De laatste maand van het jaar, een mooie tijd om je mailbox op te schonen. Hier enkele tips voor een verfrissende eindejaarsschoonmaak in je grote verzameling post van je digitale brievenbus.
Digitale eindejaarsschoonmaak: Baas over je mailbox
donderdag 7 december 2017
3 min
Eerst even de feiten. Gemiddelde checken we elf keer per uur onze mailbox, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd verspillen we daarmee aan e-mails, als voortdurende onderbreking van onze werkzaamheden. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. De verwachting is dat wij niet langer dan drie minuten kunnen werken aan onze taak, zonder onderbroken te worden. Mailberichten zijn dus al een trigger op zich, laat staan als je mailbox een rommeltje is. Tijd voor de grote schoonmaak!
Drastische maatregelen
Onze inbox zou eigenlijk enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails moeten in specifieke folders terechtkomen. Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails. E-mails moet je dus eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC.
- DELETED : al je verwijderde e-mails.
- READ : mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails.
- ARCHIEF : behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen.
- SENT : verzonden e-mails.
- TASKS : e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten.
- INBOX : daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn.
- CC : alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt.
De vier D's voor een goede indeling
Nieuwe mails deel je opnieuw gestructureerd in. Aan het einde van je werkdag moet je inbox liefst leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box. Voor inkomende mail zijn er vier D’s:
- Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt.
- Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen.
- Delegate : geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging.
- Delay : plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt.
'Aan het einde van de werkdag moet je mailbox moet leeg zijn, je laat je post ook niet in de brievenbus zitten'
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Coach Chris Eijkenaar helpt fysiopraktijken zichzelf opnieuw uit te vinden: ‘Kijk met een ondernemersbril naar je meerwaarde’
3 okt om 10:30 uur8 minOndernemerscoach Chris Eijkenaar helpt ondernemende praktijkhouders duurzaam te groeien met hun fysiopraktijk,…
Lees verder »
Bellen met Lotte: Complete telefonieoplossing die voor rust en overzicht in de praktijk zorgt
1 okt om 13:34 uur4 minBellen met Lotte biedt een complete telefonieoplossing voor de eerstelijnszorg om zorgverleners weer tijd te…
Agilio Verbetertraject: Continu verbeteren van de praktijkvoering, patiëntenzorg én teamsamenwerking
17 sep om 09:29 uur5 minAgilio Software Nederland biedt als kennisprovider een nieuw traject aan waarin praktijkmanagers op basis van…
Infomedics introduceert Declaratieservice Plus: ‘Kwaliteit en cashflow van de praktijk verbetert en declaratieproces wordt efficiënter’
10 sep om 13:00 uur5 minInfomedics is van een relatief kleine factoringaanbieder in vijftien jaar uitgegroeid naar een alom aanwezige…
‘One-stop-shop’ voor ICT in de eerstelijnszorg: Cobbler focust op veiligheid, innovatie en proactieve ondersteuning
9 sep om 12:00 uur4 minCobbler is een ICT-dienstverlener speciaal voor de eerstelijnszorg. Hun doel is om alle ICT-vraagstukken over…
Arts en Zorg introduceert Gezond.nl: Digitale toegangsroute tot eerste lijn die de huisarts ontzorgt
4 sep om 12:00 uur7 minAmon van den Borg, directeur van Arts en Zorg, schetst hoe de groei van zijn organisatie leidde tot de…
Lees verder »
Dental Clinics en ReviewCollect over hun succesvolle samenwerking: ‘Lovende reviews bieden een enorme positieve energie aan het hele team’
16 jul om 14:00 uur8 minDental Clinics heeft de afgelopen jaren een indrukwekkende groei doorgemaakt. Sinds 2021…
Innovatie in de tandheelkunde: de kracht van software
19 jun om 10:30 uur5 minIn de moderne tandartspraktijk staat het bieden van hoogwaardige zorg centraal, maar een efficiënte…
Reactie toevoegen