Administratie: zo maakt u het minder lastig

donderdag 3 mei 2018
timer 4 min
Eerlijk is eerlijk, niemand wordt (zorg)ondernemer omdat de administratie zo leuk is. De administratieve druk in de zorg is momenteel veel te hoog en de partijen die daar iets aan kunnen veranderen, wordt momenteel terecht het vuur flink aan de schenen gelegd. De wettelijke verplichting maakt dat iedere ondernemer ermee te maken krijgt. Hoe maakt u het dan toch zo uitvoerbaar mogelijk voor uzelf?

Tijdrovende en saaie klus

Het bijhouden van de salarisadministratie, het opstellen van een behandelplan, de btw en de opgaven aan de zorgverzekeraar. Het zijn de administratieve zaken waar u niet aan ontkomt en die u tijd kosten die u liever in de behandelkamer had willen besteden.


Pak de touwtjes in handen

Voorheen werd er in praktijken één keer per jaar gekeken naar de gang van zaken, namelijk als de jaarrekening klaar was en werd besproken door de accountant.  Vaak was dat pas halverwege het jaar ná het boekjaar. Veel te weinig, want hoe kunt u nog ingrijpen op bijvoorbeeld ongemerkt oplopende verkoopkosten als ze een jaar geleden gemaakt zijn? Als praktijkhouder zit u aan het stuur. Echte ondernemers vinden het leuk om bovenop de resultaten te zitten en in de gaten te houden welke kant het opgaat met de praktijk. Anderen staan liever zoveel mogelijk aan de stoel. Of de prioriteit nu is om meer patiënten te werven, meer omzet te maken of het aantal behandelingen te vergroten. Wanneer u vooruitgang ziet, voelt dat goed. Hoe klein de vooruitgang ook is.


Stel doelen

Welke doelen heeft u zichzelf gesteld voor dit jaar? Wilde u meer patiënten? Meer omzet? Of het aanbod van behandelingen vergroten? Wat uw doelen ook zijn, zet ze op een rij. Dit zorgt voor focus en een goede richtlijn om uw resultaten op af te stemmen. Ook tussentijdse doelen kunnen ervoor zorgen dat u precies weet waarop u zich in de administratie wilt richten. Als u zich met grotere regelmaat inzicht verschaft in de ontwikkelingen binnen uw praktijk en ziet hoe het gesteld is met het behalen van de doelen, dan bent u er op tijd bij om aan de juiste touwtjes te trekken.


Krijg inzicht

Goed ondernemen is weten wanneer je bij moet sturen. Check daarom regelmatig in hoeverre de gestelde doelen al zijn bereikt. Of je nu dagelijks, wekelijks of maandelijks bekijkt wat de stand van zaken is. Als het maar periodiek is, zodat de balans opgemaakt kan worden. Heeft u bijvoorbeeld een omzet van drie ton voor ogen? Dan kunt u maandelijks bekijken of u de beoogde €25.000 per maand hebt bereikt.


Maak het overzichtelijk

Als praktijkhouder moet en wilt u tegenslagen het liefst zo snel mogelijk ontdekken, zodat u de bedrijfsvoering kunt aanpassen en rendabel kunt houden. Het gebruik van losse excelbestanden is achterhaald. De huidige administratiesystemen maken het al veel makkelijker om administratie te voeren. Er zijn bijvoorbeeld systemen die gegevens realtime kunnen laten zien. Door middel van een dashboard bijvoorbeeld, dat toont wat voor u de belangrijkste elementen binnen de gestelde doelen zijn. Is uw omzet niet in lijn met het gestelde doel? Eén blik op het dashboard van uw administratiesysteem en de kleur rood of groen geeft de status aan. Vergelijk het met dashboard van uw auto waarop u altijd kunt zien hoeveel brandstof u nog heeft, wat uw snelheid is en hoeveel toeren uw auto maakt. Constateert u een gebrek? Dan kunt u zich door een eenvoudige muisklik snel verdiepen in de oorzaak ervan. Administratie geeft u dus beschikking over cijfers en resultaten, waardoor u inzicht in de gezondheid van uw onderneming krijgt. U kunt afleiden of omzet en kosten zich ontwikkelen zoals gedacht. Wijkt dit af? Dan kunt u de oorzaak achterhalen en waar nodig actie ondernemen. Precies wat u als ondernemer wilt.


