Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

vrijdag 23 januari 2015
timer 2 min
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Maar als praktijkmanager streef je natuurlijk naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

 

Elektronische gegevens

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan je bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

  • Je zet alle gegevens over.
  • Je  zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je  zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je  kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je  zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je  plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Laat je (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je praktijk, ook onder de fiscale bewaarplicht.

bron: Belastingdienst

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

Meer artikelen met dit thema

Meer mkb’ers in de zorg vragen bijstand aan
flash_onNieuws

Meer mkb’ers in de zorg vragen bijstand aan

7 aug 2018 timer2 min
Het aantal bijstandsaanvragen door zelfstandigen in de zorgsector is in het tweede kwartaal van dit jaar met 17…
Lees verder »
Maatschap starten? Preventie voorop!
person_outlineBlog

Maatschap starten? Preventie voorop!

31 jul 2018 timer2 min
Ik legde een financieel specialist in de zorg uit wat ik doe: tandartsen die ook praktijkhouder zijn coachen in…
Lees verder »
Juristen van Famed en Infomedics oneens over interpretatie AVG
flash_onNieuws

Juristen van Famed en Infomedics oneens over interpretatie AVG

25 jul 2018 timer3 min
Is er onder de AVG wel of geen uitdrukkelijke toestemming van de patiënt nodig als een praktijkhouder het eigendom…
Lees verder »
1 procent verzekerden maakt kwart zorgkosten
flash_onNieuws

1 procent verzekerden maakt kwart zorgkosten

25 jul 2018 timer1 min
1% van alle verzekerden in Nederland (174 duizend personen) maakt 25% van de zorgkosten uit de Zorgverzekeringswet…
Lees verder »
InFocus: 'Een goed contract is meer dan de beste prijs'
flash_onNieuws

InFocus: 'Een goed contract is meer dan de beste prijs'

23 jul 2018 timer4 min
Voorpraktijken houdt zich sinds 2011 fulltime bezig met inkoopadvies en contractbeheer rondom facilitaire zaken…
Lees verder »
Resultaten onderzoek Ondernemen in de Mondzorg: meer patiënten, minder marketing
flash_onNieuws

Resultaten onderzoek Ondernemen in de Mondzorg: meer patiënten, minder marketing

23 jul 2018 timer2 min
Hoe gaat het op dit moment met de ondernemers in de mondzorg? Dat zoeken MedischOndernemen en adviesbureau Dentiva…
Lees verder »
NZa gaat extra geld voor huisartsen in achterstandswijken op een andere manier verdelen
flash_onNieuws

NZa gaat extra geld voor huisartsen in achterstandswijken op een andere manier verdelen

19 jul 2018 timer2 min
De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) heeft de postcodelijst voor de verdeling van de opslag voor achterstandswijken…
Lees verder »
De kansen van Value Based Health Care in de fysiotherapie
flash_onNieuws

De kansen van Value Based Health Care in de fysiotherapie

18 jul 2018 timer6 min
Value Based Health Care (VBHC) is ‘hot’ en dat is te merken. De term is inmiddels niet meer weg te denken uit de…
Lees verder »