Praktijkmanager Mascha van Wermeskerken over strategie: ‘Hang een thermometer in je praktijk’

Jarenlang heeft Mascha van Wermeskerken als (interim-)praktijkmanager tandartsenpraktijken ondersteund. Ze heeft nu een eigen bedrijf, Dentiness, van waaruit ze praktijken begeleidt. ‘Het viel me toen al op dat veel praktijkhouders geen concrete doelen hebben waar ze naar toe willen met hun praktijk en team. Een beter lopende praktijk, groeien, meer behandelkamers, hogere omzet, een ander team? De meeste praktijken draaien prima, hun patiënten komen immers toch wel voor een behandeling. Dat is hoogstwaarschijnlijk de reden dat nadenken over een doel en een passende strategie bedenken niet hun aandacht heeft.’

'Uitdaging en duidelijkheid'

Volgens Van Wermeskerken hebben mensen uitdaging of duidelijkheid nodig in hun werk. ‘Ik kom het vaak tegen dat een team geen focus heeft. De ene keer moet de agenda voller, dan is er chaos op de werkvloer en te veel uitloop en moet er van alles op stel en sprong veranderen of zijn de protocollen ‘ineens’ niet op orde. Het is vaak van alles tegelijkertijd, maar wat heeft prioriteit?’ En mede daarom is het belangrijk dat een praktijkhouder nadenkt over een doel en een strategie bedenkt om dat doel te realiseren.

Wat doe je zelf het liefst? Een logische eerste stap is dat je eerst zelf bedenkt wat je als praktijkhouder het liefste doet en wilt, stelt Van Wermeskerken. Zo wordt duidelijk wat je nodig hebt om dit te realiseren. ‘Doe dat vervolgens ook met je team. Hang een thermometer in je praktijk’, adviseert ze. Een doel kan van alles zijn: bijvoorbeeld meer omzet. ‘Ga dat helemaal afpellen. Bedenk bij voorkeur samen met je team wat je daarvoor nodig hebt: meer behandelruimte, andere werktijden, werken met een shiftsysteem? Dit proces raakt allerlei aspecten, zoals HR, financiën, PR. Opvallend is wat ik bij tandartsen vaak zie: ze willen vooral tandarts zijn en geen echte ondernemer. Dat maakt het lastig om een praktijk goed te runnen. Ook in de opleiding is weinig aandacht voor het managen van een praktijk.’

'Kopzorgen als het niet loopt'

Vandaar ook dat ze vaak kopzorgen hebben, omdat er van alles in de praktijk niet goed loopt, denkt Van Wermeskerken. ‘Als je investeert in nadenken over een goede strategie, als je je team daarbij betrekt, dan zorgt dat voor meer betrokkenheid en bevlogenheid in je team. Dan volgt die hogere omzet meestal vanzelf, daar ben ik van overtuigd. Bedenk: zonder een plan komt er niets van.’

'Strategie geeft houvast'

Van Wermeskerken benadrukt dat een doel en een strategie hebben niet alleen van belang is als het goed gaat met de praktijk. ‘Een strategie zorgt niet alleen voor uitdaging en duidelijkheid, maar geeft ook houvast. Je kunt erop sturen en beter keuzes maken. Met een doel ben je continu bezig, zorg dat het regelmatig op de agenda van het werkoverleg met het team staat.’ Een vertaalslag maken naar het team van wat je wilt is essentieel, stelt ze. ‘Probeer hen eigenaar te maken van het doel, dan voelen ze zich betrokken en pakken ze hun rol op.’ Het werkt goed als je je team goed kent, en weet waar iemands talenten liggen die je kunt aanspreken en benutten.’

'PraktijkGelukScan'

Van Wermeskerken wil zoveel mogelijk PraktijkGeluk realiseren in tandartspraktijken. Met een zogeheten PraktijkGelukScan gaat ze samen met de praktijk bepalen welke behandeling deze nodig heeft om weer op rolletjes te lopen. ‘Hoe fijn is het als de praktijk goed loopt, als iedereen fluitend naar het werk komt (en weer fluitend weggaat). Dat er een einde komt aan het geklaag op de werkvloer. Ik hoor vaak van medewerkers dat ze wel zaken hebben aangedragen maar dat de praktijkhouder daar niets mee heeft gedaan. Of ze zijn bang hun mond open te doen, omdat het mogelijk tegen ze wordt gebruikt. Het advies voor een praktijkhouder: Bedenk dat als je een strategietraject doorloopt op voorhand wat je team wil en doe daar ook wat mee!’

Tips voor het maken van een strategie:

Mascha van Wermeskerken heeft een aantal tips voor praktijkhouders die met strategie aan de slag willen:

1. Ga voor PraktijkGeluk. Bedenk eerst wat je zelf het allerliefste wil, waar word jij gelukkig van?
2. Stel deze vraag ook aan je team en betrek hen op deze manier bij het vaststellen van je strategie.
3. Zorg dat je weet wat er speelt bij je team.
4. Maak een vertaalslag van je strategie naar het team. Maak het team eigenaar, zodat zij ook hun rol kunnen oppakken.
5. Gebruik de Plan-Do-Check-Act cyclus om je bedrijfsvoering continue te verbeteren.
6. Zorg voor een duidelijke taakverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden.
7. Zorg voor een duidelijke structuur en organisatie van de praktijk; dat is onafhankelijk van het strategisch doel dat je hebt bepaald.
8. Stel een beloning in het vooruitzicht als het doel behaald is, een teamuitje of loonsverhoging.

Links:

• Dentiness
• PraktijkmanagersNetwerk: ‘Online Meetup startende praktijkmanagers: ‘Pak de regie en zeg wat je nodig hebt’, 10 januari 2021