9 tips om je mailbox overzichtelijk te houden

dinsdag 23 februari 2016
timer 5 min
Hoe fijn zou het zijn om helemaal niet meer te mailen? Helaas is dit een droom die waarschijnlijk niet snel werkelijkheid wordt. Maar er zijn wel manieren om ervoor te zorgen dat mailen slechts een kleine dagtaak is.

Met deze 9 tips kan jij effectiever communiceren.

 

1. Communiceer duidelijk

Maak er een gewoonte van om duidelijk te communiceren. Dat begint met een heldere onderwerpregel. De ontvanger weet daardoor direct waar het mailtje over gaat én bij een reply weet ook jij direct waar je het mailtje moet plaatsen. Bovendien maakt het achteraf een mailtje terugvinden ook makkelijker.

 

2. Wees in de zelf mail nog duidelijker

Wees niet alleen in de onderwerpregel duidelijk, maar kom ook in de mail zelf snel to the point. Wat wordt er verwacht van de ontvanger? Is het ter kennisgeving, een goedkeuring of een taak die uitgevoerd moet worden? Hoe concreter, hoe groter de kans dat het ook goed wordt uitgevoerd. Mail je meerdere mensen tegelijk? Zet dan @Naam gevolgd door de taak die voor die persoon bestemd is in de mail. Zo voorkom je dat de ontvangers denken dat een ander het wel oppakt.

 

3. Zet de e-mailmelder uit

Hoe hard je ook je best doet om er niet naar te kijken, toch glijdt je oog bij een nieuwe mail naar de hoek rechtsonder in je scherm. En voor je het weet heb je het mailtje gelezen en denk je ‘hier reageer ik straks op’. Met als gevolg: een inbox vol gelezen, maar nog niet afgehandelde mails. En nog erger, je bent continu afgeleid van de taak die echt je aandacht vraagt. Dat valt niet onder de noemer effectief mailen. Simpele oplossing: zet de meldingen uit. De hele inbox afsluiten werkt uiteraard nog effectiever.


4. Plan vaste mailmomenten 

Nu je je dag niet meer laat leiden door je mailbox (de meldingen staan immers uit) kun je zelf bepalen wanneer je je mail leest en beantwoordt. Vraag jezelf daarbij af: is de prioriteit van anderen je eerste prioriteit? Indien nee, begin de dag dan niet met het lezen van mail. Plan je dagelijkse mailmoment vlak voor of na lunchtijd en bijvoorbeeld aan het eind van de dag. Hang er ook een maximale tijd aan, bijvoorbeeld 2 keer een half uur.

 

5. Onderneem actie

Stel niet uit wat nu ook kan gebeuren. Oftewel, als je dan toch je mails bent aan het lezen, onderneem dan ook zoveel mogelijk direct actie. Beantwoord de mail, zet de opgegeven taak op je to-do-lijst of plan die vergadering direct in. Mails bewaren om ze later af te handelen, levert alleen maar dubbel werk op.

 

6. Sorteer je mails

Een lege inbox is een leeg hoofd. Archiveer mails direct nadat je ze afgehandeld hebt. Sla alleen niet door in het aantal mapjes om je mail te archiveren. Bij 100 mapjes ben je namelijk een halve dag bezig met alle mail sorteren. Nog nooit eerder je mail gesorteerd en geen zin om de huidige 3.000 mails te sorteren? Maak een map met ‘archief datum vandaag’ en stop daar alle gelezen mails in. Vanaf nu begin je met een schone lei. Als je toch nog een oude mail nodig hebt, dan kun je die terugzoeken in de archiefmap.

 

7. Stel regels in

De meeste mailboxen bieden de mogelijkheid om regels in te stellen. Krijg je bijvoorbeeld regelmatig mails van een projectgroep waar je niet direct iets mee moet? Of nieuwsbrieven die je wel wilt lezen, maar niet nu? Laat ze dan in een apart mapje binnenkomen door een e-mailregel in te stellen. Dat kan op basis van onderwerp, afzender of woordcombinatie. Extra voordeel: al die mails worden automatisch gearchiveerd bij binnenkomst.

