Alexander Tolmeijer: ‘De groeikansen in de mondzorg zijn oneindig’

In de sessie presenteert Alexander Tolmeijer een aantal hoofdthema’s:

• Hoe bepaal je je persoonlijke doel?
• Hoe stel je een doel?
• Groeien in uren?
• Groeien in aantal patiënten?
• Groeien in soorten behandelingen?

Persoonlijke doelen stellen: ‘Ikigai-filosofie’

Uit de poll onder deelnemers aan het begin van de sessie, blijkt dat veel deelnemers groeiambities hebben. Belangrijk bij die ambities is het meenemen van medewerkers daarbij en het bepalen van persoonlijke doelen. Een hulpmiddel bij het bepalen van persoonlijke groeidoelen is de Japanse ‘Ikigai’-filosofie, waarin deze doelen worden ontleed in vier aspecten:

• Paid: Helpt het bij wat je wilt verdienen?
• Love: Helpt het bij wat je leuk vindt?
• Good at: Ben je er ook goed in?
• Needs: Draagt het ook bij aan de behoeften van de wereld?

‘Smart maken’

Bij het specifiek maken van groeidoelen wijst Tolmeijer op het ‘smart-concept’: maak de doelen specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. ‘Als je onder woorden kunt brengen waarin je wilt groeien, gaat je dat helpen. Bij groei in de tandartspraktijk gaat het bijvoorbeeld om groei in het aantal stoelen, het aantal uren, het aantal patiënten. Daarbij kun je telkens nagaan in hoeverre zo’n doel specifiek, meetbaar en bijvoorbeeld relevant is. Neem de aanschaf van een enorme speedboot, zoals koning Willem-Alexander die heeft. Hoeveel inspiratie geeft het jezelf en je medewerkers om daarvoor te gaan? Oftewel: hoe relevant is zo’n doel? De rol van je medewerkers is immers ook steeds van belang: zij moeten ook het enthousiasme opbrengen om die doelen te halen.’

‘Gedragsdoelen versus resultaatsdoelen’

Het concreet maken van doelen is vaak nog best lastig. Tolmeijer pleit voor het opknippen van resultaatsdoelen in gedragsdoelen. ‘Als je zegt dat je een x-aantal patiënten erbij wilt hebben, hoe praktisch is dat in de dagelijkse praktijk? Naar medewerkers toe is het goed om uit te leggen waarom je wilt groeien, dan kun je dat uitleggen in resultaatdoelen en in gedragsdoelen. Gedragsdoelen kun je voordoen en kun je waarnemen. Een voorbeeld daarbij is gezond eten plus bewegen, wat kan leiden tot afvallen. Daarvan zie je gewoon of iemand dat doet.’

‘In beweging blijven’

Groeidoelen zijn ook belangrijk voor je eigen ontwikkeling, betoogt Tolmeijer. ‘Als je als tandarts een jaar vier niets doet aan nascholing dan lig je er compleet uit. Nascholing is gewoon nodig om in beweging te blijven. Neem de praktijk die we hebben overgenomen, waarbij het personeel eigenlijk tien jaar stil was blijven staan. Daar kom je eigenlijk niet meer mee vooruit. In de huidige maatschappij moet je altijd in beweging blijven, persoonlijk, financieel of qua vaardigheden.’

Tolmeijer verwijst naar ‘De Ladder’, het boek van veranderpsycholoog Ben Tiggelaar. Doelen koppelen aan datgene waar medewerkers blij van worden en dat te ondersteunen is van belang. ‘We hebben een assistente die goed is in de regels van het kwaliteitsbeleid. Voor een  praktijk is het heel belangrijk te weten waardoor iemand gemotiveerd blijft. Dat kan ook effecten hebben bij het oproepen van patiënten. We zien in praktijken vaak dat het daar mis gaat, bijvoorbeeld door verkeerde instellingen in de informatiesoftware. Daar kun je als praktijk niet zomaar op vertrouwen. Wil je dat verloop opvangen, moet je al snel weer minimaal vijf procent aan nieuwe patiënten aan trekken.’

