9 dingen die je niet moet doen als je een bedrijfsuitje organiseert

dinsdag 14 juni 2016

timer 2 min

Iedere praktijk organiseert wel eens een (bedrijfs)uitje: een avontuurlijk teambuildingweekend, een inspirerend seminar, het jaarlijkse personeelsfeest. Evenementen waarvan je wilt dat ze perfect verlopen. Voorkom daarom deze 9 missers.

1. Alles zelf willen doen

Sommige evenementen zijn zo groot of complex dat je de organisatie ervan beter over kunt laten aan professionals. Betrek ook een paar enthousiaste collega’s bij de organisatie en verdeel de taken.

2. De verkeerde datum prikken

Organiseer geen evenement in de vakantieperiode of op een feestdag.

3. Onvolledige deelnemerslijst

Niets zo gênant als mensen vergeten uit te nodigen of hun namen verkeerd te spellen. Neem de tijd om jouw deelnemerslijst samen te stellen én om die goed te controleren.

4. Stuntelige uitnodiging

Vergeet niet te vermelden wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Klinkt logisch, maar het zal je verbazen hoe vaak deze informatie vergeten wordt. Ook hier geldt: goed controleren! Een typefout is zo gemaakt en dan staat er wel een verkeerde datum vermeld of staat iedereen voor een verkeerde deur.

5. De verkeerde locatie

Zowel een te kleine als een te grote ruimte zijn funest voor de sfeer. Controleer ook of alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn (draadloos internet, muziek, eten, drinken, zitplaatsen, een garderobe, enzovoort) en of er voldoende parkeergelegenheid is.

6. Het verkeerde eten

Kies bij een groot evenement een professionele cateraar die een vlotte bediening kan garanderen. Niemand wil lang wachten bij het buffet of op zijn drankje. Let op smaak en kwaliteit. Je wilt niet jouw hele of halve team een aantal dagen kwijt raken aan een voedselvergiftiging.

7. Geen plan B hebben

Wat doe je als die bekende artiest niet op komt dagen of als het slecht weer is bij een geplande buiten activiteit? Werk altijd een plan B uit.

8. Haperende apparatuur

Zorg dat de apparatuur van goede kwaliteit is en werkt. Houd altijd een technicus achter de hand die problemen snel op kan lossen.

9. Een slechte financiële planning

Stel van tevoren het budget vast en maak duidelijke, schriftelijke afspraken met eventuele leveranciers. Zo voorkom je vervelende verrassingen achteraf.