Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

vrijdag 23 januari 2015
timer 2 min
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Maar als praktijkmanager streef je natuurlijk naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

 

Elektronische gegevens

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan je bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

  • Je zet alle gegevens over.
  • Je  zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je  zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je  kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je  zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je  plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Laat je (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je praktijk, ook onder de fiscale bewaarplicht.

bron: Belastingdienst

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

Meer artikelen met dit thema

Geldt het kerstpakket als loon?
flash_onNieuws

Geldt het kerstpakket als loon?

2 nov 2017 timer2 min
In de Werkkostenregeling wordt geregeld wat en hoeveel u belastingvrij aan uw medewerkers kunt besteden.…
Lees verder »
Zzp-tandarts werkend voor één opdrachtgever is geen ondernemer
flash_onNieuws

Zzp-tandarts werkend voor één opdrachtgever is geen ondernemer

1 nov 2017 timer3 min
Het hof van Arnhem-Leeuwarden heeft bepaald dat een tandarts die voor één opdrachtgever werkt geen ondernemer is…
Lees verder »
Eenvoudiger declareren vermindert administratielast huisartsen
flash_onNieuws

Eenvoudiger declareren vermindert administratielast huisartsen

31 okt 2017 timer2 min
Samenwerking tussen zorgverzekeraar DSW, huisartsenkring en Zorgorganisatie Eerste Lijn bracht de…
Lees verder »

Van Ree Accountants: nieuwe vestiging Nieuwegein

25 okt 2017 timer2 min
Begin september opende Van Ree Accountants een nieuwe vestiging in Nieuwegein. Vanuit de nieuwe vestiging in…
Lees verder »
Gezamenlijk project maakt uitkomsten eerstelijnsfysiotherapie meetbaar
flash_onNieuws

Gezamenlijk project maakt uitkomsten eerstelijnsfysiotherapie meetbaar

24 okt 2017 timer1 min
Concept-datasets om de uitkomst van een behandeling van een patiënt met aspecifieke lage rugpijn met COPD te…
Lees verder »
'Betaal ook eerstelijnsprofessionals uit de Wlz voor de zorg aan langdurig zieken'
flash_onNieuws

'Betaal ook eerstelijnsprofessionals uit de Wlz voor de zorg aan langdurig zieken'

12 okt 2017 timer2 min
Alle langdurige zorg bekostigen vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz), ook als die zorg aan huis geleverd wordt door…
Lees verder »
Slecht werkgeverschap kost geld: de billijke vergoeding
flash_onNieuws

Slecht werkgeverschap kost geld: de billijke vergoeding

12 okt 2017 timer3 min
Als u medewerkers ontslaat, moet u hen volgens de WWZ niet alleen een transitievergoeding betalen, maar soms ook…
Lees verder »
Mismatch tussen vraag en aanbod huisartspraktijken
flash_onNieuws

Mismatch tussen vraag en aanbod huisartspraktijken

11 okt 2017 timer3 min
Wat zijn de trends op de markt van eerstelijnspraktijken? Drie sectorspecialisten van ABN AMRO nemen deze week de…
Lees verder »