten voor verschillende routes. Er leiden meerdere wegen naar Rome. Maar hoe minder variatie, hoe makkelijker en beter het wordt.

En ja, protocollen zijn ook verplicht. De IGZ (IGJ sinds 01-10-2017) controleert of je aan bijvoorbeeld de WIP-richtlijnen of de radiologierichtlijnen voldoet. Die zijn dus van bovenaf opgelegd. Dat maakt het niet leuker, of makkelijker. Dat maakt het wel belangrijker om ervoor te zorgen dat het team weet hoe het zit en die richtlijnen en protocollen in de praktijk ook daadwerkelijk naleeft.

Het hele team betrokken maken

Maar hoe zorg je nu dat het team de protocollen kent en ter harte neemt? Dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Vaak is één van de praktijkmedewerkers erg begaan met het naleven van bijvoorbeeld de WIP-richtlijn. Als je niet oppast, blijft hij of zij hangen tussen een 'roepende in de woestijn' en een politieagent.

Om ervoor te zorgen dat protocollen levend blijven, moet je ervoor zorgen dat het team als geheel ook betrokken is bij het opschrijven van het protocol en het checken ervan, of het nog steeds klopt wat er staat. Dit kan door een paar protocollen per maand uit te printen en te checken. Klopt het allemaal nog? Maak iemand bijvoorbeeld eigenaar van een protocol. Deze medewerker checkt 2 keer per jaar of de inhoud nog klopt en geeft dit aan bij de praktijkmanager. Neem de eventuele wijzigingen door in het werkoverleg of de nieuwsbrief. Bij het levend houden van een protocol is dit onderhoud ervan erg belangrijk.

Een protocol opstellen

Je start dus met een basisset van protocollen. Op de site van de KNMT staat welke je nodig hebt, met een aantal voorbeelden. Ook staan er richtlijnen die voor de tandheelkunde gelden. De eerste stap is om te kijken wat er wettelijk al geregeld is en hoe je dat in je eigen praktijk zou moeten toepassen. Als er niets wettelijk geregeld is, dan kan je zelf beginnen met het standaard format van een protocol in te vullen (zo'n standaard vind je op www.dentiva.nl ).

Maak je bijvoorbeeld een protocol voor het leggen van een composiet vulling? Dan begin je met het beschrijven van de instrumenten die klaar moeten liggen en wat tandarts en assistent achtereenvolgens moeten doen.

Om het levendiger te maken, is het belangrijk om dit door drie verschillende medewerkers te laten doen. Zeker over het onderwerp restauraties kunnen grote verschillen ontstaan. Wie gaat de verschillen analyseren? En, wie hakt de knoop door? De praktijkmanager kan de neiging hebben dit naar zich te toe te trekken. De ervaring leert dat dit niet handig is.

Het is beter om de drie behandelaars bij elkaar zetten. Je laat ze allemaal zelf de analyse doen en een besluit nemen over wat nu de beste benadering is. Ook kun je de drie medewerkers na elkaar het formulier laten invullen. Medewerker twee ziet dan wat nummer één heeft ingevuld en vult aan. De derde vult dat weer aan en daarna bespreken zij wat het definitieve protocol moet zijn. Natuurlijk kost dit tijd, maar na de eerste slag is het een kwestie van bijhouden. Als je alle protocollen verdeelt over het team, dan is iedereen er meer bij betrokken en zijn de protocollen sneller geüpdatet.

Ook spelenderwijs ku n je de kennis toetsen.  We komen regelmatig praktijken tegen die iedere maand bijvoorbeeld 3 patiënten laten toetsen door een collega tandarts. De praktijkmanager pikt willekeurig een aantal patiënten uit de agenda en wijst die toe aan een andere behandelaar. Ook zijn er praktijken die iedere maand een losse vraag uitdelen aan de medewerkers om die dag uit te zoeken of extra aandacht aan te geven. Hiervoor is zelfs een kaart spel ontwikkeld.

Iedereen op de hoogte

Door deze werkwijze zijn er in ieder geval drie medewerkers goed op de hoogte van het betreffende protocol. Ook met een groter team moet je ervoor zorgen dat iedereen daadwerkelijk op de hoogte is. Dat kan je bijvoorbeeld doen door de protocollen periodiek rond te sturen, casussen te bespreken bij een overleg of aandacht te vragen bij een dagstart. De inspectie vereist zelfs dat de kennis van de protocollen toetsbaar is, middels een paraaf van de medewerker op ieder protocol.

Tips:

•              Zorg dat de protocollen worden opgesteld door verschillende medewerkers samen

•              Zorg dat iedereen op de hoogte is van het protocol en dat iedere medewerker het protocol   parafeert

•              Kwaliteitenspel tandheelkunde (http://www.kwaliteitinmensen.nl/index.php/kwaliteitenspel/kwaliteitenspel-tandheelkunde)

Klaar voor de inspectie?

Tijdens de training ‘Protocollen op orde, klaar voor inspectiebezoek’ op donderdag 16 november aanstaande hoor je welke protocollen er echt moeten zijn, hoe je deze opstelt en levend houdt bij je collega’s. Ook laten je we je zien hoe een inspectiebezoek eruit ziet. Na afloop krijg je de checklist ‘Is mijn tandartspraktijk klaar voor een bezoek van de inspectie?’ mee naar huis.

Door: Margreet Wielinga, praktijkconsultant bij Dentiva.