ReviewCollect en PatiëntenEnquête: Automatisch reviews verzamelen, patiënten werven en behouden

woensdag 13 oktober 2021

timer 4 min

Foto: Shutterstock

ReviewCollect is een nieuwe tool waarmee praktijken eenvoudig, gebruiksvriendelijk en systematisch reviews kunnen plaatsen op allerlei platforms. De patiënt ontvangt automatisch een uitnodiging in de huisstijl van de praktijk om een beoordeling te geven. De praktijk bouwt zo moeiteloos aan zijn reputatie. De krachtige combinatie met de PatiëntenEnquête van MedischOndernemen maakt de oplossing tot een complete tool om patiënten te werven en te behouden.

Het belang van online klantbeoordelingen groeit, zo blijkt uit onderzoek van onderzoeksbureau Bright uit 2020. Maar liefst 93 procent van de consumenten gebruikt internet om lokaal een bedrijf te vinden. En 87 procent van de consumenten leest online reviews. Slechts 48 procent van de consumenten overweegt een aanbieder die minder dan vier sterren heeft, zo blijkt ook.

De medische sector staat, na restaurants en hotels, op de derde plaats als het gaat om de sectoren waarin consumenten het meest gebruik maken van reviews. Ook wordt er steeds meer belang gehecht door praktijken aan het meten en verbeteren van klanttevredenheid. En vormen periodieke onderzoeken tot structurele verbeterslagen in diensteverlening.

Automatische uitnodigingen

ReviewCollect is een nieuwe manier waarmee praktijken automatisch een review van patiënten over hun bezoek aan de praktijk kunnen vragen. Voor patiënten verlaagt het de drempel om een beoordeling achter te laten. Na de behandeling ontvangen ze namelijk automatisch een uitnodiging in de huisstijl van de praktijk, vertelt Robert de Kok, directeur van ReviewCollect.

‘Onze visie is dat patiënten het niet meer geloven als een praktijk alleen nog maar vijf sterren krijgt. Onze basisgedachte is: ReviewCollect stuurt iedereen kort na de behandeling een uitnodiging. De verantwoordelijke binnen de praktijk krijgt overigens wel nog eerst een e-mail met de volledige lijst (per behandelaar op alfabet), zodat er eventueel nog wel patiënten kunnen worden uitgesloten. Dit zou echter een uitzondering moeten zijn. Gevolg is dat het aantal reviews snel stijgt.’

Geert Dijkstra, directeur van MedischOndernemen, vult aan: ‘Vanuit ReviewCollect kun je eenvoudig als praktijk ook een enquête versturen naar je patiënten. Met naast de 12 KRT-punten vooral ook heel veel waardevolle input om waar nodig verbeterslagen te maken.’

Partnership met MedischOndernemen: KRT Patiëntenenquête

Standaard in ReviewCollect kunt u beschikken over de Patiëntenenquête van MedischOndernemen. Dit betekent dat u, conform de eisen van KRT, patiënten nader kunt bevragen over hun ervaringen met de geleverde zorg. De manier waarop de ervaringen gemeten kunnen worden is vormvrij, zolang alle criteria aan bod komen en het aantal verzamelde ervaringen hoger ligt dan 50. De heldere rapportages én de eenvoudige registratie voor de KRT-punten maken de tool zeer gebruiksvriendelijk.

Koppeling met Exquise

ReviewCollect maakt het mogelijk om de review naar verschillende platforms te sturen, maar een praktijkhouder kan ook kiezen voor één vaste website. Bijvoorbeeld naar Google, Tandarts.nl, Independer of ZorgkaartNederland. Ook is er een koppeling met Exquise. Op dit moment met de klassieke versie, maar voor de zomer ook voor Exquise Next Generation. Dat betekent dat de uitnodiging automatisch wordt verstuurd na de behandeling.

