8 tips voor een wachtkamer waarin de cliënt zich thuis voelt

donderdag 22 februari 2018

timer 5 min

Voelen cliënten zich thuis in uw praktijk? Dan zijn ze op hun gemak en zullen ze zich rustiger gedragen in de behandelkamer. Een zakelijke omgeving zonder daglicht en met een ziekenhuisgeur kan een onveilig, angstig en ongemakkelijk gevoel met zich meebrengen. Zeker als de cliënt al zenuwachtig is voor wat de arts/therapeut gaat zeggen.

De omgeving heeft vaak een grote invloed op de gemoedstoestand van de cliënt. Met een fijne, ingerichte wachtkamer laat u een goede indruk van uw praktijk achter bij uw cliënten. Maak met uw wachtkamer en ontvangstruimte een onuitwisbare indruk, waar de cliënten graag naar terugkeren. Met een goed interieur komen ook uw medewerkers met plezier naar hun werk. Genoeg redenen dus, om die wachtkamer en entree eens aan te pakken. Waar u op moet letten? Hier zijn 8 aandachtspunten ter inspiratie.

1. Herkenbaarheid

Het begint al met een goede eerste indruk als de cliënt de praktijk opzoekt. Is uw praktijk pand makkelijk te vinden? Kunnen mindervaliden voor de deur parkeren? Is de ingang duidelijk aangegeven? Staat het logo duidelijk op de gevel? Hoe makkelijker de binnenkomst, hoe beter de beleving. Met herkenbare logo’s, belettering en entree van uw praktijk heeft u al de eerste winst.

2. Ontvangst

Het is zaak om cliënten een warm welkom te geven, wanneer ze eenmaal binnen zijn. Zorg dat de cliënt zich gezien voelt bij de balie door oogcontact en een begroeting, ongeacht de drukte aan de telefoon of bij de balie. Kijk ook eens naar de gastvrijheid bij grote bedrijven en hotels. Hoe pakken zij dit aan? Denk aan een gastvrouw die de cliënt begroet, en de weg wijst naar wachtkamer of behandelkamer. Een andere optie is om met een tv-scherm en een vragenformulier de mensen zich te laten registreren en alvast plaats te laten nemen in de wachtkamer.

3. Identiteit

Het interieur van een wachtkamer en ontvangstruimte is een uitgelezen plek om je te presenteren als praktijk. Als mensen weten waar ze zijn, kunnen ze zich ook identificeren met de plek én met de waarden van de praktijk. Onderzoek wat er uniek is aan uw praktijk. Waarom keren cliënten terug? Is dat het persoonlijke contact van het toegewijde personeel? Zie het interieur als een verlengstuk van uw huisstijl en website. Huur een fotograaf in om mooie foto’s te schieten van het team en geef dit een prominente plek aan de muur. Heeft de wijk waarin uw praktijk staat een rijke historie? Refereer naar het verleden met een kunstige wand.

4. Daglicht

Daglicht vermindert stress. Zorg daarom voor een wachtkamer met daglicht. Bij behandelkamers is daglicht verplicht, hierdoor kan het voorkomen dat de wachtruimte geen ramen heeft. Probeer in dat geval de suggestie van daglicht te wekken. Denk aan speciale panelen voor in een systeemplafond met het effect van een wolkenlucht. Ramen met uitzicht naar buiten zijn altijd prettig, maar een gedeelte afplakken voor de privacy kan wel.

5. Planten

Uitzicht op groen vermindert stress. Dus heeft u een praktijk in een laan met mooie bomen? Zorg ervoor het uitzicht hierop gericht is. Heeft u deze mogelijkheid niet? Werk dan met binnenplanten. Het voordeel van planten is dat ze luchtzuiverend zijn en dus goed zijn voor het binnenklimaat. Wanneer u geen zin en tijd heeft om planten water te geven, dan koopt u kunstplanten bij de betere speciaalzaak. Tegenwoordig zijn er veel hippe mogelijkheden met kunstplanten, denk aan een plantenwand of -plafond.

6. Functionele decoratie

Weg met die standaard schilderijlijstjes, prullenbakken, kapstokken en whiteboards. Natuurlijk ze zijn allemaal nodig, maar zijn ze mooi? Tegenwoordig zijn er veel designoplossingen mogelijk, met simpele middelen. Denk aan het bedrukken van magnetische panelen om posters aan op te hangen met uw logo erop. Wees eens creatief met losse items zoals tijdschriftenrekken en kapstokhaken. Spuit ze over in een accent kleur en hang ze op verschillende hoogtes aan de muur, dan is het gelijk een ‘kunstwerk’ om naar te kijken.

7. Tijdverdrijf

Tijdens het wachten lijkt de tijd langzamer te gaan. Heeft uw praktijk een sociale functie waar mensen elkaar graag ontmoeten? Maak hier gebruik van door spelletjes neer te leggen in de wachtkamer, of zet een koffieautomaat neer. Door het stimuleren van activiteiten ontstaat er meer contact. Kijk hierbij ook naar de doelgroep. Zorg voor goede wifi als er veel jongeren komen en zoek voor ouderen doelgroepsgerichte tijdschriften en comfortabele hoge stoelen.

8. Zintuigen

Zorg voor een fijn kleurenplan en echte materialen, bijvoorbeeld een leestafel van massief hout. Zoek daarbij de mix met zachte materialen, denk aan stoffen bekleding van meubels en raambekleding voor een tactiele ervaring. Ook geur is belangrijk, wat ruiken cliënten als ze binnenkomen? In winkels wordt bewust een sinaasappelgeur verspreid voor een verfrissende en gastvrije ervaring. Door bewust te zijn van geur (en geluid), kunt u hierop inspelen. En wat wilt u de cliënten laten ‘proeven’? Ga bijvoorbeeld voor een lokaal geperst sapje en wees hier onderscheidend in. Door aan alle zintuigen te denken, creëert u de beste wacht beleving. Door een totaalconcept voor een prettig interieur te ontwikkelen, zullen de cliënten zich zeker thuis voelen in uw praktijk. Heeft u hierbij hulp en inspiratie nodig? Dan komt Laura Vellinga graag een keer vrijblijvend langs voor een ‘interieurscan’ ter kennismaking.

Laura Vellinga is interieurarchitecte en eigenaar van Lavelli interieurontwerp. Voor meer informatie en tips ga naar www.lavelli.nl of mail je vraag naar: info@lavelli.nl