Kortom, de administratie is niemands hobby. Wel is het een wettelijke verplichting die cruciaal is voor uw bedrijfsvoering. Zorg daarom dat u:

1)       Vooraf doelen én tussentijdse doelen stelt.

2)       Tijd in uw agenda vrijmaakt voor het ‘papierwerk’ 

3)       Eenvoudig inzicht hebt in uw gegevens.

4)       Met regelmaat de stand van zaken checkt.

5)       Tijdig bij kunt sturen bij dreigende tegenslagen.


Arno Kouwenhoven, FFP CFP | Sectorspecialist Medici en Vrije Beroepen ABN AMRO

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Administratie: zo maakt u het minder lastig

Meer artikelen met dit thema

Prinsjesdagwebinar voor zorgondernemers: Wat verandert er in de belastingwetgeving voor praktijkhouders?

20 sep 2023 timer4 min

Ralph Mulckhuijse, belastingadviseur bij Visser & Visser, verzorgt op 29 september een webinar naar…

Lees verder »

Bij Prinsjesdag 2023: tien fiscale adviezen voor het komende jaar

7 sep 2023 timer5 min

Prinsjesdag is altijd een goed moment om vooruit te kijken. In dit artikel blikken wij graag vooruit op het…

Lees verder »
Jos de Blok: ‘Huisartsen krijgen in dit model zowel financieel als secundair goede voorwaarden, bijvoorbeeld de mogelijkheid om parttime te werken. Als je een praktijk begint, is dat heel aantrekkelijk.’  (Foto: Buurtzorg Nederland)
mic_external_onInterview

Jos de Blok (Buurtzorg) voorziet honderden nieuwe Buurtdokters: ‘Huisartsenpraktijk wordt zo weer behapbaar’

25 aug 2023 timer6 min
Binnen een paar jaar zijn er honderden nieuwe Buurtdokters, verwacht Jos de Blok, directeur van Buurtzorg…
Lees verder »
Bob van Ravensberg - Foto: Fysiovakbond FDV
mic_external_onInterview

Bob van Ravensberg (Fysiovakbond FDV): ‘Leden zijn bereid met de cao een doorstart te maken’

14 jul 2023 timer7 min
87 procent van de leden van de Fysiovakbond FDV zou instemmen met de concept-cao voor de eerstelijns fysiotherapie…
Lees verder »
Minister Conny Helder bij het commissiedebat Zorg en gezondheid
flash_onNieuws

Minister Conny Helder drukt op ‘pauzeknop’ bij jaarverantwoording: ‘Rust brengen in het proces’

6 jul 2023 timer3 min
De jaarverantwoordingsplicht van de Wet Toetreding Zorgaanbieders (WTZa) wordt uitgesteld voor aanbieders voor wie…
Lees verder »
Fysiotherapeut in actie - Foto Shutterstock
all_inclusiveAchtergrondartikel

Kleinbedrijf Index Fysiotherapie: ‘Te hoge werkdruk en geen geld voor innovatie’

5 jul 2023 timer5 min
De Kleinbedrijf Index Fysiotherapie (KBIF) vergelijkt praktijkeigenaren, bij wie meerdere fysiotherapeuten actief…
Lees verder »
Paul en Maxime Voorbraak: ‘Als de markt het niet doet, ontwikkelen we zo nodig zelf nieuwe duurzame producten’ (Foto: Patrick Ouwerkerk)
mic_external_onInterview

Verduurzamen volgens Tandartsenpraktijk Voorbraak & Macville: ‘Zo’n warmtepomp kost ongelooflijk veel geld’

22 jun 2023 timer4 min
Paul Voorbraak is samen met zijn zus Maxime Voorbraak praktijkhouder van Tandartsenpraktijk Voorbraak &…
Lees verder »
Windpark Luchterduinen. De windmolens liggen in de Noordzee, op 20 kilometer van de Nederlandse kustlijn tussen Noordwijk en Zandvoort
flash_onNieuws

Groen contract voor 320 zorgorganisaties: de helft van het energieverbruik in de zorg

15 jun 2023 timer3 min
Inkoopcoöperatie Intrakoop heeft namens 320 zorgorganisaties een nieuw energiecontract gesloten voor de periode…
Lees verder »