Checklist: Hoe gastvrij is mijn praktijk?

Bereikbaarheid 

1.  Is de bewegwijzering of routebeschrijving naar de praktijk duidelijk en begrijpelijk?

2. Is de praktijk goed bereikbaar met het Openbaar Vervoer? 

3.  Is er voldoende parkeergelegenheid voor de bezoekers? 

4. Is de praktijk toegankelijk voor mindervaliden? 

5. Is de receptie te allen tijde bemand? Is de praktijk telefonisch goed bereikbaar? (opnemen binnen driemaal overgaan en anders een welkomstboodschap) 

6. Wordt in het bedrijf de telefoon opgenomen met: "Goedemorgen, -middag, -avond met 'praktijknaam', 'de eigen naam', waarmee kan ik u helpen?" Beantwoordt jouw praktijk binnengekomen berichten via e-mail, fax, telefoon en post binnen 24 uur?

Ontvangst 

1. Worden bezoekers aan de receptie altijd direct geholpen?

2. Wordt elke gast bij binnenkomst begroet met een glimlach en goedemorgen, -middag, -avond?

3. Zien alle medewerkers er representatief uit? (voorgeschreven bedrijfskleding, persoonlijke hygiëne)

4. Is de bewegwijzering binnen de praktijk duidelijk? (toiletten, zalen, e.d.)

5.  Beschikken alle medewerkers over voldoende bedrijfsinformatie om de patiënt optimaal te kunnen informeren?

6. Laten de medewerkers bezoekers uitpraten en luisteren ze aandachtig, ook als deze niet tevreden is?

7. Wordt er direct actie ondernomen als een patiënt aangeeft niet tevreden te zijn?

8. Wordt de gast op de hoogte gehouden van de voortgang, in het geval van een klacht?

9. Indien er een wachttijd aan de telefoon is, wordt dan aangegeven hoe lang de wachttijd is?

Hoe gastvrij is mijn praktijk? 

1. Is de entree schoon en ziet deze er verzorgd uit?

2. Zijn de toiletruimtes schoon, goed verlicht, ruiken deze fris en worden deze hierop meerdere malen gedurende openingstijden gecontroleerd?

3. Zijn de wachtruimtes altijd schoon en ruikt het fris?

4. Pas je de verlichting en de muziek in de praktijk aan, aan het tijdstip van de dag?

Overwegingen voor praktijkmanager: 

1. Neem je tijdens het werkoverleg de top 5 van klachten door?

2. Informeer je bij medewerkers als hun dienst erop zit, wat hun patiëntenervaringen zijn geweest en overleg je hoe zaken beter kunnen?

3. Informeer je regelmatig bij bezoeker hoe zij de dienstverlening beoordelen? (enquête, persoonlijk interview)

4. Neem je ook een kijkje bij collega-ondernemers en wissel je met hen regelmatig van gedachten over gastvrijheid?

5. Organiseer je personeelsuitjes om op deze manier te werken aan kennisoverdracht of teambuilding?

6. Overleg je regelmatig met jouw medewerkers over ethische kwesties die zich in jouw praktijk kunnen voordoen?