Samenwerken in de eerste lijn: Welke strategische acties staan er bij u op de agenda?

Praktijken groeien door de toenemende zorgvraag. De werkdruk neemt toe en is sprake van een krappe arbeidsmarkt. Praktijken worstelen verder met thema’s als: ‘meer tijd voor de patiënt’ en de juiste zorg op de juiste plek. Daarnaast gaat het in de zorg steeds meer om de transitie van “ziekte” naar “gezondheid en het leveren van passende zorg. Wat betekenen deze thema’s voor u als praktijkhouder en hoe kunt u hierop acteren? In de periodieke gesprekken met mijn klanten adviseer ik als volgt:  

1. Stel een SWOT-analyse op van uw praktijk. Wat gaat goed en wat kan beter? Het is verstandig deze SWOT-analyse door verschillende personen in de praktijk te laten maken: de praktijkhouders, de maatschapsleden, de praktijkmanager, uw accountant/adviseur en  betrokken werknemers. Voeg de punten van de SWOT-analyse samen tot 1 overzicht.  
2. Houd een brainstorm met het team over deze punten, zodat het een gedragen stuk wordt.  
3. Vertaal de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen voor uw praktijk in acties. Werk de punten op hoofdlijnen uit. Welke acties schieten u te binnen? Maak een verdeling tussen acties voor de korte en langere termijn.  
4. Het is onmogelijk om alle punten tegelijk op te pakken. Stel daarom prioriteiten en maak keuzes. Waarop ga ik mij dit jaar richten? 
5. Stel verantwoordelijken aan om met deze punten aan de slag te gaan. Voor grotere punten vraagt dit om beleid en een plan van aanpak. Voor kleinere punten kan direct aan de slag worden gegaan met de uitvoering. Mijn advies is om als praktijkhouder niet alles zelf te willen doen, delegeer werkzaamheden aan een praktijkmanager, collega, werknemer of adviseur.  

Regionale samenwerking 

Als adviseur valt mij op dat veel praktijken nog te weinig samenwerken. Vaak is dit geen onwil, maar is de vraag: hoe te beginnen? Mijn advies is om het lokale speelveld in kaart te brengen. Welke zorgverleners zitten er in uw buurt? Initieer een afspraak om met elkaar eens te brainstormen over samenwerking. Hoe kunnen jullie elkaar (nog) beter weten te vinden? Wat zijn gemeenschappelijke belangen en uitdagingen? Hoe kunnen jullie er voor elkaar zijn? Hoe kunnen gezamenlijke uitdagingen (krappe arbeidsmarkt, huisvestiging) worden aangepakt? 

• Onlangs werd ik benaderd door een fysiopraktijk. In de omgeving van de praktijk zijn meerdere kleinere fysiopraktijken aanwezig. Op initiatief van deze praktijk zijn de ondernemers bij elkaar geroepen en samen wordt nagedacht over de toekomstbestendige zorg, de tarieven, specialismen, contractering en dergelijke. Het doel is elkaar te versterken. Mijn rol hierbij is om de ondernemers hierin te begeleiden.  

Huisvestiging 

Praktijken worden groter door het aanbieden van meer specialismen. Vooral bij de huisartsenpraktijken is er behoefte aan meer vierkante meters aan huisvesting en spreekkamers. Voor praktijkondersteuners, vaccinaties, tweedelijns zorgaanbieders en (al dan niet permanente) waarnemers. Dit vraagt om een strategische visie op dit thema. Hoeveel m2 heb ik in de toekomst nodig? Is uitbreiding in het huidige pand mogelijk? Kan ik mijn praktijk uitbreiden naar een andere of tweede locatie in de nabije omgeving? En wat betekent duurzaamheid hierin? Ik zie voorbeelden van meerdere huisartsenpraktijken in één pand met ieder een eigen balie en assistente. Ook kom ik gezondheidscentra tegen, waarin meerdere zorgaanbieders gehuisvest zijn, maar waarbij zij (nog) te weinig samenwerken. 

• Een huisartsenpraktijk staat voor een uitdaging. In een relatief nieuw gezondheidscentrum heeft de praktijk behoefte aan meer m2. Een deel van het pand komt hiervoor beschikbaar. En samen met de verschillende huisartsen die in het praktijk werkzaam zijn, maken wij een businesscase of dit rendabel is. Wat zijn de inkomsten uit deze extra kamers? Kan de praktijk groeien in het aantal patiënten of het aantrekken/aanbieden van andere specialisten? En welke kosten komen hierbij kijken, met name huisvestiging en personeel?  

Samenwerkingsvormen 

Een ander niet onbelangrijk strategisch thema is de continuïteit van de praktijk. Hoe is deze gewaarborgd? Met welke partijen werkt u als zorgverlener samen en wat zijn uw wensen om de praktijk straks door te kunnen zetten? Is er een toekomstige opvolger? Wilt u de praktijk verkopen? Aan een keten of juist niet? Zit u daarvoor in de juiste ondernemingsvorm?  

