InKwala kwaliteitsmanagement voor de fysiotherapie: ‘Meer rust, overzicht en bewaking van de praktijk’

InKwala is het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem van het Gezonde Net en Fys’Optima dat praktijken helpt bij innovatie en kwaliteitsbewaking. Ron Haanschoten (Het Gezonde Net en Inkwala) en Rutger IJntema (Innovatie Platform Fysiotherapie en Hogeschool Utrecht) verzorgden tijdens de Dag van de Praktijkmanager (16 mei in Amersfoort) een workshop over InKwala.

Ron Haanschoten is mede-initiatiefnemer van het Gezonde Net, een coöperatie van 34 fysiopraktijken, en praktijkhouder bij ADFYS in Montfoort. Ook is hij medeoprichter van het Innovatie Platform Fysiotherapie (IPF), waarvan Rutger IJntema de directeur is. Ze omschrijven het IPF als een onafhankelijk innovatieplatform voor alle fysiopraktijken, coöperaties en fysionetwerken. IJntema houdt zich als bedrijfskundige en onderzoeker bij de Hogeschool Utrecht bezig met eerstelijnszorg en het sociale domein.

In de workshop ‘Kwaliteit én innovatie managen? Leer InKwala kennen!’ kijken Haanschoten en IJntema met deelnemers naar de verandercapaciteit van hun praktijk en hoe InKwala daarbij te gebruiken is. ‘Ben je klaar voor verandering en wat heb je nodig om te kunnen veranderen? Verder schetsen we welke ondersteuning en ontzorging InKwala kan bieden. Op basis van de online toets volgt daar ook een advies bij.’

Waar bestaat InKwala uit?

Ron Haanschoten omschrijft InKwala als een ‘groeimodel’ bestaande uit vier onderdelen: het Digitaal Kwaliteitsmanagement Systeem (DKMS), de Compliancemonitor, de Bedrijfsvoeringmonitor en de Innovatiemonitor. ‘Het managementsysteem begint met een starttoets met 24 vragen over vakinhoud, patiënttevredenheid en financiën. Heeft de patiënt goede zorg gehad? Heb je je stakeholders goed in kaart gebracht? Ben je actief in het relevante netwerk? Daarnaast is de verandercapaciteit een indicator. We kijken dan naar het leiderschap in de praktijk, het management van het klinische handelen, de communicatie vanuit de manager, binnen het team en met de samenwerkingspartners.’

Vanuit het Innovatie Platform Fysiotherapie heeft IJntema onafhankelijk bijgedragen aan InKwala. ‘Belangrijk is het vermogen van een praktijk om als bedrijfsmodel in te zetten op vernieuwing in plaats van op efficiency. Als je gaat vernieuwen is de kans van gezond blijven en overleven van je praktijk veel groter. Vernieuwen betekent creatief zijn en oog hebben voor je lokale en regionale omgeving.’

Waar kijken jullie naar bij het kwaliteitsmanagement bij fysiopraktijken?

Ron Haanschoten: ‘Vanuit het Gezonde Net hebben we het over het eerste en het tweede vak. Het eerste vak gaat over de beroepsinhoudelijke doorontwikkeling en de richtlijnen waar je als fysiotherapeut aan moet voldoen. Het tweede vak is het neerzetten van een goede praktijk. Rutger onderzocht bij het IPF wat de criteria zijn, waarop je een eerstelijnsorganisatie moet beoordelen, zodat je aan de juiste knoppen gaat draaien qua bedrijfsvoering. Een praktijk moet je zo inrichten dat je constant kunt veranderen.’

Het IPF ontwikkelde als onafhankelijke partij de indicatoren om praktijken aan te sturen, benadrukt Haanschoten. ‘InKwala is als  beheertool voor kwaliteitsmanagement ontwikkeld. Daarmee willen we, naast de kwaliteitsindicatoren en innovatiekennis vanuit het IPF en KBIF, ook daadwerkelijk handen en voeten geven aan de praktijk. Zodat je in de praktijk veel meer rust, overzicht en bewaking krijgt op je planning en management. We borgen daarmee de hele plan-do-check-act cyclus op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.’

Wat is de doelgroep van InKwala als kwaliteitsmanagementsysteem? Is het geschikt voor grote én kleine praktijken?

Rutger IJntema: ‘InKwala is geschikt voor alle praktijken. De starttoets levert verbeterpunten voor je managementplan, en daarmee voor de praktijkmanager en het team. Ideaal is dat je in een jaar die 24 indicatoren volledig hebt georganiseerd. Als dat niet lukt één jaar kun je ook een twee- of driejarenplanning maken.’

Ron Haanschoten: ‘Met het systeem kun je plannen wie wat moet doen, wanneer het klaar moet zijn en wie de cyclus uitvoert en bewaakt. Elk jaar kun je een aantal keren je strategie evalueren. Wat moet je verbeteren? Gebruik je alle managementinformatie die het systeem aanbiedt? In de Compliancemonitor hebben we alle criteria en wet- en regelgeving die in de markt gelden in kaart gebracht. Op 1 april krijg je bijvoorbeeld de nieuwe inkoopvoorwaarden van de zorgverzekeraars. Een jaar later kun je de toets opnieuw doen, om te kijken hoe je er dan voorstaat.’

