Efficiënter delegeren

Toch is delegeren van het grootste belang. Het zorgt ervoor dat het werk zo efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd en dat medewerkers nieuwe vaardigheden leren én groeien in hun rol. Slecht delegeren vermindert de motivatie en leidt er soms zelfs toe dat mensen zich gebruikt voelen. En helemaal niet delegeren resulteert in praktijken die stil staan.

Volgens veel kenners is het vermogen te delegeren het belangrijkste verschil tussen goede en slechte managers. Leren delegeren is kortom van cruciaal belang voor uw leiderschap. Daarom een stappenplan om efficiënter te delegeren.

Stap 1: Kies uit je prioriteitenlijst een taak om te delegeren

Zet je belangrijkste taken op een rij en selecteer er een of meerdere die in aanmerking komen voor uitbesteding. Idealiter is het een taak die je teveel tijd kost en die voor jou tamelijk routineus is. Misschien biedt het volop uitdaging aan een medewerker, of beschikt hij/zij over meer vaardigheden, zodat de taak sneller wordt uitgevoerd. Dit geldt ook voor taken die je leuk vindt. Delegeren draait niet om het uitbesteden van vervelende klusjes, maar om het efficiënter uitvoeren van het werk.

Stap 2: Vorm een helder beeld van de te delegeren taak

Verduidelijk voor jezelf de taak die je wilt delegeren, zodat er geen twijfel over kan ontstaan. Punten waaraan je kunt denken zijn:

• de verwachte resultaten
• de wijze waarop de taak kan worden uitgevoerd 
• deeltaken binnen de algemene taak 
• de (eind)verantwoordelijkheid
• de benodigde tijd
• de benodigde middelen
• eventuele scholing

Begrijp de taak volledig zelf, zodat je hem daarna kort en bondig kunt delegeren.

Stap 3: Kies de juiste persoon voor de klus

Als praktijkhouder/-manager moet je je bewust zijn van de sterke en minder sterke punten van de personeelsleden. In het beste geval valt de keuze op de persoon die bekwaam, vaardig en enthousiast is én die de tijd heeft om de klus te klaren. In de praktijk zal vooral dit laatste punt lastig zijn. Stel dus, voordat je iemand aanstelt, de vragen:

• Wie heeft de benodigde vaardigheden? 
• Voor wie is de uitdaging het grootst? 
• Wie profiteert het minst? 
• Vereist de taak ervaring? 
• Wie vertrouw ik de verantwoordelijkheid het meeste toe? 
• Welke andere taken heeft hij of zij? 
• Is er meer dan een persoon nodig? Zo ja, werken ze goed samen? 
• Hoe reageren anderen als ze niet gekozen worden?

Kiest u de juiste persoon, dan leidt dit bij hem tot meer vaardigheden en loyaliteit.

Stap 4: Zorg voor een grondige briefing

Bij het overdragen van taken moet je voldoende tijd vrijmaken om duidelijkheid te scheppen over:

• de omvang van de taak 
• de specifiek gewenste resultaten 
• het tijdschema en de termijnen 
• de beschikbare middelen 
• de vereiste bevoegdheden 
• meting van de prestaties 
• gevoelige of risicovolle aspecten van de taak 
• procedures voor rapportage 
• het vertrouwen dat je in de persoon stelt

Vraag om feedback en benadruk dat je altijd beschikbaar bent om verwarring en onduidelijkheden weg te nemen.

Stap 5: Zorg voor duidelijke afbakening van de bevoegdheden

Zodra je de taak overdraagt is het belangrijk dat u de bevoegdheden benoemt. We schetsen drie mogelijkheden:

1: Is er een probleem dan mag de medewerker drie oplossingen voordragen waaruit jij de beste kiest.
2: De medewerker mag in een gesprek zijn oplossing voordragen en deze bij jouw akkoord uitvoeren.
3: De medewerker lost het probleem helemaal zelf op, en jullie bespreken achteraf hoe het is gegaan.

Welke stijl spreekt je het meeste aan? En hoeveel vrijheid geef je de medewerker? Bepaal vooraf het speelveld en bouw controlemogelijkheden in, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Stap 6: Houd de communicatielijnen open

Delegeren is wat anders dan de verantwoordelijkheid afschuiven, je moet op enige wijze controle houden over het proces. Spreek in elk geval af dat de medewerker aan de bel trekt als iets niet lekker loopt of vragen oproept. Wees toegankelijk, maar niet bemoeizuchtig. De medewerker moet het eerst contact leggen.

Stap 7: Bewaak onopvallend de voortgang

Houd onopvallend de voortgang in de gaten en bespreek desgewenst vooraf hoe vaak er wordt geëvalueerd. Krijgt de medewerker meer vertrouwen, dan trek je je tactvol terug. Maar blijf alert op eventuele problemen en bied hulp als daarom gevraagd wordt.

Stap 8: Spreek waardering uit

Ben je tevreden over het geleverde werk, laat dit dan merken. Oprechte waardering leidt tot effectievere samenwerking en iedereen vindt het fijn om complimenten te krijgen.

Stap 9: Delegeren als onderdeel van een groter plan

Evalueer de gedelegeerde taak niet alleen op het proces, maar ook op de uitkomst. Zie het als onderdeel van een geplande groei van de medewerkers. Door te delegeren krijgen ze meer vertrouwen en leren ze meer vaardigheden, en daar profiteert de gehele praktijk van.

Conclusie

Delegeren is niet altijd eenvoudig, maar met een gedegen aanpak sla je twee vliegen in een klap. Je  biedt medewerkers meer uitdaging en je neemt jezelf tijdrovende klussen uit handen. De investering vergt wat geduld en tijd, maar hij betaalt zich op termijn dubbel en dwars terug.