De Kok: ‘Een praktijkhouder hoeft slechts één keer aan te geven hoe hij of zij het systeem wil inrichten. Vervolgens worden de uitnodigingen automatisch per e-mail verstuurd in de huisstijl van praktijk’, legt Robert de Kok uit. ‘De uitnodiging kan trouwens optioneel ook worden verstuurd per SMS of Whatsapp om een nog grotere bereidheid te krijgen voor het achterlaten van een review.’

Ook zonder Exquise is ReviewCollect te gebruiken, vertelt De Kok. ‘Wij zijn momenteel met verschillende andere leveranciers van praktijkmanagementsystemen in gesprek om koppelingen te realiseren en staan open voor ieder softwarepakket waar onze klanten gebruik van maken. Als de andere partij meewerkt, is het snel gerealiseerd. Tot die tijd kan een praktijk, bijvoorbeeld wekelijks, een lijst uploaden naar ReviewCollect. Dit is nog altijd een effectieve manier om de online reputatie van een praktijk met een minimale inspanning maximaal te verbeteren. Maar wat ons betreft maken we het zo eenvoudig mogelijk voor iedereen en koppelen we zoveel mogelijk.’

Online reputatie groeit snel

De bereidheid van patiënten om een review achter te laten is ongeveer vijf tot tien procent, vervolgt De Kok. ‘Hierdoor krijgen praktijken al snel een duidelijk beeld van de sterke punten en van de kansen om nog beter te worden. Als iemand automatisch een uitnodiging krijgt om een review in te vullen, dan blijkt dat de online reputatie zeer snel groeit.’

Hij noemt als voorbeeld een praktijk, die begon met 28 reviews, een 1-ster review met een slechte recensietekst bovenaan en gemiddeld 3,2 sterren. De beoordeling van de praktijk steeg in slechts 3 weken, na 3 keer uitvragen van reviews bij in totaal 162 patiënten naar 39 beoordelingen. De praktijk scoorde daarbij een 5-sterren review met een zeer goede tekst bovenaan en gemiddeld 3,9 sterren.

Flexibiliteit

Robert de Kok benadrukt de flexibiliteit van het instrument. Belangrijk is dat praktijkhouders bij ReviewCollect én de PatiëntenEnquête zelf volledig de regie houden. ‘De uitnodigingen worden verstuurd in de huisstijl van de praktijk. Voordat de praktijkhouder de uitnodigingen verstuurt kan hij of zij ook uitzonderingen maken en bepaalde patiënten niet uitnodigen. En ook de enquête naar believen aanpassen, uiteraard rekening houdend met de KRT-eisen.’

ReviewCollect biedt dus naast het verbeteren van de online reputatie ook de Patiëntenenquête in samenwerking met Medisch Ondernemen. Deze functionaliteit, ter waarde van € 349,- per jaar, is standaard inbegrepen bij ReviewCollect. Een (betaalde) uitbreidingsmodule is de Interne Sfeerthermometer. Voor grotere praktijken een nuttig hulpmiddel om middels een dashboard steeds inzicht te houden in de personeelstevredenheid.

Kennispartner voor grotere organisaties
‘We zijn als CollectSoft B.V. en MedischOndernemen kennispartner, die ReviewCollect als marketinginstrument helpt in te zetten, op basis van de wensen van onze klanten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om ReviewCollect als benchmarktool in te zetten voor de verschillende vestigingen binnen een groep. Dat kan ook gaan om specifieke onderdelen van de patiënten reis. Bijvoorbeeld: hoe snel neemt de balie-assistente per vestiging de telefoon op?’
ReviewCollect uitbreidingsmodule Interne Sfeerthermometer
Met de Interne Sfeerthermometer houdt u voortdurend zicht op de sfeer binnen uw team en de drijfveren en emoties van uw medewerkers. Hoe voelen uw medewerkers zich op de werkvloer? Wat kunt u doen om getalenteerd personeel bij uw praktijk te houden? De module geeft u steeds een overzicht over hoe medewerkers de sfeer van uw praktijk ervaren.