‘Overzicht en rust’

InKwala biedt zo overzicht en daarmee rust, schetst Haanschoten. ‘Je plant alles wat elk jaar terugkomt in je jaarplanning. Wat moet er in dit jaar gebeuren om de praktijk goed te organiseren? Bijvoorbeeld de planning van de begrotingen, voortgangsgesprekken met medewerkers en de risico-inventarisatie. Verder komt in de agenda het team- en managementoverleg. Ook zit een er agendafunctie in met notulen en actiepunten.’

Daarnaast bevat InKwala de Bedrijfsvoeringmonitor, met modules voor de financiën en de productiviteit van de praktijk. Ten slotte biedt het systeem voor de praktijkhouder en manager een ‘tegeloverzicht’ met externe verbindingen zoals het beroepsregister, de beroepsorganisaties, het regionaal samenwerkingsverband of de coöperatie, de verbindingen met specialistische hulpbronnen als ParkinsonNet en het Chronisch ZorgNet.

‘Vaak bezig te overleven’

Uit de Kleinbedrijf Index Fysiotherapie (KBIF) blijkt dat praktijken vaak bezig zijn te overleven, schetst IJntema. ‘Praktijkeigenaren zeggen bijvoorbeeld: op dit moment lukt het me nog wel om mijn praktijk in de lucht te houden en niet in de problemen te komen. Maar vooruitdenken en plannen, investeren en nieuwe dingen ondernemen, daar waag ik me niet aan. Dat blijkt uit de 700 ingevulde formulieren bij de laatste KBIF: het ondernemersvertrouwen is laag en de investeringsbereidheid in de toekomst is heel laag.’

Met InKwala krijgen praktijkhouder en praktijkmanager overzicht, daardoor meer rust om bewust aan de praktijk te gaan bouwen. ‘In de huidige markt durven praktijken niet richting innovatie of verandering te gaan. Dat geldt niet alleen voor fysiotherapeuten, maar ook voor andere eerstelijnsaanbieders. Zij signaleren dat ze veel stress hebben, vaak een personeelstekort en hoge kosten. Tegelijk roepen beleidsmakers en zorgverzekeraars vanuit het Integraal Zorgakkoord op tot vernieuwing. De Klein Bedrijf Index Fysiotherapie laat zien waar de pijn in de sector zit: in de organisatie van de praktijk, de bedrijfsvoering en de financiële kant.’

‘Kwaliteitssysteem voor de eerste lijn’

InKwala is beschikbaar voor Het Gezonde Net en het netwerk van Fys’Optima, met samen ruim 800 praktijken, maar ook voor andere praktijken. Haanschoten en IJntema zien daarnaast een markt in andere paramedische praktijken. ‘InKwala kan regionale samenwerkingsverbanden en coöperaties helpen hun beleid te onderbouwen. Op dit moment ontstaan nieuwe coöperaties omdat de leden voor bepaalde contracten van zorgverzekeraars in aanmerking willen komen. Een verzekeraar kan zeggen: we gaan bij jullie inkopen, maar dan moet je wel een kwaliteitsbeleid hebben. Als netwerk heb je dan ook een kwaliteitssysteem nodig. Daarbij biedt InKwala de mogelijkheid om praktijken binnen een netwerk te reviewen, dus te kijken of ze aan de kwaliteitseisen voldoen.’

Kwaliteit én innovatie managen? Leer de praktijkondersteuning met InKwala kennen!

De workshop bij de Dag van de Praktijkmanager (16 mei, Amersfoort) laat je elementen van een nieuw praktijkmodel ervaren: InKwala. Ken jij de verandercapaciteit van je praktijk? En hoe combineer je zowel je innovatie- als kwaliteitsbeleid in tijden van beperkte financiële ruimte en personeel? Op welke resultaten en indicatoren wil je sturen? InKwala brengt alle facetten van praktijkvoering in kaart, wijst verbeterpunten aan en biedt ondersteuning. InKwala is een initiatief van Het Gezonde Net en Fys’Optima. Gespreksleiders Ron Haanschoten en Rutger IJntema gebruiken daarbij de online eerstelijnspraktijktest van het IPF.

Alle congresinfo: Dag van de Praktijkmanager, 16 mei in Amersfoort

Meer lezen?

• Ron Haanschoten, fysiotherapeut en ondernemer: ‘De fysiotherapie staat er steeds beter voor’, 23 maart 2023

• Kleinbedrijf Index Fysiotherapie: ‘Te hoge werkdruk en geen geld voor innovatie’,  5 juli 2023

• Innovatie Platform Fysiotherapie: Innoveren als voorwaarde voor fysio-organisaties, 23 juni 2021

• Rutger IJntema: ‘Innovatie in de fysiotherapie moet maatschappelijke vraagstukken helpen oplossen’, 28 november 2019