Hoe ontwikkel je een strategisch HR-beleid? Via de thema's 'instroom, doorstroom en verzuim' kwam dat beleid op 8 oktober uitvoerig aan bod tijdens de Strategiedag voor ervaren praktijkmanagers. Charlotte Van den Wall Bake en Joost de Waard gaven veel praktische tips en handreikingen. Deelnemers reageerden na afloop enthousiast. Zij kunnen aan de slag om het HR-beleid van hun praktijk op een hoger niveau te tillen.
Online Strategiedag voor praktijkmanagers: ‘Ga continu dialoog aan met je medewerkers’
maandag 12 oktober 2020
6 min
De meeste praktijkmanagers hebben het zichzelf aangeleerd: het ontwikkelen van een HR-beleid. ‘De praktijken groeien en daarom is het belangrijk dat je hier tijd voor vrij maakt, ook voor het opstellen van een goed plan. Je kunt dan beter sturen op personeel en je komt minder voor verrassingen te staan’, benadrukte Joost de Waard, senior consultant bij Visser & Visser.
Maar wat moet er in een HR-plan staan? ‘Het HR-beleid moet aansluiten op de visie van de praktijkhouder. Het plan beschrijft de structuur van de praktijk, de functieprofielen, de beloning, planning, de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers en het budget daarvoor, het verzuimbeleid en leeftijdsbewust personeelsbeleid’, somde Charlotte van den Wall Bake, teamcoach bij Coaching Amersfoort, op.
Formuleer DNA van praktijk
Het eerste onderwerp dat aan bod kwam was 'instroom'. ‘Ga eerst nadenken over wie jullie zijn als praktijk, als organisatie. Wat kenmerkt ons? Formuleer het DNA van je eigen praktijk’, gaf De Waard als tip. ‘Denk bewust na over wie je bij je team wilt hebben, zorg voor een goed functieprofiel’, aldus Van den Wall Bake.
Tegelijk heerst er schaarste op de arbeidsmarkt, dat maakt keuzes maken soms lastig. ‘Je hebt iemand nodig, je hebt gesprekken gehad en komt bij iemand uit van wie je weet dat het niet de beste kandidaat is. Wat doe je dan? Kijk vooral of deze persoon de potentie in zich heeft om zich verder te ontwikkelen op het punt waar de juiste match ontbreekt. Zoek vooral geen klonen, dat gaat botsen. Zorg voor een team waarin mensen elkaar aanvullen’, adviseert De Waard.
Volgens Van den Wall Bake is het belangrijk om duidelijk te zijn naar de sollicitant. ‘Geef aan wat je verwacht en op welke termijn.’ Betrek collega’s bij de werving en selectie. ‘Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Pakt het niet goed uit, dan is duidelijk dat het destijds samen besloten is’, gaf De Waard als tip.
Stagiaires: geen extra handen
Maak gebruik van stagiaires, stelt praktijkmanager Kiril Janssen. ‘Je praktijk krijgt naamsbekendheid, maar hou er rekening mee dat een stagiaire geen extra handen betekent en begeleiding nodig heeft.’ Hij wijst erop dat de tandartsopleiding coschappen gaat introduceren. ‘Als praktijk kun je daarop inschrijven en wellicht krijg je dan een toekomstige tandarts in je praktijk.’
Behandel stagiaires als gewone personeelsleden, vraag naar hun leerdoelen en geef hun verantwoordelijkheid. Van den Wall Bake: ‘Zorg dat ze een goede introductie krijgen en goede begeleiding.’ Volgens De Waard hoeft een praktijkmanager dit niet allemaal zelf te doen. ‘Misschien is er iemand in je team die dit goed kan oppakken of zorg voor een training over coaching. Koppel een buddy aan een stagiaire.’
Team onder de loep
Hoe ziet ons team eruit? De Waard: ‘Zorg dat je daar zicht op krijgt. Waar zit overlap, waar een tekort? Daar zijn goede online assessmentinstrumenten voor, zoals DISC en BIG 5 . Het kan confronterend zijn, het maakt het effect van ieders gedrag duidelijk, maar ook waar ieders kracht in een team zit. Zo kun je een sterk team krijgen.’
Ook Van den Wall Bake heeft goede ervaringen met deze instrumenten. ‘Je leert geen trucjes, maar gaat inzien welke mogelijkheden je hebt om je gedrag af te stemmen op de wensen of behoeften van je collega of patiënt.’
Ook Van den Wall Bake heeft goede ervaringen met deze instrumenten. ‘Je leert geen trucjes, maar gaat inzien welke mogelijkheden je hebt om je gedrag af te stemmen op de wensen of behoeften van je collega of patiënt.’
Doorstroom
'Doorstroom' is een belangrijk onderdeel van het HR-beleid. Dit onderdeel dient duidelijk te maken hoe medewerkers zich vakinhoudelijk en persoonlijk verder kunnen ontwikkelen. ‘Richt je organisatie daar op in. Zeg niet zomaar dat iemand een opleiding mag gaan volgen’, aldus Van den Wall Blake. Haar advies: ‘Ga continu de dialoog aan met je medewerkers. Vraag wat iemand wil, weet en kan, welke ambitie heeft een medewerker?’ De Waard: ‘Maak van iedere medewerker een “employment journey”, een levensreis. Dat dwingt je om over dit onderwerp na te denken.’
