Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

vrijdag 23 januari 2015
timer 2 min
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Maar als praktijkmanager streef je natuurlijk naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op.

 

Elektronische gegevens

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan je bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

  • Je zet alle gegevens over.
  • Je  zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • Je  zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • Je  kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
  • Je  zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je  plannen aan de Belastingdienst voor te leggen.

Laat je (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je praktijk, ook onder de fiscale bewaarplicht.

bron: Belastingdienst

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Administratie bewaren: hoe lang doe je dat?

Meer artikelen met dit thema

Leidraad helpt huisartsen bij vormgeven regionale samenwerking
flash_onNieuws

Leidraad helpt huisartsen bij vormgeven regionale samenwerking

25 aug 2020 timer3 min
Veel kwesties in de huisartsenzorg kunnen beter op regionale schaal geregeld worden. De huisartsenkoepels LHV en…
Lees verder »
Visser & Visser ‘terugkijken’: ‘Neem beslissingen op basis van de werkelijke cijfers’
flash_onNieuws

Visser & Visser ‘terugkijken’: ‘Neem beslissingen op basis van de werkelijke cijfers’

25 aug 2020 timer3 min
Harro de Haan en Timo van Houdt (Visser & Visser) presenteerden tijdens de Dag van de Praktijkhouder (27 juni…
Lees verder »
Oproep VWS en GGD’en: ‘Alleen testen bij klachten’
flash_onNieuws

Oproep VWS en GGD’en: ‘Alleen testen bij klachten’

24 aug 2020 timer3 min
Steeds meer mensen zonder klachten die kunnen duiden op het coronavirus, melden zich voor een coronatest. De…
Lees verder »
NZa: ‘Knelpunten regeling toeslag Covid aangepast’
flash_onNieuws

NZa: ‘Knelpunten regeling toeslag Covid aangepast’

20 aug 2020 timer3 min
De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) heeft de knelpunten in de regeling ‘toeslag extra kosten SARS-CoV-2’ opgelost…
Lees verder »
GGD’en hebben het zwaar door bezuinigingen en 'bestuurlijke weeffout'
flash_onNieuws

GGD’en hebben het zwaar door bezuinigingen en 'bestuurlijke weeffout'

20 aug 2020 timer4 min
Krijgen de GGD’en het voor elkaar om te doen wat op dit moment van hen wordt gevraagd, namelijk landelijk…
Lees verder »
Fiasco van half miljard voor tandartsketen Curaeos
flash_onNieuws

Fiasco van half miljard voor tandartsketen Curaeos

13 aug 2020 timer2 min
Curaeos, een Europese keten van 190 tandartspraktijken uit Oosterhout, heeft het afgelopen jaar te kampen gehad…
Lees verder »
Zorgverleners hebben weinig vertrouwen in terugdringen regeldruk
flash_onNieuws

Zorgverleners hebben weinig vertrouwen in terugdringen regeldruk

6 aug 2020 timer3 min
Vlak voor de corona-uitbraak hadden zorgverleners minder last van regeldruk op de werkvloer, maar waren zij wel…
Lees verder »
Patiënten beter informeren over behandelopties en kosten mondzorg
flash_onNieuws

Patiënten beter informeren over behandelopties en kosten mondzorg

4 aug 2020 timer3 min
Branchepartijen in de mondzorg, de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en…
Lees verder »