Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

vrijdag 23 januari 2015
timer 2 min
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Maar als praktijkmanager streef je natuurlijk naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

 

Elektronische gegevens

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan je bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

  • Je zet alle gegevens over.
  • Je  zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je  zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je  kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je  zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je  plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Laat je (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je praktijk, ook onder de fiscale bewaarplicht.

bron: Belastingdienst

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

Meer artikelen met dit thema

Tandzorg Groep vindt boete terecht
flash_onNieuws

Tandzorg Groep vindt boete terecht

13 apr 2018 timer2 min
De Tandzorg Groep, met acht tandartspraktijken in Noord- en Zuid-Holland, legt zich neer bij een boete van 400.000…
Lees verder »
NZa geeft hoogste boete in de mondzorg ooit
flash_onNieuws

NZa geeft hoogste boete in de mondzorg ooit

13 apr 2018 timer3 min
Tandzorg Groep, een bedrijf met acht tandartspraktijken in Noord- en Zuid-Holland, is beboet voor 400.000 euro…
Lees verder »
De noodzaak van nieuwe zorginkoop: Deel 3
flash_onNieuws

De noodzaak van nieuwe zorginkoop: Deel 3

11 apr 2018 timer3 min
Vier deskundigen laten in drie delen van ‘De noodzaak van nieuwe zorginkoop’ hun licht schijnen over een…
Lees verder »
De noodzaak van nieuwe zorginkoop - Deel 2
flash_onNieuws

De noodzaak van nieuwe zorginkoop - Deel 2

5 apr 2018 timer4 min
Vier deskundigen laten in drie delen van ‘De noodzaak van nieuwe zorginkoop’ hun licht schijnen over een…
Lees verder »
NZa: Goede Vrijdag is feestdag
flash_onNieuws

NZa: Goede Vrijdag is feestdag

5 apr 2018 timer1 min
De Nederlandse Zorgautoriteit geeft aan dat Goede Vrijdag als feestdag wordt erkend en dat voor huisartsen die…
Lees verder »
Declareren onder de AVG
flash_onNieuws

Declareren onder de AVG

5 apr 2018 timer5 min
De nieuwe privacywetgeving heeft invloed op uw declaratieproces. Het levert wat betreft het factureren via een…
Lees verder »
Inspiratie voor de fysiotherapiepraktijk van de toekomst
flash_onNieuws

Inspiratie voor de fysiotherapiepraktijk van de toekomst

3 apr 2018 timer5 min
Met een opgefrist businessmodel, meer data en meer technologie kun je bouwen aan de fysiotherapiepraktijk van de…
Lees verder »
De noodzaak van nieuwe zorginkoop: Deel 1
flash_onNieuws

De noodzaak van nieuwe zorginkoop: Deel 1

29 mrt 2018 timer4 min
Vier deskundigen laten in drie delen van ‘De noodzaak van nieuwe zorginkoop’ hun licht schijnen over een…
Lees verder »