• Samen met een grotere tandartspraktijk ben ik bezig met het verkoop klaar maken van zijn praktijk. De twee tandarts-eigenaren zijn voornemens hun praktijk te verkopen. Met elkaar kijken we naar de mogelijkheden om de praktijk hiervoor geschikt te maken. Hierbij kunt u denken aan financiële en fiscale vraagstukken, winstgevendheid, opschonen van de balans en winst-en-verliesrekening, ondernemingsvorm en dergelijke.  

• Zie bijgevoegd een link naar het artikel: Samenwerken vanuit de maatschap: Samenwerken vanuit de maatschap. Wat zijn de aandachtspunten?, 3 februari 2022 

Personeel 

Uw branche heeft te maken met een krappe arbeidsmarkt en een hoog ziekteverzuim. Ook de werkdruk van u als zorgprofessional is hoog en u heeft te maken met veel administratieve rompslomp. Mijn verwachting is dat de arbeidsmarktkrapte en de werkdruk nog wel even aanhouden. En dit terwijl de zorgvraag blijft toenemen. Alle reden om het onderwerp “personeel” hoog op uw strategische agenda te zetten. Een aanrader is ook om een persoonlijke SWOT-analyse te maken. Wat zijn uw sterktes en uw valkuilen? En die van het team? Zorg voor een gemêleerd team.   

• Het binden en boeien van medewerkers is hierin essentieel. Vanuit onze discipline HR-advies denken wij vaak met praktijken mee op het gebied van teambuilding. Op de Dental Expo en in het praktijkmanagersnetwerk hebben wij een workshop gegeven over “goed teamoverleg” en geven wij hierover een aantal tips. Een belangrijke tip is om iedereen te betrekken bij het teamoverleg. Betrek uw personeel bij het ondernemen en geef hen verantwoordelijkheid.  

• Lees meer: Joost de Waard over een goed teamoverleg: ‘Zorg dat iedereen zijn inbreng heeft’, 3 november 2022 

Administratie 

Een van de opgaven waarvoor de zorgsector staat is het verminderen van administratieve lasten. Terwijl we in de praktijk juist zien dat het aantal administratieve werkzaamheden zich uitbreiden. Neem de nieuwe wet ‘Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)’ met zaken als: meldplicht, vergunningsplicht, intern toezicht en jaarverantwoording. Als accountant en adviseur denken wij hierover mee en kunnen zaken op het gebied van de jaarverantwoording uit handen nemen.  

• Bij ons heeft iedere klant een managementdashboard. Hierbij maken wij gebruik van een koppeling tussen de verschillende systemen, waardoor veel financiële boekingen automatisch gaan, minder tijd in beslag nemen en betrouwbaarder zijn. Ons advies is om de financiële processen in uw praktijk eens tegen het licht te houden. Welke efficiencystappen kunt u hierin nog nemen?  

Digitalisering en gegevensuitwisseling 

Gegevensuitwisseling is een essentiële randvoorwaarde voor een goede en veilige zorg. In het zorgakkoord staat dat alle inwoners van Nederland in 2025 digitaal toegang hebben tot hun eigen zorggegevens via een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO). Uw ICT-systeem zal hiervoor geschikt moeten zijn.  Voor welke investeringen komt u hierdoor te staan? Hoe wilt u dat bekostigen? Zijn er subsidies aanwezig waar u gebruik van kunt maken? Passende zorg is ook steeds vaker een hybride vorm: een mix van digitaal en fysiek. Is uw praktijk daarop voorbereid? Vanuit onze desk cybersecurity denken wij met meerdere praktijken mee over hun privacy en gegevensbescherming. Hoe ziet uw ICT-landschap eruit en welke risico’s loopt u hierbij? Hoe kunt u een hack of gijzeling van software minimaliseren?  

Samenvatting 

In dit artikel heb ik u meegenomen in een aantal strategische thema’s van samenwerking die ik vanuit mijn ervaring als accountant en adviseur in de praktijk tegenkom en uw aandacht vragen. Mijn advies is om via een SWOT-analyse een overzicht te krijgen van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen in uw praktijk (en uzelf en/of uw personeel) en daaruit acties te destilleren. Het Integraal Zorgakkoord geeft al een belangrijke koers aan in het zorglandschap en in de strategische thema’s waarmee u als zorgondernemer geconfronteerd wordt. Om hierop te anticiperen is samenwerking essentieel. Niet alleen met zorgverleners - in en buiten uw branche - maar ook met uw personeel, uw vertrouwenspersoon of adviseur en uw leveranciers. En dit zowel in digitale, fysieke en hybride vorm.  

Welke strategische acties staan er bij u op de agenda? 

Neem gerust contact met mij op voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek. H.R. (Harro) de Haan, Accountant en adviseur Branchegroep Zorg van Visser & Visser. hrdehaan@visser-visser.nl 06 – 10 37 28 66