 

8. Gebruik je smartphone effectief

Dankzij de smartphone heb je instant zicht op de binnenkomende mails. Dat kan handig zijn, maar ook hier geldt dat het vooral een stoorzender is en je veelal de mails wel leest, maar niet snel beantwoordt. Mails waar je meer dan 10 woorden aan moet spenderen, is vaak te tijdrovend op de mobiel. En dat betekent dat je alsnog alle mail 2 keer leest, op de mobiel en daarna op de desktop om te beantwoorden. Beperk dus het lezen van je mail op je smartphone of gebruik apps om berichten mobiel sneller te sorteren en archiveren.

 

9. Bel

Als het even kan, mail dan gewoon niet. Iets wat veel discussie of onduidelijkheid oproept, kan beter live of via de telefoon besproken worden. En als je snel antwoord nodig hebt, is de telefoon ook vaak vele malen effectiever. En ja, ook de vraag wie er mee gaat borrelen vanmiddag hoort niet thuis in de mail. Want de een moet er nog grappiger op reageren dan de ander. En zo wek je zelf in de hand dat je binnen een half uur 50 nieuwe mails te verwerken hebt.

bron: ikwilmobielwerken.nl

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
9 tips om je mailbox overzichtelijk te houden

Meer artikelen met dit thema

Salaris op tijd, medewerkers tevreden

13 okt 2022 timer3 min
Heb je als zorgondernemer één of meerdere werknemers in dienst dan heb je te maken met salarisadministratie.…
Lees verder »

Administratieve kracht inhuren verlaagt werkdruk zorgprofessionals

13 okt 2022 timer3 min
Het enorme personeelstekort in de zorg en de hoge administratieve lasten is reden voor een hoge werkdruk bij veel…
Lees verder »
Adviseur en oud-tandarts Jaap Verplanken
all_inclusiveAchtergrondartikel

Begeleiding buitenlandse tandartsen bij Tandarts Today: ‘Speciaal carrièrepad voor tandartsen’

6 sep 2022 timer5 min
Bij tandartspraktijken bestaat een groeiende vraag naar buitenlandse tandartsen. Oorzaak is onder meer het tekort…
Lees verder »

‘Assisteren de basis’: ‘Unieke spoedcursus voor assisteren aan de stoel’

1 sep 2022 timer4 min
De Dutch Dental Academy (DDA) ontwikkelde de cursus ‘Assisteren de basis’ als praktijktraining voor beginnende…
Lees verder »
Eric Tak: 'Het teamconcept stimuleert samenwerken en taken delegeren, waardoor het werk veel leuker wordt.' (Foto: Stefan Ammerlaan)
mic_external_onInterview

Eric Tak (Tandheelkunst) blikt terug: ‘Die hele tandheelkunde moet anders: stel de patiënt centraal’

25 aug 2022 timer5 min
Tandarts Eric Tak vertelt in MedischOndernemen dat hij door te experimenteren en regelmatig van de regels af te…
Lees verder »
Mieke Bergmans van Staas & Bergmans. Zorg voor uw mond
flash_onNieuws

Tandarts Mieke Bergmans: ‘Als een praktijkmanager eerst op de werkvloer heeft gestaan, is dat een pré’

6 jul 2022 timer3 min
Hoe denken praktijkhouders over de functie van praktijkmanager? We legden deze vraag voor aan tandarts Mieke…
Lees verder »
Gijs Ganzevles, fysiopraktijkhouder en praktijkmanager
mic_external_onInterview

Gijs Ganzevles (fysiopraktijkhouder en praktijkmanager): ‘Ik heb goed zicht op de organisatie, ik sta er middenin’

10 jun 2022 timer4 min

Gijs Ganzevles heeft samen met zijn maat een maatschap: Fysiotherapie Bergstraat in Amersfoort. Hij werkt als…

Lees verder »