‘In shifts werken’

Groeien door het aantal uren uit te breiden, is bijvoorbeeld mogelijk door in shifts te gaan werken, laat Tolmeijer zien. ‘De lijst met voordelen is veel langer dan de nadelen. Patiënten zijn ontzettend enthousiast, evenals de tandarts. Maar als je kijkt wie je het meest nodig zult hebben is dat bijna altijd de preventie-assistente. Belangrijk is het contractueel goed te regelen daarvan, omdat medewerkers hierdoor ook korter kunnen gaan werken en dus minder kunnen gaan verdienen. Dat vergt ook dat in de contracten staat dat de arbeidscontracten gewijzigd mogen worden (‘het wijzigingsbeding’). Specifieke werktijden in een contract kunnen hierbij veel problemen opleveren. Verwijs in een arbeidscontract altijd naar een algemeen rooster en niet naar specifieke uren.’

'Medewerkerstevredenheid in twaalf vragen'

Bij groei is ook aandacht nodig voor de interne communicatie, stelt Tolmeijer. Hij pleit voor een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek, dat bij Dentiva gebaseerd is op twaalf vragen (Zie: Dentiva, Medewerkerstevredenheidsonderzoek) . ‘Als een praktijk groeit, kan de persoonlijke aandacht afnemen. Zeker bij shifts zijn er alternatieve momenten waarop je meer communicatie hebt. Nieuwe medewerkers moeten ingevoerd raken in nieuwe tools of apparatuur zoals een scanner. Dan is het goed om te weten wie de tool goed aan een ander kan uitleggen.’

'Wat is je  patiëntenmagneet’ 

Tolmeijer benadrukt dat het voorkomen dat patiënten wegblijven, cruciaal is voor de groei. Op een praktijk met 11.000 patiënten betekent een afvalpercentage van 5 procent bijvoorbeeld dat er 500 patiënt wegblijven, schetst hij. ‘Maak dus een eind aan een lek in het oproepsysteem. 80 procent van de patiënten maakt meteen een nieuwe afspraak, maar tien tot twintig procent kan weglekken. Wat is dan je ‘patiëntenmagneet’ als mensen nog geen nieuwe afspraak hebben gemaakt? Bij de oproep voor controle na 6 maanden gaat het vaak mis. Veel praktijken doen dan pas na 24 maanden een oproep.’

'Meten is weten'

Nieuwe behandelingen zijn bijvoorbeeld: preventie voor de jeugd, de onzichtbare beugel en de toepassingen die mogelijk zijn met digitale scanners. ‘Maak behandelingen meetbaar. Het gebruik van benchmarksoftware als ‘meten is weten’ kan het inzicht daarin vergroten ( www.miswsoftware.nl ). Denk aan preventie door een preventie-assistent meer instructie te laten geven.’ Tolmeijer laat met een grafiek zien hoe in een praktijk het aantal uren preventie-instructie bij kinderen onder de 18 jaar in 2018 en 2019 flink is gegroeid.

'Groei in wat je leuk vindt'

‘Groei in wat jij en je team leuk vinden’, vat Alexander Tolmeijer zijn sessie samen.  ‘Til niet alles alleen op jouw schouders, maar inspireer en enthousiasmeer het hele team. Als je uren wilt uitbreiden moet je wel nadenken of je daarvoor genoeg patiënten en behandelaars hebt. Zorg dat je oproepsysteem niet meer lekt en breng in beeld welke mensen het afgelopen jaar niet zijn geweest. Kijk naar welke behandelingen je doet. Preventie biedt heel veel kansen.’

Link:  Alexander Tolmeijer over groeikansen in de mondzorg: ‘Ik zie alleen maar mogelijkheden’ , MedischOndernemen, 30 november 2020