Sander Grauwen (Weidezicht Mondzorg): ‘Samenwerken en innoveren zijn onze absolute speerpunten’

Sander Grauwen is samen met collega Arjan Splinter praktijkhouder van Weidezicht Mondzorg, met twee praktijken in Purmerend. Voor Grauwen draait het voeren van een tandartspraktijk in essentie om samenwerken en innoveren. ‘Hoe ga je met elkaar om, hoe houd je dat alle lijntjes kort en hoe zorg je dat je team kan blijven groeien? En vooral: hoe luisteren we naar de klant?’

Sander Grauwen (41) werkte na zijn studie tandheelkunde aan de ACTA drie jaar als AGNIO bij de afdeling kaakchirurgie in de ziekenhuizen in Hoorn en Alkmaar. Voor hij Weidezicht Mondzorg begon, werkte hij bij verschillende tandartspraktijken en deed differentiaties op het gebied van orthodontie en implantologie. In 2013 nam hij met collega Arjan Splinter aan het Kennedyplein in Purmerend een tandartspraktijk over, samen met het patiënten- en personeelsbestand van een praktijk die even verderop stond. Splinter en Grauwen, zelf beiden afkomstig uit Purmerend, gingen met plezier in hun geboorteplaats aan de slag.

Praktijken integreren

‘We moesten in hoog tempo twee praktijken overnemen en daarvan één team maken. Beide praktijken boden kwalitatief goede tandheelkunde met een trouw patiëntenbestand, van mensen die gewend waren elk half jaar naar de tandarts, mondhygiëniste of preventieassistente te gaan. Dat sloot aan bij onze visie dat we echt preventief willen werken. Voor zowel patiënten als voor ons praktijkhouders was het een win-winsituatie.’

De praktijk groeide gestaag en in 2019 besloten Grauwen en Splinter een tweede locatie te openen. ‘Eerst gingen we avonden open en later ook op zaterdag. We breidden het team geleidelijk uit met preventie-assistentes en tandartsen. Uiteindelijk hadden we aan het Kennedyplein geen plek meer en besloten we verder uit te breiden in een tweede locatie.’ In de nieuwbouwwijk Weidevenne vonden de praktijkhouders een geschikt pand. ‘Voor veel patiënten uit die wijk was dat handig, waarbij we nog een derde tandarts vonden die zijn praktijk aan ons wilde overdragen. Hij nam zijn patiënten mee en ging ook bij ons werken.’

Natuur, polders en molens

Vanwege het nabijgelegen natuurgebied Weideveld en de groene polders in de regio kozen Grauwen en Splinter voor ‘Weideveld’ als nieuwe naam. ‘We kozen voor een polderconcept. In de praktijk hebben we groene kleuren, vanwege het natuurgebied en polders met koetjes en molens. Bij de patiënten sloeg dat thema goed aan, het groene concept gaf in de wachtkamer een ontspannen sfeer. Daarop besloten we de praktijk aan het Kennedyplein om te dopen tot Weidemolen Tandheelkunde, waardoor we op beide locaties hetzelfde huisstijl konden gebruiken. Patiënten zien zo gelijk dat de twee locaties een geheel vormen. Als overkoepelende praktijknaam kozen we Weidezicht Mondzorg, om aan te geven dat we hier vanuit een brede visie tandheelkunde willen aanbieden.’

De praktijk bestaat op dit moment uit twaalf tandartsen, die algemene mondzorg aanbieden en ook beschikken over eigen differentiaties als restauratieve tandheelkunde, implantologie, orthodontie en endodontologie. Teamleden doen regelmatig nascholingscursussen en nieuwe medewerkers worden vooraf geïnformeerd over de groeimogelijkheden. Ook mondhygiënistes en (paro-)preventie-assistentes krijgen volop groeikansen, vertelt Grauwen. ‘Assistentes kunnen onwijs veel. Ze doen intakes, maken foto’s, plaatsen beugels. Ik kijk altijd mee, maar ze mogen groeien en doen ook steeds meer.’

Bijsturen en overzicht houden

De doorontwikkeling van het personeel is belangrijk om ook de instroom van nieuwe medewerkers mogelijk te maken, vervolgt Grauwen. ‘Doorstromen en groeien kan in de vorm gaan van opleiden en meer specialiseren, maar ook door nieuwe taken op je te nemen rond financiën, roosters maken, agendabeheer of balieondersteuning. Zo is er iemand die goed is in stagebegeleiding en op die manier willen we iedereen laten doorgroeien.’ Als praktijkhouder spelen Grauwen en Splinter daarbij een sturende rol. ‘We willen overzicht houden en altijd kunnen inspringen als dat nodig is. Dat doe je door goede protocollen, flowchards en richtlijnen te maken. Dat willen we via automatisering de komende tijd nog verder doorvoeren.’

