Zo houd je protocollen levend in de tandartspraktijk

donderdag 19 oktober 2017
timer 6 min
In veel te veel praktijken liggen de protocollen vooral in de kast en zitten ze niet in de hoofden van de medewerkers. Wat kunt u doen om te zorgen dat de medewerkers de protocollen ook kennen en ernaar handelen?

Protocollen leggen vast wat medewerkers in een gegeven situatie doen en met welke middelen ze dat moeten doen. Een protocol geeft duidelijkheid wat er moet klaarliggen en hoe je iets uitvoert, maar kan ook vertellen welke informatie je de patiënt geeft.

 

Aandacht geven 

Het is ingewikkeld om protocollen in de praktijk goed in te voeren, onder de aandacht te houden en te vernieuwen. Dat weten praktijkmanagers als geen ander. Het is als een tuin. Je kunt de mooiste plantjes planten, maar zonder aandacht staat er na verloop van tijd veel onkruid in de tuin.

 

Om protocollen in je praktijk leven te houden, is het essentieel :

  • dat iedereen weet waarom protocollen belangrijk zijn
  • dat je weet wie welke inhoudelijke kennis heeft.
  • om te weten welke kennis het hele team moet hebben
  • om te testen welke kennis het team op dit moment heeft.


Het belang van protocollen

Protocollen zijn het middel bij uitstek om vast te leggen hoe je dingen precies doet en vandaaruit te ontdekken hoe verschillend je van je collega kan zijn. Van die verschillen kun je leren en ontdekken wat de beste aanpak is. Je hoeft niet alles precies hetzelfde te doen. Protocollen kunnen ook ruimte laten voor verschillende routes. Er leiden meerdere wegen naar Rome. Maar hoe minder variatie, hoe makkelijker en beter het wordt.

 

En ja, protocollen zijn ook verplicht. De IGZ (IGJ sinds 01-10-2017) controleert of je aan bijvoorbeeld de WIP-richtlijnen of de radiologierichtlijnen voldoet. Die zijn dus van bovenaf opgelegd. Dat maakt het niet leuker, of makkelijker. Dat maakt het wel belangrijker om ervoor te zorgen dat het team weet hoe het zit en die richtlijnen en protocollen in de praktijk ook daadwerkelijk naleeft.

 

Het hele team betrokken maken

Maar hoe zorg je nu dat het team de protocollen kent en ter harte neemt? Dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Vaak is één van de praktijkmedewerkers erg begaan met het naleven van bijvoorbeeld de WIP-richtlijn. Als je niet oppast, blijft hij of zij hangen tussen een 'roepende in de woestijn' en een politieagent.

 

Om ervoor te zorgen dat protocollen levend blijven, moet je ervoor zorgen dat het team als geheel ook betrokken is bij het opschrijven van het protocol en het checken ervan, of het nog steeds klopt wat er staat. Dit kan door een paar protocollen per maand uit te printen en te checken. Klopt het allemaal nog? Maak iemand bijvoorbeeld eigenaar van een protocol. Deze medewerker checkt 2 keer per jaar of de inhoud nog klopt en geeft dit aan bij de praktijkmanager. Neem de eventuele wijzigingen door in het werkoverleg of de nieuwsbrief. Bij het levend houden van een protocol is dit onderhoud ervan erg belangrijk.

 

Een protocol opstellen

Je start dus met een basisset van protocollen. Op de site van de KNMT staat welke je nodig hebt, met een aantal voorbeelden. Ook staan er richtlijnen die voor de tandheelkunde gelden. De eerste stap is om te kijken wat er wettelijk al geregeld is en hoe je dat in je eigen praktijk zou moeten toepassen. Als er niets wettelijk geregeld is, dan kan je zelf beginnen met het standaard format van een protocol in te vullen (zo'n standaard vind je op www.dentiva.nl ).

 

Maak je bijvoorbeeld een protocol voor het leggen van een composiet vulling? Dan begin je met het beschrijven van de instrumenten die klaar moeten liggen en wat tandarts en assistent achtereenvolgens moeten doen.

 

Om het levendiger te maken, is het belangrijk om dit door drie verschillende medewerkers te laten doen. Zeker over het onderwerp restauraties kunnen grote verschillen ontstaan. Wie gaat de verschillen analyseren? En, wie hakt de knoop door? De praktijkmanager kan de neiging hebben dit naar zich te toe te trekken. De ervaring leert dat dit niet handig is.

 

Het is beter om de drie behandelaars bij elkaar zetten. Je laat ze allemaal zelf de analyse doen en een besluit nemen over wat nu de beste benadering is. Ook kun je de drie medewerkers na elkaar het formulier laten invullen. Medewerker twee ziet dan wat nummer één heeft ingevuld en vult aan. De derde vult dat weer aan en daarna bespreken zij wat het definitieve protocol moet zijn. Natuurlijk kost dit tijd, maar na de eerste slag is het een kwestie van bijhouden. Als je alle protocollen verdeelt over het team, dan is iedereen er meer bij betrokken en zijn de protocollen sneller geüpdatet.

