Goed inkoopbeleid mondzorg: Zorg voor balans tussen beschikbaar, betaalbaar en beheersbaar

Natuurlijk zijn er tal van oorzaken aan te wijzen die maken dat de overhead te hoog is en natuurlijk er zijn evenzoveel oplossingen. Wij adviseren, kort samengevat, om als uitgangspunt te nemen: ‘Verhoog je klanttijd en verlaag je variabele kosten’. En laten die twee elementen nu net samenkomen in het inkoopbeleid van een praktijk. 

Goed inkoopbeleid

Een goed inkoopbeleid kent een gezonde balans tussen wat wij noemen de 3 B’s: beschikbaar, betaalbaar en beheersbaar. In de praktijk zien we dat het vinden van die balans vaak lastig is. Een aantal voorbeelden die we dagelijks tegenkomen: 

●    Om misgrijpen te voorkomen worden hoge voorraden aangehouden 
●    Inkoop neemt te veel tijd in beslag
●    Een praktijkmanager en/of eigenaar heeft onvoldoende inzicht 
●    De verantwoordelijkheid en kennis van de inkoop liggen bij één persoon
●    De besteller koopt op kortingspercentages in plaats van op de daadwerkelijke prijs.

We hebben een aantal tips die je gelijk kunt doorvoeren om de balans te verbeteren:

Tip 1: Evalueer en plan

Naar voorbeeld van de ‘Plan do check act’-methode. Zorg ervoor dat je een ritme in de praktijk krijgt met vaste momenten waarop je kunt evalueren en doelen stelt voor de volgende cyclus. Een maandelijkse evaluatie blijkt een goede natuurlijke periode. Houd de doelen behapbaar. Dit mogen er maximaal twee zijn per cyclus. 

Tip 2: 80/20

Plan je agenda zodanig in dat minimaal 80% van je tijd naar klantgerichte handelingen gaat. En is dat niet haalbaar? Breng gedurende een aantal dagen in beeld welke taken je uitvoert en plaats die in de zogeheten  ‘Eisenhower matrix‘, die ook wel bekend is als de ‘urgent versus belangrijk. 

Tip 3: Ken je ‘Top 20%’-producten en voer proactief inkoopbeleid

Koop niet vanuit je onderbuikgevoel of vanuit een impuls als er een aanbieding voorbij komt. Maak voor jezelf inzichtelijk wat je ‘Top 20%’-producten zijn: producten die de hoogste inkoopwaarde vertegenwoordigen en ga daarover in onderhandeling met leveranciers. Zorg dat je altijd minimaal drie leveranciers een aanbod laat doen om tot een keuze te komen. Ons advies daarbij: je vaste of voorkeursleverancier, een traditionele concurrent, de fabrikant zelf en een specialistische handel in binnen- of buitenland.

Wil je meer weten of je casus (vrijblijvend) bespreken? Neem gerust contact op: wij praten hier graag over.

Door Mark Schimmel & Wouter Bulten, Dentalcloud

Links:

• Dentalcloud,
• Dental Care Alliance, How Dentists Can Earn More and Stress Less, 2015