Return On Investment op software

Het begin

Medio jaren tachtig, verschenen de eerste softwareproducten voor tandartspraktijken op de markt, met enorme tijdwinst voor de praktijk tot gevolg. In 1995 , door de toegenomen eisen van de gebruikers, werd ook de papieren agenda vervangen door een digitale. In 2006, met de stelselwijziging in de ziektekostenverzekering, werd, hoewel minimaal, ook het internet door de praktijksoftware gebruikt. Sindsdien is de markt verzadigd en in evenwicht, de zoektocht naar nieuwe functionaliteit kwam tot stilstand en de reële winst bleef de facto bij het eerder genoemde aspect: tijd. Maar de samenleving heeft niet stilgestaan.

Het gewijzigde speelveld

Patiënten komen niet zomaar meer naar de tandarts, stellen behandelingen uit of zelfs af en zoeken goedkopere alternatieven voor noodzakelijke en voorgestelde behandelingen. Oproepen voor periodieke controle (de “recall”) worden minder en minder opgevolgd door een afspraak. In combinatie met de tariefsverlaging en een gemiddeld stoelbezettingsresultaat van 75%, lopen de inkomsten van de praktijk terug tot soms een gevaarlijk laag niveau. De vraag is dan of uw software u ondersteunt om uw inkomsten op peil te houden of zelfs te laten toenemen. 

Innovatie op basis van onderzoeksfeiten

Software of Excellence ontwikkelt software op basis van regelmatig marktonderzoek naar de problematiek bij de doelgroep en zoekt naar oplossingen hiervoor. In 2013 introduceerde Software of Excellence geautomatiseerde recalls, niet alleen om de administratieve taken te verminderen, maar om (1) er zeker van te zijn dat de recalls verzonden worden, (2) om dagelijks recalls te versturen zodat piekbelasting vermeden wordt en (3) om recalls te herhalen als deze niet worden opgevolgd. Ook de herinneringen voor de afspraak werden vanaf die tijd volledig automatisch afgehandeld. Opeenvolgende onderzoeken bij praktijken die gebruik maken van deze automatisering toonden aan dat de afspraken voor periodieke controle op basis van de recall spectaculair stegen en de het aantal no-shows met ruim de helft verminderde. Deze onderzoeken brachten tevens inzicht in wat de beste procedures zijn die gevolgd kunnen worden om recalleffectiviteit en stoelbezetting – en dus de praktijkopbrengsten - te optimaliseren.

Na de stap van het automatiseren van routinetaken, werd de volgende stap gezet: het automatisch vullen van vrijgevallen tijd door annuleringen. Patiënten die eerder de afspraak hebben gemist of liever de afspraak zouden vervroegen, worden volautomatisch uitgenodigd op de vrijgevallen tijd en – als het voorstel wordt gehonoreerd – ook volautomatisch in de agenda geplaatst. 

De software in dienst van praktijkperformance 

In de top 5 categorie van praktijken wordt met het opvullen van vrijgevallen tijd, in combinatie met de verbeterde recalleffectiviteit, een stoelbezettingsgraad van 95% bereikt. Een stoelbezettingsgraad van 77% naar 95% heeft ruim 20% meer omzet tot gevolg. Omdat de vaste lasten gelijk blijven en de variabele kosten slechts relatief toenemen, is het effect op de praktijkwinst nog veel groter. De filosofie achter deze software innovaties en de werkwijze waarop praktijken de stoelbezetting kunnen verbeteren, wordt regelmatig uitgelegd in regionaal georganiseerde   Masterclasses .

De resultaten van de onderzoeken publiceert Software of Excellence in gratis verkrijgbare whitepapers op de bedrijfswebsite, www.softwareofexcellence.com/nl. Op de website kunt u ook de plaats en data van de Masterclasses raadplegen.