Kelvin Kaptein (Inkoop XL): ‘Deelnemers profiteren van schaalvoordelen en goede inkoopvoorwaarden’

Van oorsprong zijn wij een inkoopadviesbureau (Pro 10) en werkten we voornamelijk voor de overheid. Totdat de zorggroep Huisartsen Oostelijk Zuid-Limburg (HOZL) contact met ons opnam. Elke aangesloten huisartsenpraktijk dient apart afspraken te maken met leveranciers. "De een geeft vijf procent korting, de ander tien. We hebben te maken met lange en korte contracten en zijn de kleine letters zat. Kunnen jullie ons daarbij helpen?", was de vraag.'

'Dat hebben we gedaan, want we zijn expert op het gebied van inkoop en contractvoorwaarden. Dit speelde zich vijf jaar geleden af. Wij zagen een groeimarkt in de eerste lijn’, vertelt Kelvin Kaptein, consultant bij het inkoopcollectief. En deze verwachting kwam uit: inmiddels zijn er bij Inkoop XL 16 zorggroepen, 2000 huisartsen en ruim 1500 praktijken aangesloten.

'Gemakkelijk bezuinigen'

Inkoop XL is zelf geen directe leverancier, maar contracteert voor de eerste lijn een breed scala aan leveranciers. Het aanbod varieert van praktijk- en kantoorartikelen, medische disposables en apparatuur, ICT tot en met handeling bij griepmailingen. Het inkoopcollectief bundelt voor eerstelijnspraktijken (potentiële) inkoopbehoeften en realiseert hiermee betere prijsafspraken dan de deelnemers op individuele basis zouden krijgen. ‘We zijn met veel meer praktijken en kunnen dus meer financieel voordeel bedingen.’

'Deelnemers besparen ongeveer 30%'

‘Wij duiken in de inkoopvoorwaarden en contracten en ontzorgen de zorgprofessionals op het gebied van marktverkenning, offertevergelijkingen, prijsonderhandelingen en contractmanagement. Zo kunnen praktijken makkelijk en snel bezuinigen. In de praktijk blijkt dat onze deelnemers ongeveer 30% aan directe inkoopkosten besparen, naast de tijd die het scheelt voor zorgprofessionals en praktijkmanagers’, legt Kaptein uit.

'Flinke schaalvoordelen'

Deelname aan Inkoop XL is kosteloos en vrijblijvend. ‘Wij spreken niet over klanten maar over deelnemers. We werken niet op basis van een lidmaatschap of welke vergoeding dan ook vanuit de deelnemers. Deelnemers kunnen helemaal zelf bepalen van welke kortingen zij gebruik willen maken. Hierdoor houden zij zelf de touwtjes in handen, maar kunnen ze wel profiteren van flinke schaalvoordelen. Wij ontvangen een klein percentage van de gerealiseerde besparingen en verrekenen dit met de leveranciers’, aldus Kaptein.

'Digitale winkelstraat'

Een deelnemer meldt zich aan en komt terecht in een online omgeving. Kaptein: ‘Daar ziet de deelnemers alle leveranciers met wie we samenwerken, informatie over inkooptrajecten en aanbiedingen. Het is eigenlijk een soort digitale winkelstraat.’  Een praktijk kan zo besparen op inkoopkosten doordat ze profiteert van de hoge kortingen bij leveranciers.

Een deelnemer krijgt een eigen bestelomgeving, waarop deze kan inloggen en houdt zelf de regie. Ook kan de deelnemer nieuwe behoeften melden, waarvoor dan een goede partij wordt gezocht door Inkoop XL. Ook andere deelnemers kunnen daar dan gaan bestellen, waardoor iedereen direct van schaalvoordelen profiteert.

'Boost door corona'

‘De coronacrisis heeft een boost gegeven aan de groei van het aantal deelnemers’, verklaart Kaptein. ‘In de eerste golf zagen we het verbruik van medische artikelen en apparatuur zo’n 50 tot 60 procent dalen ten opzichte van het normale gebruik. Dat zagen we vooral in maart, april en mei vorig jaar. Logisch natuurlijk. Vanwege het besmettingsgevaar kwamen er minder patiënten naar de praktijk en mensen meden contact met de huisarts.‘

‘Deelnemers gingen meer nadenken over hun bedrijfsvoering: wat kunnen we beter doen of veranderen in deze coronacrisis? Waar zijn we minder goed in, zoals het inkopen en vergelijken van producten, verzekeringen of contractenvoorwaarden. Dat kunnen wij prima voor een praktijk of zorggroep uitvoeren.’ Inkoop XL kreeg er bijna 380 nieuwe deelnemers bij in 2020.

'Meer ontzorgen'

Kaptein vervolgt: ‘Maar men ging ook nadenken hoe de primaire processen beter konden in relatie tot corona. Zorggroepen wilden hun leden meer ontzorgen bij de patiëntenzorg en bijdragen aan het herstel bij de pati ë nt thuis. Zo hebben we samen met een zorggroep een kit voor zelfmonitoring bij corona  samengesteld, met daarin onder andere een saturatiemeter, naast een bloeddruk- en glucosemeter. Ook hebben we met een andere zorggroep speciale kuchschermen ontwikkeld voor in de wachtkamers.'

'Een ander voorbeeld is de gezamenlijke inkoop van medische koelkasten, waarvoor strengere eisen zijn gaan gelden. Ook hiervoor hebben we goede prijsafspraken voor kunnen maken, die een deelnemer nooit alleen kan maken.’ 

‘Bestel op tijd’

Kaptein heeft de indruk dat huisartsen een inhaalslag aan het maken zijn als het gaat om investeringen. ‘Eind vorig jaar zagen we dat de bouw van een nieuw gezondheidscentrum of andere investeringen zoals een nieuwe inrichting, werden uitgesteld. Er lijkt nu sprake te zijn van een inhaalslag. We zien dat praktijken juist nu voorraden aan het aanleggen zijn met het oog op het vaccineren. Ze zijn bang dat ze daar straks geen tijd voor hebben. Er is nog steeds schaarste aan persoonlijke beschermingsmiddelen. Mijn advies is dan ook om op tijd te bestellen. Wanneer de hoog nood is op het gebied van persoonlijke beschermingsmiddelen kan ook gebruik worden gemaakt van het Landelijk Consortium Hulpmiddelen.'

Trends 

Ziet Kaptein bepaalde trends in de inkoop? ‘Er is veel aandacht voor lean werken en voor multidisciplinair samenwerken onder één dak in een gezondheidscentrum. Een praktijkmanager krijgt steeds vaker de vraag dit in goede banen te leiden. Wij kunnen helpen met een aantal zaken op het vlak van bijvoorbeeld ICT of gebouwgebonden installaties.  Ook duurzaamheid is een onderwerp waarvoor praktijken meer oog krijgen. Denk aan de aanschaf van ledverlichting, circulair meubilair, duurzame koffie of een elektrische auto.' 

Links: 

• Inkoop XL
• MedischOndernemen: 'Bezuinigen in de zorg. Zo bespaar je 30 procent op je inkoopkosten, 4 december 2019