Maak je personeelsdossiers 'WWZ-proof'

donderdag 23 juli 2015
timer 3 min
Het wordt steeds belangrijker dat personeelsdossiers compleet zijn. Het dossier vormt namelijk een juridische basis in het kader van de (gewijzigde) Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Een compleet dossier is nodig om eventueel een ontslagprocedure te kunnen starten.

Volgens de Wet Werk en Zekerheid moet aangetoond kunnen worden dat een disfunctionerende medewerker gestimuleerd en gesteund is in het verbeteren van zijn functioneren. Volgens de WWZ heeft de medewerker ook recht op scholing. Als dit niet aantoonbaar is geregeld, is het heel moeilijk om de medewerker te ontslaan.

 

Tips voor het opbouwen van een dossier dat ‘WWZ-proof’ is:

  • Voer ten minste twee maal per jaar een functioneringsgesprek en een maal per jaar een beoordelingsgesprek. Een goede verslaglegging van de gesprekken is van groot belang.
  • Bied de medewerker scholing aan en leg dat vast.
  • Geef bij disfunctioneren duidelijk aan waarom de medewerker niet functioneert. Hierbij is het belangrijk dat afspraken en doelstellingen concreet en SMART geformuleerd zijn.
  • Geef de medewerker de tijd en de gelegenheid om het functioneren te verbeteren. Houd dan ook regelmatig evaluatiegesprekken en leg dit ook weer schriftelijk vast.
  • Bied de medewerker een passende functie aan.

 

Bij het vastleggen en documenteren hebben we te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). In het kader van privacybescherming , is het belangrijk dat de dossiers afgeschermd en beveiligd worden. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Dit is natuurlijk 'rekbaar' maar in een 'gemiddeld' personeelsdossier (dat ook 'WWZ-proof' is) van een medewerker in een eerstelijnspraktijk wordt de volgende informatie opgenomen:

  • De basisgegevens van de medewerker zoals naam/adres/woonplaats., geboortedatum etc.
  • Model opgaaf gegevens voor loonheffingen
  • Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
  • Kopie identiteitsbewijs
  • Kopie diploma’s en certificaten
  • Kopie vaccinatiebewijzen
  • Kopie VAR (voor freelancers)
  • BIG-registratie (voor tandartsen)
  • Verslagen functionerings- en/of beoordelingsgesprekken
  • Gegevens m.b.t. het ziekteverzuim en vakantie
  • Registratie m.b.t. vaardigheden van de medewerker

Dit kan natuurlijk met veel documenten worden uitgebreid zoals geheimhoudingsverklaring voor patiënten en overeenkomst voor het gebruik van sleutels voor kluisjes en alarm. In het kader van juridische bewijslast is het belangrijk dat de arbeidsovereenkomst en verslagen van individuele gesprekken getekend zijn door beide partijen.

 

Bewijslast

Het lijkt een flinke klus en hiervoor geldt ook het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Start met het bundelen van de informatie zodra een nieuwe medewerker zijn entree maakt. Zie het niet als een last, maar als ‘bewijslast’. Een compleet personeelsdossier is aantoonbaar bewijs dat u er alles aan gedaan heeft om de medewerker een passende functie te bieden. Indien dan alsnog blijkt dat alle maatregelen geen succes hebben, heeft een ontslagprocedure kans van slagen.Uiteraard moet een ontslag zoveel mogelijk voorkomen worden, een gelukkige en goed functionerende medewerker draagt tenslotte ook weer bij aan een goed functionerende praktijk. Dit komt de patiëntentevredenheid vanzelfsprekend ook weer ten goede.

 

Ing. Petra van der Zwan adviseert tandartspraktijken op het gebied van kwaliteitsmanagement, wet- en regelgeving, praktijkmanagement en Lean oplossingen, is Lead Auditor kwaliteitsmanagementsysteem ISO-9001 en eigenaar van Invert Innovatie Management. www.invert-innovatie.nl

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Bianka Hol, praktijkmanager Huisartsenpraktijk Rozet: ‘Personeel in de zorg is je grootste kapitaal’
flash_onNieuws

Bianka Hol, praktijkmanager Huisartsenpraktijk Rozet: ‘Personeel in de zorg is je grootste kapitaal’

11 feb 2020 timer4 min
‘De ontwikkeling van personeel is heel belangrijk’, vertelt Bianka Hol, praktijkmanager bij Huisartsenpraktijk…
Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake tijdens PM On Tour: ‘Ga met medewerkers in dialoog en kom erachter wat er speelt’
flash_onNieuws

Charlotte van den Wall Bake tijdens PM On Tour: ‘Ga met medewerkers in dialoog en kom erachter wat er speelt’

11 feb 2020 timer3 min
Charlotte van den Wall Bake, voorzitter Nederlandse Orde van Beroepscoaches (NOBCO) en coach voor onder andere…
Lees verder »
Joost de Waard bij PM On Tour over verzuim: ‘Maak medewerkers zelf verantwoordelijk’
flash_onNieuws

Joost de Waard bij PM On Tour over verzuim: ‘Maak medewerkers zelf verantwoordelijk’

11 feb 2020 timer2 min
Joost de Waard, senior adviseur HRM bij Visser & Visser, vertelt tijdens PM On Tour op 6 februari in Zwolle…
Lees verder »
Uitnodiging aan praktijken: doe mee aan onderzoek verduurzaming (milieu en klimaat) eerstelijnszorg
flash_onNieuws

Uitnodiging aan praktijken: doe mee aan onderzoek verduurzaming (milieu en klimaat) eerstelijnszorg

10 feb 2020 timer2 min
Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport onderzoekt hoe het de eerstelijnszorg makkelijker kan worden…
Lees verder »
Minister Bruins: ‘Mondgezonde generatie vergt samenwerking van veldpartijen’
flash_onNieuws

Minister Bruins: ‘Mondgezonde generatie vergt samenwerking van veldpartijen’

5 feb 2020 timer3 min
Het is belangrijk dat kinderen naar de mondzorgverlener gaan en zorgverleners binnen en buiten de mondzorg dienen…
Lees verder »
Tweede Kamer: ‘Nieuwe wet tegen zorgfraude zit vol gaten’
flash_onNieuws

Tweede Kamer: ‘Nieuwe wet tegen zorgfraude zit vol gaten’

30 jan 2020 timer3 min
Nieuwe regels om cowboys te weren uit de gezondheidszorg gaan niet ver genoeg, vindt de Kamer. Kamerleden kwamen…
Lees verder »
Diek Scholten (NVMT): ‘Data-analyse geeft fysio's inzicht in directe omgeving’
flash_onNieuws

Diek Scholten (NVMT): ‘Data-analyse geeft fysio's inzicht in directe omgeving’

30 jan 2020 timer5 min
Diek Scholten (NVMT) geeft tijdens Fysiopraktijk Anno Nu 2020 - op 7 maart in Utrecht - een workshop over…
Lees verder »

Grotere praktijk? Controleer of u valt onder de Informatieplicht energiebesparing!

29 jan 2020 timer2 min
Als uw praktijk per jaar 50.000 kWh elektriciteit of 25.000 m3 aardgas (equivalent) verbruikt, dan valt u onder…
Lees verder »