Wat te doen met iemand die stil staat? Van der Wall Bake wijst erop dat veel praktijkmanagers zich verantwoordelijk voelen om medewerkers te motiveren ‘Maar mensen kunnen alleen zichzelf motiveren. Als praktijkmanager kun je wel vragen naar iemands drijfveren.’ Een goed salaris is niet de reden voor mensen om te blijven, stelde De Waard. ‘Een marktconform salaris is wel van belang en voorkomt willekeur. Veel belangrijker is of medewerkers hun werkplek en collega’s plezierig vinden.’
Echt gesprek
Beoordelingsgesprekken zijn op hun retour. ‘Zorg voor een echt gesprek. Ga geen standaardvragenlijst afvinken en in dossier stoppen. Jouw rol als praktijkmanager is aandacht geven aan iedere medewerker. Stel de volgende vragen: wat maakt dat je het naar je zin hebt, wat kunnen wij als werkgever, als praktijk daaraan bijdragen en wat kun jij zelf doen? Durf ook te vragen naar iemands ambitie. Je kunt het maar beter weten en samen daaraan werken.’
De Waard geeft concrete tips: Voer het gesprek eens op een andere plek, geef medewerkers op momenten dat ze het niet verwachten een klein cadeautje. Ga niet trekken aan een dood paard, maar ga naast iemand staan. Dat zal een medewerker uiteindelijk waarderen. ‘Leg vast in je HR-plan wat het doel is van het gesprek en omschrijf jouw rol’, aldus Van den Wall Bake. 'Geef mensen van tevoren huiswerk, dat maakt medewerkers proactief. Een goed gesprek is een dialoog’, adviseerde De Waard.
Verzuim
‘Als je echt aandacht hebt voor medewerkers verdwijnt 80% van het verzuim. Verzuimbeleid begint bij een personeelsbeleid dat goed op orde is’, aldus De Waard. Hij geeft tenslotte een reeks tips:
- Ga in gesprek als je denkt dat het niet lekker loopt;
- Ga taken uitkleden waardoor het minder zwaar wordt voor een medewerker;
- Ga op tijd zoeken naar een nieuwe functie buiten de organisatie;
- Streef naar duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Praat daarover en neem dit op in je HR-beleid;
- Denk in kansen;
- Zet in je plan hoe medewerkers zich ziek moeten melden: niet met een app, maar telefonisch;
- Kijk wat iemand wel kan doen.
‘Het voeren van een exitgesprek is belangrijk’, benadrukte De Waard. ‘Zorg dat mensen in harmonie vertrekken. Ze zijn immers je ambassadeur. Misschien levert het gesprek waardevolle informatie op dat je wel vermoedde maar dat je niet bevestigt krijgt.’
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
‘Verbindend communiceren’ tijdens online Dag van de Praktijkmanager
8 sep 2020 5 minAan de online Dag van de Praktijkmanager (deel 1) namen vandaag 75 praktijkmanagers, inleiders en partners deel.…
Lees verder »
Prachtige Praktijk van fysio Jan-Gert Medendorp: ‘Als je de relatie centraal stelt, maakt dat fysiotherapie superleuk’
4 sep 2020 6 minJan-Gert Medendorp (48) is een van de maten van Fysiocentrum Pauwendaal in Lelystad. Hij vertelt over zijn visie…
Lees verder »
Berenschot over regiobeelden: 'Dé regio bestaat niet'
1 sep 2020 4 minOm samenhangende zorg te kunnen leveren en goed samen te werken, hebben zorgaanbieders een goed en gedeeld beeld…
Lees verder »
Nationale Barometer 2019: ‘Meer verzuim en iets minder verloop zorgpersoneel’
1 sep 2020 3 minHet gemiddeld rendement van zorginstellingen daalt naar 1,46%, dit is naar verwachting onvoldoende om volgend jaar…
Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake ‘terugkijken’: ‘Trotseer de toekomst met een wendbaar team’
26 aug 2020 3 minHoe kun je als praktijk overleven in deze tijd van veranderingen? Charlotte van den Wall Bake stelde de vraag bij…
Lees verder »
Nieuw lid Ellen Stant: ‘Ik merk dat ik als praktijkmanager eigenlijk alleen ben in de praktijk'
26 aug 2020 3 minEllen Stant werkt sinds 2002 in het Groningse gezondheidscentrum Lewenborg. Ze startte haar loopbaan daar als…
Lees verder »
Leidraad helpt huisartsen bij vormgeven regionale samenwerking
25 aug 2020 3 minVeel kwesties in de huisartsenzorg kunnen beter op regionale schaal geregeld worden. De huisartsenkoepels LHV en…
Lees verder »
Hoogleraar huisartsgeneeskunde Anneke Kramer: ‘Over tien jaar werken huisartsen in wijkpoli'
24 aug 2020 4 minHuisarts en bijzonder hoogleraar huisartsgeneeskunde Anneke Kramer voorspelt dat huisartsen over vijf of tien jaar…
Lees verder »
Reactie toevoegen