 

Ook spelenderwijs ku n je de kennis toetsen.  We komen regelmatig praktijken tegen die iedere maand bijvoorbeeld 3 patiënten laten toetsen door een collega tandarts. De praktijkmanager pikt willekeurig een aantal patiënten uit de agenda en wijst die toe aan een andere behandelaar. Ook zijn er praktijken die iedere maand een losse vraag uitdelen aan de medewerkers om die dag uit te zoeken of extra aandacht aan te geven. Hiervoor is zelfs een kaart spel ontwikkeld.

 

Iedereen op de hoogte

Door deze werkwijze zijn er in ieder geval drie medewerkers goed op de hoogte van het betreffende protocol. Ook met een groter team moet je ervoor zorgen dat iedereen daadwerkelijk op de hoogte is. Dat kan je bijvoorbeeld doen door de protocollen periodiek rond te sturen, casussen te bespreken bij een overleg of aandacht te vragen bij een dagstart. De inspectie vereist zelfs dat de kennis van de protocollen toetsbaar is, middels een paraaf van de medewerker op ieder protocol.

 

Tips:

             Zorg dat de protocollen worden opgesteld door verschillende medewerkers samen

             Zorg dat iedereen op de hoogte is van het protocol en dat iedere medewerker het protocol   parafeert

             Kwaliteitenspel tandheelkunde (http://www.kwaliteitinmensen.nl/index.php/kwaliteitenspel/kwaliteitenspel-tandheelkunde)

 

Klaar voor de inspectie?

Tijdens de training ‘Protocollen op orde, klaar voor inspectiebezoek’ op donderdag 16 november aanstaande hoor je welke protocollen er echt moeten zijn, hoe je deze opstelt en levend houdt bij je collega’s. Ook laten je we je zien hoe een inspectiebezoek eruit ziet. Na afloop krijg je de checklist ‘Is mijn tandartspraktijk klaar voor een bezoek van de inspectie?’ mee naar huis.

Door: Margreet Wielinga, praktijkconsultant bij Dentiva.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Zo houd je protocollen levend in de tandartspraktijk

Protocollen geven de kwaliteit van tandartspraktijken een boost.

Meer artikelen met dit thema

ANT: ‘Verzekeraars, doe meer aan toegang mondzorg kinderen’
flash_onNieuws

ANT: ‘Verzekeraars, doe meer aan toegang mondzorg kinderen’

21 aug 2019 timer2 min
Tandartsorganisatie ANT vindt dat verzekeraars meer kunnen doen aan de toegang tot mondzorg van kinderen.…
Lees verder »
Frauderende Limburgse apotheker uit BIG-register geschrapt
flash_onNieuws

Frauderende Limburgse apotheker uit BIG-register geschrapt

19 aug 2019 timer2 min
Apotheker Jef P., bestuurder van Verenigde Apotheken Limburg (VAL), is door het Medisch Tuchtcollege uit het BIG-…
Lees verder »
Beste Praktijken: Huisartsenpraktijk Het Klooster in Hoogeveen
flash_onNieuws

Beste Praktijken: Huisartsenpraktijk Het Klooster in Hoogeveen

7 aug 2019 timer5 min
Henk Kuiper (58 jaar) is mede-eigenaar van huisartsenpraktijk Het Klooster in Hoogeveen. Kuiper besteedt veel tijd…
Lees verder »
‘Mondzorg terug in het basispakket’
flash_onNieuws

‘Mondzorg terug in het basispakket’

6 aug 2019 timer3 min
Sinds 2006 moeten volwassenen hun tandartskosten zelf betalen of een aanvullende verzekering afsluiten. Een half…
Lees verder »
NZa waarschuwt VGZ om zorginkoop mondzorg
flash_onNieuws

NZa waarschuwt VGZ om zorginkoop mondzorg

29 jul 2019 timer1 min
De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) heeft zorgverzekeraar VGZ een waarschuwing gegeven, omdat de wijzigingen in…
Lees verder »
Ronde Tafel Huisartsen 2019: ‘Er is genoeg geld voor vernieuwing’
flash_onNieuws

Ronde Tafel Huisartsen 2019: ‘Er is genoeg geld voor vernieuwing’

24 jul 2019 timer8 min
Op de Ronde Tafel Huisartsen van ABN AMRO kwamen zo’n 150 huisartsen en deskundigen af. Deelnemers aan tafel en in…
Lees verder »
Ronde Tafel Huisartsen 2019: ‘We worden meer en meer een coach van de patiënt’
flash_onNieuws

Ronde Tafel Huisartsen 2019: ‘We worden meer en meer een coach van de patiënt’

17 jul 2019 timer6 min
Op de Ronde Tafel Huisartsen van ABN AMRO kwamen zo’n 150 huisartsen en deskundigen af. Deelnemers aan tafel en in…
Lees verder »
5 tips voor tandarts-praktijkhouders bij invoering van de WAB
flash_onNieuws

5 tips voor tandarts-praktijkhouders bij invoering van de WAB

15 jul 2019 timer3 min
Per 1 januari 2020 treedt de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in werking. Hierdoor verandert een aantal zaken voor…
Lees verder »