Om de informatiestromen in het zorgproces te ondersteunen kozen Grauwen en Splinter in 2014 voor Oase Dental. ‘Het voordeel is dat alle procesdelen te verbinden zijn. Zo zijn er koppelingen naar de roosters, boekhouding, afspraakbevestiging en e-mailprogramma’s. Voor orthodontie kan ik ook alle informatie kwijt.’ Vanuit Oase is er ook een koppeling met ReviewCollect, een nieuw systeem waarmee patiënten de praktijk kunnen beoordelen [lees ook het kader: ‘Reviews met ReviewCollect’]. 

‘Vanuit de patiëntenkaart verstuurt ReviewCollect ad random een mail naar patiënten met het verzoek de praktijk en de behandeling te beoordelen. Dat kan op Google, Facebook, Zorgkaart Nederland, Tandarts.nl. Dat levert vooral positieve beoordelingen op en soms een kritische. We reageren altijd op reviews als ze geschreven zijn. Als een review kritisch is nemen we ook contact op om te bespreken wat er beter kan. Zo vroegen enkele patiënten of de praktijk ook tussen de middag bereikbaar kan zijn. Sindsdien zijn we ook tussen 12 en 13 uur te bellen, waarbij we de telefoon zo nodig doorschakelen naar de backoffice.’

Samenwerken en innoveren

Weidezicht Mondzorg groeide de afgelopen jaren naar bijna 10.000 patiënten, vertelt Grauwen. ‘We krijgen dagelijks nieuwe inschrijvingen en die komen met name via onze website. Via ReviewCollect besteden we veel aandacht aan onze online reputatie, wat zeker bijdraagt aan het aantal patiënten dat doorklikt naar onze site. Op de tweede locatie zijn we sinds 2019 gegroeid van drie naar zes behandelkamers. Dat betekent ook dat een patiënt voor de mondhygiëne soms op de ene locatie terecht kan en voor de tandarts bij de andere. Naarmate je groter wordt, gebeurt het ook dat een patiënt niet altijd bij de favoriete behandelaar terecht kan. Daarin willen we toch zoveel mogelijk stabiliteit bieden.’ 

Voor Sander Grauwen draait het voeren van een tandartspraktijk in essentie om samenwerken en innoveren. ‘Vanwege de snelle groei willen we ook een vinger aan de pols houden qua organisatie. We krijgen een heel netwerk met administratie, ICT-leveranciers, accountants met wie we samenwerken. Net als de patiënt willen wij ook onze vaste contacten hebben om mee te schakelen en te sparren. Innoveren is belangrijk op technisch gebied, maar ook qua praktijkvoering. Hoe ga je met elkaar om, hoe houd je dat alle lijntjes kort en hoe zorg je dat je team kan blijven groeien? En het allerbelangrijkste is: hoe luisteren we naar de klant? Zonder de klant bestaan we helemaal niet. Samenwerken en innoveren zijn onze absolute speerpunten.'

Meer informatie: Weidezicht Mondzorg.

Reviews met ReviewCollect

Tandartspraktijk Weidezicht Mondzorg werkt sinds 2021 met ReviewCollect, een nieuwe manier voor meten van patiëntentevredenheid en medewerkerstevredenheid. Met ReviewCollect kunt u automatisch een review van patiënten over hun bezoek aan de praktijk vragen, maar ook de sfeer in uw eigen praktijk meten. ReviewCollect heeft daarnaast een volledig geïntegreerde en vrijwel automatische KRT-geaccrediteerde PatiëntenEnquête, waarmee u waardevolle feedback verzamelt én 12 KRT-punten verdient. 

Meer informatie vindt u op: www.review-collect.nl.

Links: 

• MedischOndernemen, Nieuw patiëntenportaal van Oase: Optimalisering van praktijkprocessen en betere communicatie met de patiënt, 8 december 2021 
• MedischOndernemen, Tandarts Ben Odenkirchen over ReviewCollect: ‘Positieve reviews leveren ons patiënten op’, 4 november 2021
• MedischOndernemen, ReviewCollect en PatiëntenEnquête: Automatisch reviews verzamelen, patiënten werven en behouden, 13 oktober 2021