Binnenkijken bij: De kiezel, centrum voor tandheelkunde in Noord-Scharwoude

In 2007 begon Kira als Praktijkmanager en sinds 2012 stuurt ze het team van De Kiezel aan. “Eerst deed ik dat samen met een collega. Maar toen zij na haar zwangerschapsverlof niet op de praktijk terugkeerde, ben ik mijn volledige uren hier gaan draaien.” Daarvoor werkte ze ook parttime bij een andere praktijk. “Dat ik hier volledig terecht kon, was erg fijn. Bij de andere praktijk werden afspraken of besluiten soms veranderd buiten mijn weten om. Dan kun je managen wat je wilt, maar dat werkt niet.” Bij De Kiezel vindt ze dat vertrouwen wel. “Jos, de tandarts, laat me echt mijn gang gaan. Dat voelt goed.”

‘Ik begon in de tandartspraktijk van mijn ouders’

Dat ze na haar studie Arbeids en Organisatie Psychologie bij de UVA in de tandartsenwereld terecht kwam, is niet erg verrassend. “Mijn ouders hadden een tandartspraktijk. Daar ben ik als assistente begonnen. Later ben ik doorgegroeid tot Praktijkmanager.”

Dit doet Kira zes uur per dag, vijf dagen per week. “De financiën doet Jos. Ik richt me op personeelszaken, dus roosters maken en zorgen voor vervanging. Maar ook verlofregelingen en werven van personeel en stagiairs. Ik onderhandel met leveranciers, zorg voor reclame en marketing en ik houd het kwaliteitshandboek up to date,” gaat Kira nog even door. “Ik probeer projecten op te starten en draaiende te houden (bijvoorbeeld samenwerking zoeken met huisartsen in de regio), daarnaast is het mijn taak om wanbetalers achter hun broek aan te zitten door bijvoorbeeld betalingsregelingen te treffen en te monitoren.” Aan haar takenpakket lijkt geen eind te komen, maar zelf heeft ze de beste samenvatting. “Eigenlijk ben ik er om iedereen lekker te laten werken.” Zelf mist ze het werk in de behandelkamers niet. “Deze functie met alle afwisseling vind ik heel fijn. Soms zit ik nog wel even achter de balie, het is leuk om patiënten zelf te spreken.”

Patiëntgesprek in de behandelstoel

En dan heeft ze het nog niet gehad over haar facilitaire taken, die de komende tijd veel aandacht zullen vragen. “We moeten echt uitbreiden. Op dit moment hebben we vijf tandartsen, vijf preventie-assistentes, zes assistentes, een mondhygiëniste en een baliemedewerkerster. Ons klantenbestand bestaat uit zo’n 5000 patiënten, terwijl we maar vier behandelkamers hebben. De tandartsen hebben bijvoorbeeld erg behoefte aan spreekkamers waarin ze rustig met patiënten kunnen zitten. Gesprekken vinden nu vaak plaats in de stoel,” lacht Kira.

Persoonlijke betrokkenheid

“We zijn een hecht team en alle medewerkers voelen zich persoonlijk betrokken bij hun patiënten. Wanneer één van ons zich ziekmeldt, regelt de vervanging zich soms vanzelf via Whatsapp”, legt Kira uit. Die persoonlijke betrokkenheid merken niet alleen de medewerkers in praktijk, blijkt in de wachtkamer. Daar zit Afra Langendijk in afwachting van haar afspraak. Ze rijdt speciaal om voor behandelingen bij De Kiezel. “Ik kom hier graag. Anders dan bij mijn vorige tandarts, denken ze hier goed met je mee. Ze zijn persoonlijk betrokken en beschikken over de modernste apparatuur. Zeker met wat complexere behandelingen is het fijn om te weten dat je in goede handen bent.”

‘Iedere praktijkmanager werkt vanuit zijn/haar eigen kracht’

In 2011 sloot Kira zich aan bij het PraktijkmanagersNetwerk en niet voor niets is ze nog steeds lid. “Ik heb er heel veel aan. We hebben een Whatsapp-groep in de regio waar we ervaring en informatie uit kunnen wisselen.” Echt tips heeft Kira niet voor andere praktijkmanagers: “iedereen doet dit vak vanuit zijn of haar eigen kracht. Met hoeveel taken je ook begint, je groeit er vanzelf wel in.”

Gezocht: Praktijkeigenaar!

Natuurlijk is het PraktijkmanagersNetwerk er om elkaar een handje te helpen. Dus ook met de zoektocht van een tandarts die het leuk lijkt om praktijkeigenaar te worden van De Kiezel in Noord-Scharwoude. “Jos is voornemens zich meer bezig te houden met behandelingen, implantologie en het geven van les. Tijd om de verantwoording voor de praktijk te nemen is dan beperkt. Daarom zoeken wij een zesde tandarts voor onze praktijk die ook de praktijkhouder wordt.”

Ben of ken jij deze tandarts? Laat het weten via jolthof@medischondernemen.nl