Mascha van Wermeskerken over strategisch jaarplan: ‘Het ideale plaatje helder op het netvlies van het team’

Als een praktijk strategisch wil werken, moeten de praktijkhouder en -manager eerst weten naar welk toekomstbeeld ze toe willen groeien, stelt Mascha van Wermeskerken. ‘Als je een puzzel van duizend stukjes wil leggen en je weet niet hoe de voorkant eruitziet, dan weet je ook niet waar je naartoe moet werken. Als je een strategisch jaarplan wilt maken, begin je met voor jezelf te beschrijven hoe dat ideale plaatje eruitziet. Bedenk ook: dit wil ik over een jaar en dat over drie jaar hebben bereikt.’ 

‘Neem als praktijkmanager het initiatief’

De praktijkhouder en/of de praktijkmanager dienen hierin het initiatief te nemen. ‘Belangrijk is dat het verlangen bestaat om een nieuwe toekomstvisie na te streven, want dan voel je ook de motivatie om er naartoe te werken. Ook praktijkmanagers kunnen met de toekomstvisie aan de slag gaan en de praktijkhouder erin betrekken. Praktijkhouders vinden het vaak moeilijk om een visie als een beeld vast te leggen. Praktijkmanagers zijn vaak beter in staat om dat concreet en visueel te maken. Wat spreekt de praktijkhouder aan en wat niet? Schaaf het daarna bij.’

‘Maak het toekomstbeeld specifiek’

Maak dat toekomstbeeld daarna zo specifiek mogelijk, benadrukt Mascha. ‘Hoeveel kamers heeft je praktijk? Welke apparatuur staat er? Hoe is de sfeer? Hoe is de samenstelling van je team? Waar zijn jullie goed in? Waar onderscheidt de praktijk zich in? Welke kernwaarden zijn belangrijk? Maak van dat plaatje echt een beleving, zoals Stephen Covey zegt: “Begin with the end in mind”.’ Van Wermeskerken trekt de parallel met topsport en amateursport: ook zonder specifieke toekomstvisie kunnen veel praktijken wel bestaan. ‘De meeste praktijken zeggen dat ze de patiënt centraal stellen en komen daarmee een heel eind. Maar als je je praktijk echt op een hoger niveau wilt tillen, dan zet je net als topsporters steeds nieuwe stappen. Dan wil je verder professionaliseren, knelpunten oplossen en zaken verbeteren.’ 

Veel praktijken lukt het niet een concreet toekomstbeeld te maken, valt Mascha op. ‘Als de praktijk redelijk loopt, is dat niet zo opvallend. Het valt wel op als je zaken signaleert als: “Onze neuzen staan niet dezelfde kant op”,  “We lopen continu uit” of “We hebben personeelstekort”. Waar wil je dan naartoe? Het aantal kamers uitbreiden, het team uitbreiden of het kwaliteitssysteem verbeteren? Of denk je aan maatschappelijke doelen, zoals de mondhygiëne in je regio verbeteren? Maak eerst het plaatje zo compleet mogelijk.’

‘Bepaal de doelen per kwartaal en per jaar’

Vervolgens volgt een vertaalslag in doelstellingen. ‘Je gaat van de highlights van je beeld over drie jaar, naar jaar- en kwartaaldoelen. Als je zegt: ik wil mijn team gaan professionaliseren of een high value team bouwen, vertaal je dat per kwartaal heel concreet in het aantal fte en voor welke functie je mensen wilt aannemen. Zorg dat je doelen specifiek, meetbaar en realistisch zijn, dan krijg je daar ook geen discussie meer over.’

Denk resultaatgericht en stem je kwartaaldoelen hierop af. ‘Als je het lastig vindt om het ideale plaatje concreet te krijgen, bedenk dan eens met zijn allen waar je als team gefrustreerd van raakt. Wat werkt er allemaal niet? Het is vaak makkelijker om na te denken over wat er allemaal niet op orde is en dan na te denken hoe je het zou willen hebben. Een aanleiding is als je meerdere teamleden regelmatig hoort zeggen: “We lopen elke keer weer uit”, “We hebben ons proces niet op orde” of “De agenda’s zijn vaak niet gevuld”. Ga dat dan dit jaar eens oplossen.’

‘Doe het radicaal anders’

Mascha beklemtoont dat het concreet maken van de plannen cruciaal is en je hier ook tijd voor moet reserveren. ‘Als je je patiëntenbestand wilt vergroten, dan moet je de aanpak concretiseren. Veel praktijken hebben dit wel in hun achterhoofd. Als je dat vaag houdt, dan stel je het snel uit omdat je niet aan wordt gezet om die eerste stap te maken. Vaak wil een praktijk iets bereiken, maar ze maken er geen ruimte voor in de agenda. Intussen is het heel frustrerend als je steeds maar bezig bent om brandjes te blussen en achter de feiten aan blijft lopen. Maak als praktijkmanager dan ook radicaal een keuze om het anders te gaan doen.’

‘Neem je team mee’

Als de doelen helder zijn, moet je het team hierin meenemen, vervolgt ze. ‘Dat is ook het fijne van werken met doelen. Op het moment dat deze voor iedereen transparant zijn, dan weet ook iedereen: oké, dit staat er het komend kwartaal of jaar op de agenda. Daar leggen we de focus op, andere dingen zijn minder belangrijk. Het team meenemen is ook van belang, omdat jij als praktijkmanager niet alles zelf hoeft te doen. Je kunt met heldere doelen makkelijker taken verdelen en de regie op de werkvloer leggen.’

‘Gebruik het strategisch plan als kapstok’

Hou het strategisch jaarplan beperkt, formuleer het bij voorkeur op 2 a4-tjes, aldus Mascha van Wermeskerken. Dit is belangrijk om het strategische plan als kapstok neer te zetten en alle processen in de praktijk daaraan op te hangen. ‘Werkoverleggen worden vaak telkens vooruit geschoven. Op het moment dat je daar een heldere structuur voor in zet, kan je op het werkoverleg telkens weer dingen uit het plan bespreken. Zo houd je de doelstellingen onder de aandacht door samen de stappen te bepalen die op dat moment nodig zijn.’  

Meer weten? 

Wil je meer weten over de opzet van strategisch werken, kijk dan op de site van Dentiness. Mascha van Wermeskerken biedt een gratis online masterclass over ‘Het geheim van High Value Praktijkmanagement in het kader van het traject ‘Dental Leadership Mastery’. Meer informatie: dentiness.nl.