Binnenkijken bij: Orthodontiepraktijk Merwestein in Nieuwegein

“We zitten hier nu vijf jaar en ik werk vanaf het begin als praktijkmanager”, zegt Latifa Brons (34). “In vijf jaar tijd zijn we ontzettend gegroeid, op dit moment hebben we zes stoelen die vijf dagen in de week continu gevuld zijn.” Het is niet geheel toevallig dat ze juist hier werkzaam is. “Mijn man is hier orthodontist. Van oorsprong was ik leerkracht in het basisonderwijs, maar praktijkmanagement geeft me meer uitdaging en afwisseling.”

Functieomschrijving? Praktijkmanager! 

Die diversiteit aan taken is de laatste jaren gegroeid. “Het begon met het regelen van afspraken. Later ging ik me bezighouden met facilitaire zaken en kwaliteitsbeheer. Mijn doel is echt om de kwaliteit binnen de praktijk naar een hoger niveau te tillen. We hebben onszelf ISO 9001 opgelegd en dat is dus ook het streven.” Latifa heeft door middel van cursussen haar kennisniveau omhoog gebracht. “Ik heb de OrthWincursus gedaan, over ons afsprakensysteem. Ook volgde ik de röntgencursus met het team. Daarnaast ga ik naar de regiosessies van het PraktijkmanagerNetwerk. In 2018 start ik met de Masterclass Ondernemerschap van de Acta.”

“Als praktijkmanager heb je altijd wel iets te doen. Ik werk 24 uur per week, maar zou makkelijk een hele week kunnen vullen met de werkzaamheden die er liggen. Naar mijn idee maakt het niet uit hoe druk je bent, of hoeveel taken je hebt. Een praktijkmanager is een praktijkmanager. De ene keer ben je druk met een vacature voor een nieuwe assistente, de andere keer verdiep je je in protocollen. Juist die afwisseling in mijn baan vind ik het leukst, de uitdaging is om iedereen tevreden te houden.”

‘Een goede sfeer creëren, is één van mijn taken’

“Ons team bestaat op dit moment uit 3 receptionistes, 2 orthodontisten en 8 assistentes. We zijn een jong team, maar met ervaren krachten erbij. Die variatie zorgt voor een goede onderlinge kennisuitwisseling. Ik zie het ook als mijn taak om de sfeer zo goed mogelijk te houden.” Al is die sfeer binnen Merwestein van nature prima. “We gaan straks gezellig samen taart eten, in december waren er twee jarig. Dat moeten we natuurlijk nog even vieren. We zorgen voor zoveel mogelijk gezamenlijke koffiemomentjes en lunchpauzes, zo spreken we elkaar ook buiten de behandelkamers. Gelukkig gaat dat hier heel natuurlijk, we hebben open communicatie en de drempel om dingen uit te spreken is laag.”

‘Ik mis soms het contact met gelijkgestemde collega’s’

“Ervaringen delen en vragen stellen vind ik erg prettig, daarom ben ik ook lid van het PraktijkmanagersNetwerk.” Toch mist Latifa als enige praktijkmanager in het pand soms wel het contact met directe collega’s. “Met enkele praktijkmanagers heb ik contact via Whatsapp, maar meekijken bij elkaar, daar leer je alleen maar van.”

Zo zou Latifa graag willen weten hoe anderen beslissingen nemen. “Wanneer beslis je zelf en, wanneer vraag je je leidinggevende de knoop door te hakken?” Op haar beurt kan Latifa meer vertellen over het inspectiebezoek. “Dat heeft me de afgelopen tijd flink beziggehouden en dus heb ik me erin verdiept. Ik heb de richtlijnen en aandachtspunten doorgenomen.” Enkele belangrijke zaken heeft ze dan ook uitgewerkt en aan het whiteboard gehangen. “Een geheugensteuntje voor het personeel. Van de start van hun werkdag, tot het eind.” Ook de röntgenruimte vergt wat aandacht. “Dan gaat het om stralingshygiëne en om personeel dat goed geschoold is. Goed geschoold personeel moet zichzelf ook bekwaam vinden om röntgenfoto’s te maken.” Sommige van onze assistentes hebben MBO-4 met een certificaat, maar moeten alle assistentes met dit niveau een dergelijk certificaat hebben? Dat soort vragen houdt me scherp.

Zet ook je deuren open voor je collega’s van het PraktijkmanagersNetwerk!

Heb jij tips of vragen voor Latifa? Wil je laten zien hoe jij bepaalde zaken aanpakt binnen jouw praktijk? Of, zou je jouw praktijk en jouw team gewoon eens willen voorstellen aan de rest van het PraktijkmanagersNetwerk? Laat het weten via jolthof@medischondernemen.nl en wie weet zien we elkaar snel!