Agilio Verbetertraject: Continu verbeteren van de praktijkvoering, patiëntenzorg én teamsamenwerking

Agilio Software Nederland biedt als kennisprovider een nieuw traject aan waarin praktijkmanagers op basis van een eigen praktijkprobleem gaan werken met de plan-do-check-act cyclus. Ze leren zo een manier van werken om continu bezig te zijn met het verbeteren van de kwaliteit van hun praktijk. Doel is een kwaliteitsslag te maken in zowel de praktijkvoering, de patiëntenzorg als de samenwerking in het team.

‘De kern van kwaliteitsmanagement is continu verbeteren’, stelt Esther Gjaltema, productmanager bij Agilio Software. ‘We willen bij de ondersteuning van praktijken met onze trajecten nieuwe stappen zetten om de kwaliteit op een hoger niveau te krijgen. Daarom bieden we verbetertrajecten op maat aan op locatie in de praktijk. Daarnaast starten we in november met een traject met een open inschrijving. Hoe implementeer je het continu verbeteren in jouw praktijk? Elke praktijk is volgens de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) immers verplicht dit te doen.’

Meer werkplezier, tijdsbesparing en minder verloop

Hein Vrins, managing director van Agilio Software Nederland, signaleert dat praktijkhouders vaak terughoudend zijn met investeringen in kwaliteitsmanagementsystemen. ‘Praktijkmanagers zien het nut van zulke gereedschappen vaak wel in, maar dat kost geld en daardoor aarzelen praktijkhouders nogal eens zulke tools aan te schaffen. Een goed kwaliteitsmanagement leidt echter wel tot meer werkplezier, tijdsbesparing, kwaliteitsverbetering, minder verloop in je team. Als je dat inzicht hebt, zul je eerder investeren in een kwaliteitsmanagementsysteem of een goed praktijkplanningspakket.’

Concrete trajecten

Vrins vertelt dat Agilio als kennisprovider nu een verbetertraject aanbiedt, waarbij deelnemers actief leren met de plan-do-check-act cyclus aan de slag te gaan. ‘Praktijkmanagers kunnen zo acht maanden een verbeterplan voor hun praktijk maken. De kennis over kwaliteitsmanagement die je zo verwerft, is op zich al een belangrijke hulpbron voor praktijkmanagers.’ Iedereen kan hieraan deelnemen, maar gebruikers van PraQties KMS, krijgen 90% korting.

De opzet van het verbetertraject is om met een groep praktijkmanagers aan een eigen praktijkprobleem te werken. Het traject begint met een schriftelijke inventarisatie van de situatie in de eigen praktijk, door middel van een korte scan. Het programma bestaat vervolgens uit een combinatie van twee livebijeenkomsten en drie online coachingsessies.

Praktijkanalyse en prioriteitenmatrix

‘Waar loop je als team tegenaan? Wat zijn de pijn- of knelpunten?’, schetst praktijkcoach José Spelberg de opzet. ‘Wat is het grootste probleem dat je het snelste kunt oplossen? Na de praktijkanalyse leer je werken met de prioriteitenmatrix: aan welke knoppen moet je gaan draaien? Denk aan knelpunten in voorraadbeheer, de planning of de onderlinge samenwerking. Als praktijkmanager pak je vervolgens een onderwerp voor het verbeterplan, waarmee je in acht maanden een verbetering voor de praktijk kunt realiseren.’

Achterliggend doel is om zelfstandig verbetertrajecten te leren plannen en uitvoeren, vervolgt Spelberg. ‘Stel: de triage of de instroom in de praktijk loopt niet lekker. Waar zitten de oorzaken dan? Die kunnen heel divers zijn. Zijn de assistenten onvoldoende getraind? Of loopt de samenwerking tussen huisarts en doktersassistenten niet lekker? Misschien wordt het aan de telefoon te druk en is een oplossing om meer digitaal te werken en meer mensen naar het digitale zorgportaal te krijgen. Vervolgens kijk je hoe je zo’n doel wilt bereiken.’

Concrete verbeterplannen

De PDCA-cyclus is toepasbaar bij verbeterplannen op allerlei thema’s. ‘Werken met een digitaal zorgportaal vergt een andere infrastructuur en gedragsveranderingen bij zowel huisartsen als assistentes. Elke praktijk heeft inmiddels wel een zorgportaal geïmplementeerd, maar of het ook wordt gebruikt is een ander verhaal. Het vergt vaak nog een heel verandertraject aan de hand van de PDCA-cyclus.’

Spelberg noemt ook een verbeterplan rondom personeelstekorten in de praktijk als mogelijkheid. ‘Zeker in grote steden spelen personeelstekorten vaak. Als je daar mee te maken hebt, kun je kijken naar manieren om efficiënter te werken en naar zelf medewerkers opleiden. Je kunt mensen laten doorstromen of kijken naar anders instromen. Veel van het werk van doktersassistenten kunnen andere disciplines ook doen. Je kunt balie-assistentes bijvoorbeeld administratieve taken laten doen en dan praat je over taakdifferentiatie.’

Verbetertrajecten als maatwerk op locatie

Als extra verdieping biedt Agilio verbetertrajecten PraQties organiseren en PraQties Instroom organiseren, vertelt Vrins. ‘In deze modules leer je werken aan een specifiek probleem op je eigen praktijk. Het zijn intensieve trajecten waarin je je hele team meeneemt, met José Spelberg als begeleider. Ook deze trajecten staan open voor zowel klanten als niet-klanten van Agilio. Doel is je praktijkvoering op orde te krijgen, evenals de patiëntenzorg en het team. Dat zijn tegelijk ook de pijlers van de praktijkaccreditatie.’

Hele team betrekken

Bij de verbetertrajecten wordt ook het team van de praktijk betrokken. ‘Doktersassistenten besteden 70 procent van hun tijd aan de instroom van de patiënt. Wij kijken in het traject PraQties Instroom Organiseren specifiek of de instroom efficiënt, doelmatig, veilig is. Bovendien bekijken we of de patiënt de juiste zorg op de juiste plek en op het juiste moment krijgt. Wat speelt er medisch in relatie van de hulpvraag van de patiënt? De doktersassistent moet dan goed kunnen uitleggen wat de beste oplossing is. Dat proces observeren we, maken er een rapportage van en koppelen dat terug. Vervolgens kijken we wat het team – assistenten en huisartsen – als oplossingen ziet op basis van de PDCA-cyclus. Oplossingen kunnen liggen in de sfeer liggen van samenwerking, gespreksvoering en afspraken.’

Analyse, training én nazorg

Bijzonder aan de aanpak van Agilio is dat ook in een training eerst een analyse wordt gemaakt van de praktijkprocessen, benadrukt Spelberg. ‘Daarna bekijken we welke interventie of training nodig is. Na de training kunnen we ook volgen hoe het team het geleerde gaat toepassen. We willen dat meten om te kijken wat er daadwerkelijk is veranderd. Zo gaan we naast de praktijkmanager en het team staan om de nodige veranderingen ook daadwerkelijk door te voeren.’

Meer weten?

Raadpleeg dan de website van Agilio Software: agiliosoftware.nl. Lees ook: PraQties Verbeterplannen - Efficiënter en Betere Zorg | Agilio (agiliosoftware.nl) (nog in ontwikkeling)