Geautomatiseerd debiteurenbeheer: Patiënt blij, tandarts blij

Automatisering

Met het inzetten van moderne tools om de administratie en bedrijfsvoering te automatiseren valt voor veel ondernemers heel wat winst te behalen. In de mondzorg wordt nog veel gebruik gemaakt van factoring, een relatief kostbare vorm van debiteurenbeheer. Jarenlang waren er weinig alternatieven beschikbaar. Voor Visser & Visser, aanjager van ontwikkeling en innovatie, reden temeer om samen met andere partijen en leveranciers te onderzoeken of dit in de mondzorg niet beter kan.

Dat resulteerde onder andere in een samenwerking met Payt. Op het vlak van debiteurenbeheer is Payt een toonaangevende speler in de markt. Het uiteindelijke doel? Binnen het proces van facturatie en debiteurenbeheer ruimte en tijd scheppen voor de persoonlijke relatie met patiënten, tegen lage kosten en zonder toename van de administratieve lasten. Automatisering resulteert in minder repetitief werk, een lagere foutkans en uiteindelijk een betere en eigentijdse dienstverlening naar de klant.

Efficiëntie en gebruiksgemak

Hoe ziet de realiteit voor praktijken eruit als gekozen wordt voor automatisering van het debiteurenbeheer? De mondzorgpraktijk neemt zelf het stuurwiel weer over. Moderne tools zorgen immers voor efficiëntie en gebruiksgemak voor alle betrokkenen:

• De praktijk kan zelf direct declareren vanuit de praktijksoftware en de verzekerde zorg zo nodig eerst afhandelen via Vecozo.
• Aan de hand van de retourinformatie worden de restnota's volledig automatisch opgesteld en aan de patiënt aangeboden. Waar nodig is tevens de opvolging geautomatiseerd.
• Facturen worden zoveel mogelijk digitaal verzonden en voorzien van moderne en eenvoudige betaalmogelijkheden (iDEAL, PayPal, creditcards etc.).
• Betalingen van verzekeraars en patiënten worden voortaan snel en rechtstreeks ontvangen.
• De communicatie is voor de patiënt voortaan duidelijk herkenbaar, uit naam en met de huisstijl van de praktijk.
• Intussen voedt de praktijksoftware volautomatisch de boekhouding en is de financiële situatie van de praktijk tot op het niveau van de statussen van de declaraties realtime inzichtelijk via dashboards die vertellen welke zaken de aandacht verdienen.

Patiënt blij, tandarts blij

De eerder geschetste situatie is reeds in gebruik bij diverse praktijken die Visser & Visser ondersteunt. Er kan dus al heel veel, maar we zijn zoals u dat van ons gewend bent nooit klaar. Om de dienstverlening te verbeteren, zijn wij continu in afstemming met de belangrijkste aanbieders van praktijksoftware als Vertimart, Simplex & Complan.

Met de ondersteuning van Visser & Visser in samenwerking met Payt en de leveranciers van praktijksoftware kan de mondzorg op het gebied van debiteurenbeheer een stap verder zetten. Het gebruiksgemak voor de patiënt en de praktijk staat voorop. Patiënt blij, tandarts blij: reden temeer voor een sprankelende en blijvende glimlach!

In de praktijk

Arend-Hendrik, eigenaar van tandartspraktijk Tandarts aan Zee, is inmiddels tevreden gebruiker. ‘Het hele facturatieproces verloopt veel efficiënter, omdat alles door Payt aan elkaar gekoppeld is: van een eerste factuur, naar een herinnering, tot een eventueel incassotraject. In ons eigen pakket waren dat allemaal losse stappen, daardoor ook arbeidsintensief en foutgevoelig. Met Payt is alles zoveel mogelijk geautomatiseerd. Ik zie ook dat er sneller betaald wordt, dat het openstaand saldo dus lager is en dat ik minder vorderingen uit handen hoef te geven. Al met al een heel positief effect op de cashflow. ‘

Jelger Gustafsson van Payt bevestigt dit: ‘De betaaltermijn is gemiddeld 14 dagen, dat is ongekend snel en heeft vooral te maken met het gebruik van de iDEAL-link die we met de facturen meesturen. In bijna 40% van de gevallen betalen patiënten van Tandarts aan Zee via iDEAL. Arend-Hendrik vult aan: ‘Er zijn declaratierondes waarbij ik binnen een dag 25% van het bedrag op mijn rekening heb staan. Het servicelevel voor de klanten gaat omhoog: de klant heeft inzicht in zijn facturen én kan hierover op een laagdrempelige manier communiceren. ‘ Daarmee beantwoordt Payt aan zijn doel: het zo goed mogelijk faciliteren van het verrichten van betalingen en zo duidelijk mogelijk communiceren of in contact komen met klanten.

Branchegroep Zorg

Speciaal voor ondernemers in de zorgsector heeft Visser & Visser een Branchegroep Zorg. Met een multidisciplinair team zijn wij totaaladviseur voor zorgondernemers. Waar kunt u op rekenen?

• Kennis in huis van relevante financiële wet- en regelgeving.
• Een groot netwerk, waardoor we snel en adequaat kunnen bijstaan.
• Samenwerking en verbinding, want dat heeft de toekomst!

‘Wij merken vanuit de Branchegroep Zorg dat veel zorgverleners behoefte hebben aan een adviseur met kennis van de zorg. Een adviseur die naast de wet- en regelgeving het speelveld kent en het juiste netwerk heeft. Doordat we een interdisciplinair team hebben met sterke focus op de zorg, kunnen we deze behoefte ook invullen: efficiënt én op tijd. Wij denken graag mee in de visie van uw praktijk of zorginstelling en werken samen aan uw doelen, van de start tot de overname. Want als zorgverlener wilt u zelf ook de beste zorg!’

Meer weten?

Neem dan contact op met:

• Harro de Haan, adviseur en accountant Branchegroep Zorg, 06-10372866, hrdehaan@visser-visser.nl
• Timo van Houdt, Commercieel projectmanager Visser & Visser, 06-21197186, dtvanhoudt@visser-visser.nl
• Links:  Visser & Visser Zorg en Payt Software