Vakantieplanning maken? Deze tips maken het makkelijk(er)

donderdag 23 juni 2016
timer 3 min
De zomer is begonnen en dus komt ook de vakantieperiode in zicht, met bijbehorende vakantieplanning. Vaak is het een enorme puzzel om in deze tijd een goede bezetting te hebben. Met deze 6 tips wordt het een stuk makkelijker.

1. Stel een deadline

Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar te maken. Als dat niet gebeurt, is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je kan een vakantieplanning pas maken als alle vakantieaanvragen zijn ontvangen.

 

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

In een basisrooster voor het hoogseizoen stel je de minimale bezettingsgraad vast per functie. Je gaat na hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Daarbij is het belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in de praktijk af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Vergelijk het met andere perioden en met voorgaande jaren. 

 

3. Inventariseer knelpunten

De volgende stap is het invullen van het basisrooster aan de hand van de vakantieaanvragen. Zo zie je al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting. Er zullen ook weken zijn dat er meer mensen aanwezig zijn dan nodig is. Dat is geen probleem, mits er voldoende werk voorhanden is:: zo is er eindelijk tijd voor de klussen die eerder bleven liggen.

 

4. Zoek oplossingen voor onderbezetting

Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakanties onderling uitkomen, zoals het geval is bij  zelfroosteren. Lukt dat niet? Dan beslis jij welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij let je op verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract.  Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. Let wel, dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.


Blijven er gaten over? Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vang je al een groot deel van de onderbezetting op.

 

5. Vakantieaanvraag weigeren

Pas op met het afwijzen van een vakantieaanvraag. Doet dit alleen als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden als:

  • een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
  • speciale afspraken in de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt
  • de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering (deze problemen moet je als werkgever goed kunnen onderbouwen)
In alle andere gevallen kun je een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. Bied een redelijk alternatief wanneer je de vakantieaanvraag weigert. Het is belangrijk voor de verstandhouding dat dit in goed overleg gebeurt.

6. Maak de vakantieplanning algemeen bekend

Een helder schema biedt een hoop duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze bijvoorbeeld bij ziekte in één oogopslag wie wel of niet voor vervanging beschikbaar is. Maak daarom de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een geprinte versie op een centrale plek en/of deel hem digitaal.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Vakantieplanning maken? Deze tips maken het makkelijk(er)

Meer artikelen met dit thema

Zoektocht naar praktijkondersteuners gestart
flash_onNieuws

Zoektocht naar praktijkondersteuners gestart

23 okt 2015 timer1 min
Deze week is de zoektocht gestart naar 600 ervaren zorgprofessionals die de overstap willen maken naar de…
Lees verder »
Als praten met een overspannen medewerker niet (meer) werkt
flash_onNieuws

Als praten met een overspannen medewerker niet (meer) werkt

22 okt 2015 timer3 min
Je zit, als leidinggevende, al enige tijd met een probleem. Je ziet dat een medewerker al maandenlang op haar…
Lees verder »
Blog: Levensles van Marco Borsato
person_outlineBlog

Blog: Levensles van Marco Borsato

22 okt 2015 timer2 min
Wat kunt u leren van een Marco Borsato-lied? Niet veel, is misschien uw eerste gedachte. Maar ook al bent u geen…
Lees verder »
Jurisprudentie: Arts mag niet zonder meer vertrouwen op de assistent
flash_onNieuws

Jurisprudentie: Arts mag niet zonder meer vertrouwen op de assistent

22 okt 2015 timer7 min
Het Regionaal Tuchtcollege gaf een waarschuwing aan een huisarts omdat hij blindelings vertrouwde op het oordeel…
Lees verder »
KNMT en ANT richten samen vereniging op
flash_onNieuws

KNMT en ANT richten samen vereniging op

21 okt 2015 timer1 min
De beroepsorganisaties van tandartsen KNMT en ANT slaan de handen ineen en richten een vereniging op voor…
Lees verder »
VAR-verklaring blijft langer geldig
flash_onNieuws

VAR-verklaring blijft langer geldig

20 okt 2015 timer1 min
De nieuwe zzp-wet gaat in per 1 april 2016 in plaats van 1 januari. Dat heeft staatssecretaris Wiebes van…
Lees verder »
Zo overleef je je oververmoeidheid
flash_onNieuws

Zo overleef je je oververmoeidheid

15 okt 2015 timer4 min
De oorzaken voor vermoeidheid kunnen legio zijn. Een zware stressvolle baan, de aanwezigheid van een baby in huis…
Lees verder »
Veranderingen in verlof
flash_onNieuws

Veranderingen in verlof

8 okt 2015 timer4 min
Uw medewerkers hebben recht op verlof voor het krijgen en verzorgen van kinderen. Wat zijn de laatste…
Lees verder »